จดบริษัทเสร็จแล้วต้องทำอะไรต่อในสามเดือนแรก

คำตอบโดยสรุป

หลังจดทะเบียนต้องขอเลขประจำตัวผู้เสียภาษีในนามบริษัท เปิดบัญชีธนาคารนิติบุคคล จัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามกฎหมาย ขึ้นทะเบียนนายจ้างเมื่อเริ่มมีลูกจ้าง จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อเข้าเกณฑ์ และเริ่มเก็บเอกสารตามระบบตั้งแต่บิลใบแรก

งานที่ต้องทำทันทีในเดือนแรก

เริ่มจากเก็บชุดเอกสารจดทะเบียนให้ครบเป็นแฟ้มกลาง แล้วเปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัทโดยใช้หนังสือรับรองฉบับล่าสุดและมติกรรมการ จากนั้นแต่งตั้งผู้ทำบัญชีและตกลงวิธีส่งเอกสารรายเดือนให้ชัดเจน การวางระบบตั้งแต่เดือนแรกช่วยลดงานย้อนหลังตอนปิดงบอย่างมาก

แฟ้มเอกสารจดทะเบียนฉบับสมบูรณ์
บัญชีธนาคารนิติบุคคลและผู้มีอำนาจสั่งจ่าย
ผู้ทำบัญชีและรอบส่งเอกสารรายเดือน

หน้าที่ตามกฎหมายที่เริ่มนับทันที

เมื่อเริ่มจ่ายค่าบริการให้บุคคลอื่น หน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายเริ่มทันทีแม้บริษัทจะยังไม่มีรายได้ เมื่อมีลูกจ้างต้องขึ้นทะเบียนประกันสังคมภายในกำหนด และเมื่อรายได้ถึงเกณฑ์ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มภายในเวลาที่กฎหมายกำหนด การรู้ล่วงหน้าว่าเส้นเหล่านี้อยู่ตรงไหนช่วยเลี่ยงค่าปรับที่ไม่จำเป็น

วางระบบเอกสารให้ตรวจสอบย้อนหลังได้

เก็บใบกำกับภาษีตัวจริง สัญญา และหลักฐานการชำระเงินเป็นชุดเดียวกันตามลำดับเดือน แยกรายการที่เกี่ยวกับกรรมการออกให้ชัด และบันทึกทุกครั้งที่ใช้เงินส่วนตัวสำรองจ่าย เพราะรายการเหล่านี้คือจุดที่ถูกตั้งคำถามมากที่สุดเมื่อมีการตรวจสอบ

เช็กลิสต์ก่อนเริ่ม

หนังสือรับรองและเอกสารจดทะเบียนฉบับสมบูรณ์
บัญชีธนาคารนิติบุคคล
ผู้ทำบัญชีและระบบส่งเอกสารรายเดือน
ปฏิทินกำหนดยื่นภาษีรายเดือนและรายปี
ระบบเก็บใบกำกับภาษีตัวจริง

คำถามที่พบบ่อยในหัวข้อนี้

Q:บริษัทใหม่ต้องมีผู้ทำบัญชีทันทีหรือไม่

ต้องจัดให้มีตั้งแต่เริ่มมีหน้าที่จัดทำบัญชี

ผู้ทำบัญชีต้องมีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนดและต้องแจ้งเป็นผู้ทำบัญชีของกิจการ การรอจนใกล้ปิดงบทำให้เอกสารย้อนหลังขาดและต้นทุนสูงขึ้น

Q:ยังไม่ได้เริ่มดำเนินกิจการ ต้องยื่นอะไรไหม

ต้องยื่นแบบภาษีตามรอบและนำส่งงบการเงินประจำปีตามปกติ

บริษัทที่ยังไม่มีรายการค้าก็ยังมีหน้าที่ตามกฎหมาย การเข้าใจผิดในข้อนี้ทำให้เกิดค่าปรับสะสมข้ามปีบ่อยที่สุด

Q:กรรมการใช้เงินส่วนตัวจ่ายแทนบริษัทได้ไหม

ได้ แต่ต้องบันทึกเป็นรายการเจ้าหนี้กรรมการให้ชัดเจน

ต้องมีเอกสารประกอบและตั้งรายการในบัญชี มิฉะนั้นเมื่อคืนเงินให้กรรมการภายหลังจะอธิบายที่มาไม่ได้

Q:ต้องทำตรายางบริษัทหรือไม่

ไม่บังคับ แต่ขึ้นกับเงื่อนไขอำนาจลงนามที่จดไว้

หากจดทะเบียนโดยระบุว่าต้องประทับตราสำคัญ ก็ต้องมีและใช้ทุกครั้ง หากไม่ต้องการ ควรกำหนดเงื่อนไขให้ชัดตั้งแต่ตอนจดทะเบียน

Q:เปลี่ยนที่อยู่หรือกรรมการภายหลังทำอย่างไร

ต้องจดทะเบียนแก้ไขเปลี่ยนแปลงภายในกำหนดเวลา

ต้องมีมติที่ประชุมรองรับและยื่นแก้ไขต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า พร้อมแจ้งหน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้อง เช่น กรมสรรพากรและประกันสังคม