คำถาม-คำตอบ: แปลรับรองโดยศูนย์แปล (ตราศูนย์ + Certificate of Accuracy)

คือคำแปลที่ออกโดยผู้ให้บริการแปล พร้อมหนังสือรับรองความถูกต้อง (Certificate of Accuracy) ระบุคู่ภาษา ชื่อผู้แปล วันที่ และคำยืนยันว่าคำแปลตรงกับต้นฉบับ ประทับตราบริษัทและลงลายมือชื่อผู้มีอำนาจ ใช้กับงานที่ผู้รับต้องการหลักฐานว่ามีผู้รับผิดชอบต่อคำแปล เช่น สมัครงาน สมัครเรียน ยื่นเอกชน ธนาคาร และหลายกรณีของหน่วยงานต่างประเทศ

ตราศูนย์แปลคือการรับรองโดยผู้ให้บริการเอง ส่วนนิติกรณ์คือการรับรองโดยกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ ซึ่งเป็นการรับรองของรัฐและมีน้ำหนักสูงกว่าเมื่อยื่นราชการหรือสถานทูต ทั้งสองอย่างไม่ทดแทนกัน โดยทั่วไปงานที่ต้องนิติกรณ์จะเริ่มจากคำแปลของศูนย์แปลก่อน แล้วจึงนำเข้าสู่ขั้นตอนกงสุล

ไม่มี ประเทศไทยไม่มีทะเบียนนักแปลสาบานตนที่รัฐรับรองเหมือนเยอรมนี ฝรั่งเศส หรือสเปน สิ่งที่ใช้แทนคือคำแปลที่รับรองโดยศูนย์แปลหรือผู้แปล แล้วนำไปผ่านนิติกรณ์กรมการกงสุลเมื่อปลายทางต้องการการรับรองจากรัฐ ใครก็ตามที่อ้างว่าเป็น sworn translator ที่รัฐไทยแต่งตั้ง ควรขอให้แสดงฐานอ้างอิงทางกฎหมาย

อย่างน้อยควรมี ชื่อเอกสารต้นฉบับและจำนวนหน้า คู่ภาษา คำยืนยันว่าคำแปลครบถ้วนและตรงกับต้นฉบับเท่าที่ผู้แปลทราบ ชื่อผู้แปลหรือผู้ตรวจ ชื่อและที่อยู่ติดต่อของบริษัท วันที่ออก ลายมือชื่อ และตราประทับ ข้อมูลชุดนี้ตรงกับที่ USCIS และ UKVI ระบุไว้ในคู่มือของหน่วยงาน

ขึ้นกับหน่วยงาน หลายหน่วยงานรับคำแปลที่รับรองโดยศูนย์แปล แต่งานที่เกี่ยวกับทะเบียนราษฎร ที่ดิน หรือเอกสารที่จะส่งไปต่างประเทศ มักกำหนดให้ผ่านนิติกรณ์กรมการกงสุล วิธีที่เร็วที่สุดคือถามหน่วยงานปลายทางว่า ต้องการ certified translation หรือ legalised translation แล้วแจ้งเรากลับมา

เพราะไม่มีบุคคลที่สามรับผิดชอบต่อความถูกต้อง หน่วยงานอย่าง USCIS กำหนดชัดว่าเอกสารภาษาต่างประเทศต้องมาพร้อม certification ของผู้แปลที่ยืนยันความสามารถของตนเอง ส่วน UKVI ต้องมีชื่อและช่องทางติดต่อผู้แปลเพื่อให้ตรวจสอบย้อนกลับได้ การแปลเองจึงมักถูกปฏิเสธแม้เนื้อหาจะถูกต้อง

ISO 17100:2015 เป็นมาตรฐานสากลของบริการแปล กำหนดคุณสมบัติขั้นต่ำของผู้แปล ผู้ตรวจแก้ และผู้จัดการโครงการ พร้อมบังคับให้มีขั้นตอน revision โดยบุคคลที่สองซึ่งไม่ใช่ผู้แปลคนแรก เราวางกระบวนการทำงานตามแนวนี้ คือ แปล → ตรวจทานโดยผู้ตรวจอีกคน → ตรวจรูปแบบและตัวเลข → ออกหนังสือรับรอง

TEP ย่อมาจาก Translation, Editing, Proofreading คือแปล ตรวจแก้เชิงภาษาและความหมาย แล้วตรวจพิสูจน์อักษรและรูปแบบก่อนส่ง ขั้น Editing ต้องทำโดยคนละคนกับผู้แปลจึงจะสอดคล้องกับหลักการของ ISO 17100 งานเอกสารราชการเรายังเพิ่มขั้นตรวจตัวเลข วันที่ และการสะกดชื่อเทียบหนังสือเดินทางเป็นรอบสุดท้าย

งานที่ออกหนังสือรับรองต้องผ่านมนุษย์เป็นผู้รับผิดชอบเสมอ หากมีการใช้เครื่องช่วยในขั้นตอนร่าง จะต้องผ่านการตรวจแก้แบบ full post-editing ตามแนวทาง ISO 18587 และผู้ตรวจเป็นผู้ลงชื่อรับผิดชอบ สำหรับเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลอ่อนไหว เราไม่ส่งเนื้อหาเข้าเครื่องมือสาธารณะ

ยึดการสะกดตามหนังสือเดินทางหรือเอกสารราชการที่จะยื่นคู่กันเป็นหลัก ไม่ถอดเสียงใหม่ตามหลักภาษาศาสตร์ หากเอกสารเก่าสะกดต่างจากพาสปอร์ตปัจจุบัน เราจะใส่หมายเหตุผู้แปลกำกับว่าเป็นบุคคลเดียวกัน ความไม่ตรงกันของการสะกดชื่อเป็นสาเหตุการถูกตีกลับที่พบบ่อยที่สุดของงานวีซ่า

ต้องแสดงไว้ทั้งหมด ไม่ตัดทิ้ง โดยเขียนกำกับในวงเล็บเหลี่ยม เช่น [ตราประทับ: สำนักงานเขตบางรัก] [ลายมือชื่อ] หรือ [อ่านไม่ออก] คำแปลรับรองต้องสะท้อนทุกองค์ประกอบของหน้าเอกสาร รวมถึงหัวจดหมาย เลขที่เอกสาร และข้อความท้ายหน้า มิฉะนั้นจะถือว่าไม่ใช่คำแปลที่ครบถ้วน

ควรใกล้เคียงที่สุดในเชิงโครงสร้าง เช่น ตำแหน่งตาราง ลำดับหัวข้อ และการแบ่งหน้า เพื่อให้เจ้าหน้าที่เทียบทีละบรรทัดได้ ถ้าจัดหน้าให้ตรงเป๊ะไม่ได้ ให้ใช้หัวข้อกำกับและหมายเลขหน้าอ้างอิงต้นฉบับ พร้อมแนบสำเนาต้นฉบับติดไปกับคำแปลเป็นชุดเดียวกัน

ไม่ได้ ผู้แปลต้องแปลตามต้นฉบับ แม้ต้นฉบับจะพิมพ์ผิด และใส่หมายเหตุผู้แปลระบุว่าเป็นไปตามต้นฉบับ การแก้ไขเนื้อหาให้ถูกต้องเป็นอำนาจของหน่วยงานที่ออกเอกสารเท่านั้น หากข้อผิดพลาดกระทบสาระ เช่น วันเกิดผิด ควรกลับไปแก้ที่ต้นทางก่อนแปล มิฉะนั้นจะถูกตีกลับทั้งชุด

หากถูกตีกลับด้วยเหตุที่เกิดจากคำแปลของเรา เช่น พิมพ์ผิด แปลตกหล่น หรือรูปแบบหนังสือรับรองไม่ครบตามที่หน่วยงานกำหนด เราแก้ไขและออกฉบับใหม่ให้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม ขอให้ส่งหนังสือหรืออีเมลแจ้งเหตุผลจากหน่วยงานมาด้วย เพื่อให้แก้ตรงประเด็นในรอบเดียว

ผู้แปลงานรับรองต้องมีวุฒิด้านการแปลหรือภาษา หรือมีประสบการณ์งานเอกสารประเภทเดียวกันอย่างต่อเนื่อง และผ่านการทดสอบภายในกับเอกสารจริง งานกฎหมาย การเงิน และการแพทย์จะจ่ายให้ผู้แปลสายเฉพาะทางเท่านั้น พร้อมผู้ตรวจอีกหนึ่งคนตามหลัก ISO 17100 ทุกงาน

สูติบัตร ทะเบียนบ้าน บัตรประชาชน ใบเปลี่ยนชื่อสกุล ทะเบียนสมรสและใบหย่า ใบรับรองโสด มรณบัตร ใบขับขี่ ใบรับรองแพทย์ และใบรับรองความประพฤติ เอกสารกลุ่มนี้มักไปคู่กับงานวีซ่า จดทะเบียนสมรสในต่างประเทศ หรือการยื่นถิ่นที่อยู่

แปลทรานสคริปต์และใบปริญญาแบบครบทุกบรรทัด รวมเชิงอรรถ ระบบเกรด และคำอธิบายหน่วยกิตด้านหลังเอกสาร หลายมหาวิทยาลัยกำหนดให้คำแปลมาพร้อมสำเนาต้นฉบับในชุดเดียว และบางแห่งต้องให้สถาบันส่งตรง จึงควรอ่านข้อกำหนด admission ก่อนสั่งแปลเพื่อเลือกรูปแบบให้ถูก

หนังสือรับรองบริษัท บอจ.5 บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น หนังสือบริคณห์สนธิ ใบทะเบียนพาณิชย์ ภ.พ.20 งบการเงินที่ผ่านผู้สอบบัญชี รายงานการประชุม หนังสือมอบอำนาจ และสัญญาต่าง ๆ งานกลุ่มนี้ต้องคุมคำศัพท์ให้สอดคล้องกันทั้งชุด เราจึงทำ glossary ของบริษัทไว้ใช้ซ้ำในงานถัดไป

ตัวเลข สกุลเงิน และรูปแบบวันที่ ต้องคงค่าเดิมทุกจุด ไม่แปลงสกุลเงินหรือเปลี่ยนรูปแบบวันที่โดยพลการ และต้องระบุให้ชัดว่าใช้ปีพุทธศักราชหรือคริสต์ศักราช เพราะความคลาดเคลื่อนของปีเป็นข้อผิดพลาดคลาสสิกของเอกสารไทย เรามีขั้นตรวจตัวเลขซ้ำโดยผู้ตรวจคนที่สองสำหรับเอกสารการเงินทุกฉบับ

ใช้ผู้แปลสายกฎหมายและยึดคำศัพท์ให้สม่ำเสมอทั้งฉบับ ไม่สลับคำเรียกคู่สัญญากลางทาง หากสัญญาระบุว่าฉบับภาษาใดมีผลบังคับเหนือกว่า ต้องคงข้อความนั้นไว้และไม่ตีความเพิ่ม สำหรับคดีความหรือเอกสารที่จะยื่นศาลไทย ประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความแพ่ง มาตรา 46 กำหนดให้เอกสารภาษาต่างประเทศต้องมีคำแปล

ได้ และควรใช้ผู้แปลสายการแพทย์เพราะชื่อยา ขนาดยา และรหัสวินิจฉัยผิดพลาดไม่ได้ เราคงรหัส ICD และชื่อสามัญของยาไว้ตามต้นฉบับ พร้อมหมายเหตุเมื่อพบตัวย่อเฉพาะโรงพยาบาล เอกสารกลุ่มนี้เป็นข้อมูลอ่อนไหวตาม PDPA จึงจำกัดผู้เข้าถึงเฉพาะทีมที่ทำงานนั้น

ได้ โดยขอไฟล์ต้นทางและภาพประกอบเพื่อคงเลขอ้างอิงชิ้นส่วนและหน่วยวัดให้ตรง เราจัดทำ glossary ร่วมกับฝ่ายวิศวกรรมของลูกค้าก่อนเริ่มงานชุดใหญ่ เพื่อให้คำศัพท์เดียวกันถูกใช้เหมือนกันทุกเล่ม และงานอัปเดตรุ่นถัดไปแปลเฉพาะส่วนที่เปลี่ยน

ข้อถือสิทธิต้องแปลตามโครงสร้างประโยคเดิมอย่างเคร่งครัด เพราะขอบเขตความคุ้มครองผูกกับถ้อยคำ การเกลาให้อ่านลื่นอาจทำให้ขอบเขตเปลี่ยน เราจึงใช้แนวทางแปลตรงตัวเชิงกฎหมายและใส่หมายเหตุแทนการปรับสำนวน พร้อมให้ผู้ตรวจสายสิทธิบัตรอ่านซ้ำก่อนออกหนังสือรับรอง

USCIS กำหนดว่าเอกสารภาษาต่างประเทศต้องแนบคำแปลภาษาอังกฤษฉบับเต็ม พร้อมคำรับรองจากผู้แปลว่าคำแปลครบถ้วนถูกต้องและผู้แปลมีความสามารถในการแปลคู่ภาษานั้น ไม่ได้บังคับให้เป็นนักแปลที่รัฐรับรองหรือผ่าน notary ดังนั้นคำแปลพร้อม Certificate of Accuracy ของศูนย์แปลจึงใช้ได้ตามข้อกำหนด

คำแปลต้องมีคำยืนยันว่าเป็นคำแปลที่ตรงกับต้นฉบับ วันที่แปล ชื่อและลายมือชื่อผู้แปล และรายละเอียดติดต่อของผู้แปลหรือบริษัทแปล เพื่อให้เจ้าหน้าที่ติดต่อกลับตรวจสอบได้ รูปแบบหนังสือรับรองของเราออกแบบให้ครบตามรายการนี้ในหน้าเดียว

รับ กรณีผู้แปลไม่ได้อยู่ในทะเบียนนักแปลรับรองของแคนาดา IRCC กำหนดให้แนบ affidavit ของผู้แปลที่สาบานต่อผู้มีอำนาจรับคำสาบาน เช่น notary public ควบคู่กับคำแปล เราจึงมักจัดชุดคำแปลของศูนย์แปลร่วมกับขั้นตอน notary ให้ในคราวเดียวเมื่อปลายทางเป็นแคนาดา

สำหรับเอกสารที่แปลในประเทศออสเตรเลีย หน่วยงานมักกำหนด NAATI แต่เอกสารที่แปลนอกออสเตรเลียสามารถใช้คำแปลที่มีชื่อเต็ม ที่อยู่ ช่องทางติดต่อ และคุณวุฒิของผู้แปลกำกับได้ เพื่อความปลอดภัยของเคสสำคัญ เราแนะนำใช้เส้นทาง NAATI ซึ่งยอมรับได้ทั้งในและนอกออสเตรเลีย

โดยหลักไม่พอ ประเทศอย่างเยอรมนี ฝรั่งเศส สเปน อิตาลี มักกำหนดให้คำแปลทำโดยนักแปลที่ศาลหรือกระทรวงแต่งตั้งในประเทศนั้น ทางเลือกคือ แปลกับนักแปลสาบานตนของประเทศปลายทาง หรือแปลไทยแล้วผ่านนิติกรณ์กงสุลและสถานทูตตามที่ปลายทางกำหนด ควรถามหน่วยงานปลายทางก่อนเริ่มงานทุกครั้ง

โดยทั่วไปรับคำแปลของศูนย์แปลที่มีตราและหนังสือรับรอง แต่เอกสารสำคัญ เช่น ทะเบียนครอบครัวหรือเอกสารที่ใช้กับศาล มักต้องผ่านนิติกรณ์กรมการกงสุลและการรับรองของสถานทูตประเทศนั้นในกรุงเทพฯ ลำดับขั้นตอนต่างกันเล็กน้อยรายประเทศ จึงควรยืนยันเช็กลิสต์กับเจ้าหน้าที่ก่อนส่งงาน

ยังต้อง Apostille เป็นการรับรองที่มาของลายมือชื่อและตราบนเอกสาร ไม่ได้แปลเนื้อหาให้ ปลายทางที่ใช้คนละภาษายังต้องการคำแปล และหลายประเทศต้องการให้ Apostille ครอบคลุมชุดที่มีคำแปลแนบด้วย จึงควรวางลำดับให้ถูกตั้งแต่ต้นว่าจะแปลก่อนหรือหลังการรับรอง

ปกติทำต้นฉบับให้อยู่ในสภาพที่ปลายทางยอมรับก่อน เช่น คัดสำเนาใหม่จากสำนักงานเขตหรือขอฉบับรับรองจากหน่วยงานผู้ออก แล้วจึงแปล เพราะหากแปลก่อนแล้วต้นฉบับเปลี่ยนเลขที่หรือวันที่ ต้องแปลใหม่ทั้งฉบับ กรณี Apostille หรือกงสุล ให้แจ้งปลายทางมาก่อน เราจะจัดลำดับให้ตรงกับเงื่อนไข

ถ่ายหรือสแกนเอกสารให้เห็นครบทั้งหน้า รวมขอบกระดาษ ตราประทับ และข้อความด้านหลัง ความละเอียดพออ่านตัวเลขได้ชัด แนบสำเนาหน้าพาสปอร์ตเพื่อยึดการสะกดชื่อ และระบุประเทศหรือหน่วยงานปลายทางกับวันนัดยื่น ข้อมูลสามอย่างนี้ช่วยลดคำถามกลับไปกลับมาและร่นเวลาได้มาก

งานเอกสารบุคคลจำนวนไม่กี่หน้าโดยทั่วไปเสร็จได้ภายในไม่กี่วันทำการ ส่วนงานชุดใหญ่ เอกสารเทคนิค หรือภาษาหายาก ใช้เวลามากกว่านั้น และถ้าต้องต่อด้วยนิติกรณ์กงสุลหรือสถานทูตต้องบวกวันทำการของหน่วยงานนั้นเพิ่ม แจ้งวันนัดยื่นของท่านมา เจ้าหน้าที่จะยืนยันกำหนดส่งที่ทำได้จริงให้ทางโทรศัพท์ LINE หรืออีเมล

มี ขึ้นกับคิวของผู้แปลสายนั้นและจำนวนหน้า งานเร่งจะจัดผู้แปลเฉพาะกิจและคงขั้นตอนตรวจโดยผู้ตรวจคนที่สองไว้เสมอ เราไม่ตัดขั้นตอนตรวจเพื่อร่นเวลา เพราะความเสี่ยงถูกตีกลับสูงกว่าเวลาที่ประหยัดได้ ทักสอบคิวก่อนยืนยันวันนัดจะปลอดภัยที่สุด

ได้ ส่งไฟล์สแกนมาทางอีเมลหรือ LINE รับไฟล์คำแปลฉบับลงนามแบบดิจิทัลกลับไปก่อน และส่งตัวจริงที่มีตราประทับทางไปรษณีย์หรือขนส่งตามที่นัด ยกเว้นงานที่ต้องยื่นตัวจริงต่อหน่วยงาน เช่น นิติกรณ์กงสุล ซึ่งต้องใช้เอกสารตัวจริงตามระเบียบของหน่วยงานนั้น

สำหรับการแปลใช้ไฟล์สแกนที่ชัดเจนได้ แต่สิ่งที่กำหนดว่าจะต้องใช้ตัวจริงหรือไม่คือหน่วยงานปลายทาง เช่น งานนิติกรณ์กงสุลต้องยื่นเอกสารต้นฉบับหรือสำเนาที่รับรองโดยหน่วยงานผู้ออก ดังนั้นควรเตรียมตัวจริงไว้เสมอแม้เริ่มงานด้วยไฟล์สแกน

ได้สำหรับงานที่ไม่ใช่เอกสารราชการ เช่น สัญญา คู่มือ หรือเนื้อหาการตลาด ส่วนเอกสารที่ออกหนังสือรับรอง เราจะส่งเป็น PDF ที่ลงนามและประทับตราแล้วเพื่อรักษาความสมบูรณ์ของฉบับรับรอง หากต้องแก้ไขภายหลังต้องออกฉบับใหม่พร้อมวันที่ใหม่

ได้ เราเก็บสำเนาไฟล์งานตามระยะเวลาที่แจ้งไว้ในนโยบายข้อมูล และออกฉบับสำเนารับรองซ้ำได้โดยอ้างเลขงานเดิม แต่หากต้นฉบับมีการเปลี่ยนแปลง เช่น เปลี่ยนนามสกุลหรือออกเอกสารใหม่ ต้องแปลใหม่เพื่อให้คำแปลตรงกับต้นฉบับปัจจุบัน

จำกัดการเข้าถึงเฉพาะผู้แปลและผู้ตรวจที่รับผิดชอบงานนั้น เก็บบนระบบที่ควบคุมสิทธิ์ ไม่ส่งต่อบุคคลภายนอกโดยไม่ได้รับความยินยอม และลบหรือทำลายตามกำหนดเวลาที่ระบุในนโยบาย แนวปฏิบัตินี้อิงหลักของ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 เรื่องการเก็บเท่าที่จำเป็นและมีระยะเวลาจัดเก็บชัดเจน

ได้ ทั้งการใช้แบบฟอร์ม NDA ของลูกค้าเองหรือแบบของเรา และเราให้ผู้แปลกับผู้ตรวจที่เข้าถึงงานลงนามผูกพันเป็นรายบุคคลด้วย สำหรับงาน M&A หรือคดีความที่อ่อนไหวเป็นพิเศษ กำหนดทีมปิดและช่องทางรับส่งไฟล์เฉพาะงานได้

ได้ ออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีในนามนิติบุคคล พร้อมรองรับการหักภาษี ณ ที่จ่ายตามอัตราสำหรับค่าบริการ ลูกค้าองค์กรขอเปิดเครดิตเทอมและวางบิลตามรอบได้หลังผ่านขั้นตอนอนุมัติผู้ขาย

เป็นนิติบุคคลจดทะเบียนในประเทศไทย มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ออกเอกสารทางบัญชีได้ครบ และรับงานจัดซื้อขององค์กรและหน่วยงานได้ตามกระบวนการผู้ขาย ท่านขอสำเนาหนังสือรับรองบริษัทเพื่อเปิดเป็นผู้ขายในระบบของท่านได้

รับ โดยจัดทีมประจำบัญชี วาง glossary และ style guide ของลูกค้า กำหนด SLA เวลาตอบกลับและกำหนดส่ง พร้อมรายงานปริมาณงานรายเดือน รูปแบบนี้เหมาะกับสำนักกฎหมาย บริษัทมหาชน โรงงาน และหน่วยงานที่มีเอกสารต่อเนื่องทุกเดือน

ปัจจัยหลักคือคู่ภาษา ปริมาณคำหรือจำนวนหน้า ความเฉพาะทางของเนื้อหา ความยากของการจัดหน้า และกำหนดส่ง งานชุดใหญ่หรือเอกสารที่มีข้อความซ้ำมากคิดราคาต่อหน่วยได้ดีกว่า เราไม่ประกาศราคาตายตัวเพราะจะทำให้ประเมินคลาดเคลื่อน ส่งไฟล์มาให้ดูจริงแล้วรับใบเสนอราคาที่ยืนยันได้

ส่งไฟล์สแกนหรือรูปถ่ายเอกสารครบทุกหน้า พร้อมแจ้งภาษาปลายทาง ประเทศหรือหน่วยงานที่จะยื่น และวันนัดยื่น มาทางโทรศัพท์ LINE หรืออีเมล เจ้าหน้าที่จะยืนยันขอบเขตงาน กำหนดส่ง และราคาเป็นลายลักษณ์อักษรกลับไป ประเมินฟรีไม่มีข้อผูกมัด

อาจมีค่าธรรมเนียมราชการเมื่อต้องต่อด้วยนิติกรณ์กรมการกงสุลหรือการรับรองของสถานทูต ค่าจัดส่งเอกสารตัวจริง และค่าดำเนินการเดินเรื่องแทน ทั้งหมดจะแยกบรรทัดให้ชัดในใบเสนอราคาก่อนเริ่มงาน ไม่มีการเรียกเก็บเพิ่มระหว่างทางโดยไม่แจ้งล่วงหน้า

ติดต่อได้ทางโทรศัพท์ LINE และอีเมล เวลาทำการจันทร์ถึงเสาร์ 09:00–18:00 น. งานเร่งด่วนนอกเวลาแจ้งไว้ล่วงหน้าได้ ช่องทาง LINE เหมาะที่สุดสำหรับส่งรูปเอกสารเพื่อประเมินเบื้องต้น เพราะเจ้าหน้าที่ดูสภาพเอกสารจริงแล้วตอบได้ทันที

ได้ เราจัดชุดคำแปลให้ตรงรูปแบบที่กรมการกงสุลตรวจ แล้วดำเนินการยื่นและรับคืนแทน ท่านเตรียมเอกสารต้นฉบับกับหนังสือมอบอำนาจตามที่แจ้ง จากนั้นรอรับผลตามรอบบริการปกติหรือรอบด่วนของกรม ซึ่งเรายืนยันกรอบเวลาให้ก่อนเริ่มงานทุกครั้ง

ขึ้นกับปลายทาง งานที่ต้องยืนยันลายมือชื่อผู้ลงนาม เช่น หนังสือมอบอำนาจ affidavit หรือคำแปลที่ปลายทางกำหนดให้ผู้แปลสาบานต่อหน้าผู้มีอำนาจ จะต้องใช้ทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อ ซึ่งเราจัดคิวต่อเนื่องกับงานแปลในวันเดียวกันได้

ได้ นัดล่ามให้ตรงกับวันเซ็นสัญญา วันจดทะเบียน หรือวันสัมภาษณ์ และส่งคำแปลให้เสร็จก่อนวันนัดเพื่อให้ทุกฝ่ายอ่านล่วงหน้า การวางงานแปลกับงานล่ามพร้อมกันตั้งแต่ต้นช่วยลดความเสี่ยงเอกสารไม่ทันวันนัด

ให้บริการคู่ภาษาหลักที่ใช้กับงานเอกสารในไทยได้ครอบคลุม ทั้งอังกฤษ จีน ญี่ปุ่น เกาหลี ฝรั่งเศส เยอรมัน สเปน อิตาลี รัสเซีย อาหรับ และภาษาเพื่อนบ้านในอาเซียน คู่ภาษาที่หายากกว่านั้นตรวจสอบคิวผู้แปลเป็นรายกรณี แจ้งคู่ภาษาและประเภทเอกสารมา เจ้าหน้าที่จะยืนยันให้ว่ารับได้หรือไม่

ทำได้เมื่อมีผู้แปลคู่ภาษานั้นโดยตรง ซึ่งให้คุณภาพดีที่สุด แต่บางคู่ที่หาผู้แปลตรงยาก เช่น ไทยไปยังภาษายุโรปตะวันออกบางภาษา อาจต้องใช้ภาษาอังกฤษเป็นภาษากลาง กรณีนี้เราจะแจ้งให้ทราบล่วงหน้าเพราะมีผลต่อทั้งเวลาและการยอมรับของปลายทางบางแห่ง

USCIS กำหนดตามระเบียบ 8 CFR 103.2(b)(3) ว่าเอกสารภาษาต่างประเทศต้องแนบคำแปลภาษาอังกฤษที่ครบถ้วน พร้อมคำรับรองของผู้แปลว่าคำแปลถูกต้องและผู้แปลมีความสามารถในการแปลคู่ภาษานั้น ไม่ได้บังคับให้ผ่านนิติกรณ์กงสุลหรือโนตารี ดังนั้นคำแปลของศูนย์แปลพร้อม Certificate of Accuracy จึงใช้ได้ตามปกติ แต่ถ้าเจ้าหน้าที่ออก RFE ขอหลักฐานเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเอกสารต้นฉบับ ให้แจ้งเราเพื่อจัดชุดสำเนารับรองจากหน่วยงานผู้ออกเพิ่มให้

แนวทางของ UKVI ระบุว่าคำแปลต้องมีวันที่ทำคำแปล ชื่อและรายละเอียดติดต่อของผู้แปลหรือบริษัทแปล และคำยืนยันว่าคำแปลตรงกับต้นฉบับ เราจึงจัดชุดโดยพิมพ์ข้อมูลติดต่อจริงที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ ไม่ใช้เพียงตราประทับลอย ๆ และแนบคำแปลคู่กับสำเนาต้นฉบับที่แปลมาเสมอเพื่อให้เจ้าหน้าที่จับคู่หน้าได้ทันที

IRCC กำหนดว่าถ้าผู้แปลไม่ใช่สมาชิกที่ได้รับการรับรองของสมาคมนักแปลระดับมณฑลในแคนาดา คำแปลต้องมาพร้อม affidavit ที่ผู้แปลสาบานต่อหน้า commissioner for oaths หรือ notary public งานที่แปลจากไทยจึงมักต้องเพิ่มขั้นตอนโนตารีปับลิกไทย และในบางกรณีตามด้วยนิติกรณ์กงสุลถ้าสถานทูตกำหนด แจ้งประเภทคำขอ (PR · study permit · visitor) มาด้วยจะช่วยให้เราจัดขั้นตอนได้แม่นยำขึ้น

โดยทั่วไปไม่ได้ หน่วยงานออสเตรเลียในประเทศ เช่น Home Affairs, Services Australia และมหาวิทยาลัย มักกำหนดคำแปลโดยผู้แปลที่ NAATI รับรอง ส่วนเอกสารที่แปลนอกออสเตรเลียบางกรณีรับได้ถ้ามีรายละเอียดผู้แปลครบ แต่เพื่อลดความเสี่ยงถูกตีกลับ เราแนะนำเส้นทาง NAATI ตั้งแต่แรกสำหรับงานยื่นออสเตรเลีย

ต่างกันตามหน่วยงาน ตรวจคนเข้าเมืองญี่ปุ่นและมหาวิทยาลัยหลายแห่งรับคำแปลภาษาอังกฤษ แต่ศาลากลาง (市役所) และงานทะเบียนครอบครัวมักขอภาษาญี่ปุ่น เกาหลีส่วนใหญ่ขอเกาหลีสำหรับงานทะเบียนและวีซ่าคู่สมรส ไต้หวันขอจีนตัวเต็ม วิธีที่ปลอดภัยคือถามหน่วยงานผู้รับให้ระบุภาษาเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนสั่งงาน เพราะการแปลผิดภาษาคือค่าใช้จ่ายซ้ำซ้อนที่เลี่ยงได้

อนุสัญญาอะโพสทิลมีผลกับประเทศไทยวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 สิ่งที่เปลี่ยนคือขั้นตอนรับรองต้นทาง จากเดิมกรมการกงสุลรับรองแล้วต้องผ่านสถานทูตปลายทาง เปลี่ยนเป็นอะโพสทิลใบเดียวสำหรับประเทศภาคี ส่วนตัวคำแปลยังต้องมีคุณภาพและมีผู้รับผิดชอบเหมือนเดิม และหน่วยงานปลายทางยังมีสิทธิกำหนดว่าจะรับคำแปลจากผู้แปลประเภทใด จึงควรยืนยันข้อกำหนดปลายทางทุกครั้งแม้หลังปี 2570

หลักคือรักษาโครงสร้างตารางรายวิชา รหัสวิชา หน่วยกิต และเกรดให้ตรงบรรทัดต่อบรรทัด ไม่แปลงระบบเกรดเองและไม่คำนวณ GPA ใหม่ เพราะการเทียบเกรดเป็นอำนาจของสถาบันปลายทาง ชื่อปริญญาใช้ชื่อทางการภาษาอังกฤษที่มหาวิทยาลัยไทยประกาศไว้ ถ้ามี ส่วนตราประทับและลายเซ็นให้ระบุเป็นข้อความในวงเล็บเหลี่ยม เช่น [ตราประทับมหาวิทยาลัย] เพื่อให้ผู้ตรวจเห็นว่าไม่มีการละเว้นเนื้อหา

ตัวเลขต้องคงรูปแบบทศนิยมและวงเล็บแสดงค่าติดลบตามต้นฉบับ ห้ามปัดเศษหรือแปลงสกุลเงิน ชื่อบัญชีตามมาตรฐานการรายงานทางการเงินควรใช้ศัพท์มาตรฐานสากลที่ผู้อ่านต่างประเทศคุ้นเคย และชื่อนิติบุคคลต้องสะกดตรงกับที่จดทะเบียนกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเป๊ะ ๆ รวมถึงคำว่า จำกัด (มหาชน) หากเอกสารจะใช้ประกอบการเปิดบัญชีหรือประมูล ควรวางแผนขั้นรับรองควบคู่ไปด้วยตั้งแต่ต้น

ใช้ผู้แปลสายการแพทย์ที่คุ้นเคยกับศัพท์กายวิภาค ชื่อยาสามัญ และรหัส ICD คงหน่วยวัดตามต้นฉบับพร้อมวงเล็บหน่วยเทียบเมื่อจำเป็น ไม่ตีความผลตรวจหรือเพิ่มข้อสรุปทางคลินิกที่แพทย์ไม่ได้เขียน ลายมือแพทย์ที่อ่านไม่ออกให้ระบุ [อ่านไม่ชัด] แทนการเดา และเนื่องจากเป็นข้อมูลอ่อนไหวตาม PDPA เราจำกัดผู้เข้าถึงเฉพาะทีมที่รับผิดชอบและลบไฟล์ตามกำหนดเก็บรักษาที่ตกลงกัน

ควรมีข้อสัญญาระบุชัดว่าฉบับภาษาใดใช้บังคับเมื่อข้อความขัดกัน เพราะถ้าไม่ระบุ ข้อพิพาทจะเปิดช่องให้ตีความได้หลายทาง ในทางปฏิบัติสัญญาที่จะฟ้องในศาลไทยควรมีฉบับภาษาไทยที่คมชัด เนื่องจากประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความแพ่ง มาตรา 46 กำหนดให้ศาลไทยใช้ภาษาไทยและเอกสารภาษาต่างประเทศต้องมีคำแปล เราแปลให้สอดคล้องกันทั้งสองฉบับและทำ term list ให้คู่สัญญาตรวจก่อนลงนาม

ไม่ควร เพราะข้อถือสิทธิ (claims) มีผลผูกพันขอบเขตความคุ้มครอง คำเดียวที่แปลกว้างหรือแคบเกินไปเปลี่ยนสิทธิได้จริง งานประเภทนี้เราใช้ผู้แปลสายเทคนิคคู่กับ term base ที่ล็อกศัพท์เฉพาะทั้งโครงการ และมีขั้นตรวจทานโดยผู้ตรวจคนที่สองตามแนวทาง ISO 17100 ก่อนออกหนังสือรับรองความถูกต้อง

แปลได้ แต่คุณภาพคำแปลขึ้นกับความชัดของต้นฉบับโดยตรง ส่วนที่อ่านไม่ออกเราจะทำเครื่องหมาย [อ่านไม่ชัด] ไม่เดาแทนลูกค้า เพราะการเดาชื่อหรือตัวเลขคือสาเหตุการถูกตีกลับที่พบบ่อยที่สุด แนะนำให้สแกนสี 300 dpi ทั้งหน้าและด้านหลัง หรือถ่ายภาพให้เห็นขอบกระดาษครบทุกด้านโดยไม่มีเงาทับ

ควรใกล้เคียงที่สุดเท่าที่ทำได้ เพราะผู้ตรวจต้องเทียบหน้าต่อหน้าได้ทันที ตาราง หัวกระดาษ เลขหน้า ตำแหน่งตราและลายเซ็นควรอยู่ที่เดิม สิ่งที่แปลไม่ได้ เช่น ตราครุฑหรือลายน้ำ ให้อธิบายเป็นข้อความในวงเล็บเหลี่ยม ส่วนหน้าเปล่าในต้นฉบับควรระบุว่าเป็นหน้าเว้นว่างไว้ตั้งใจ เพื่อกันข้อสงสัยว่ามีหน้าหาย

แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือเย็บมุมคำแปลติดกับสำเนาต้นฉบับที่ใช้แปล ประทับตราคาบรอยต่อ และไม่แกะเปลี่ยนหน้าใด ๆ หลังรับรอง หากงานจะเข้าสู่นิติกรณ์กงสุลหรือโนตารี ต้องคงชุดเดิมไว้ทั้งชุด เพราะหน่วยงานรับรองอ้างอิงจำนวนหน้าและลำดับหน้าที่ระบุในตราของตน การถอดคลิปออกเพื่อถ่ายเอกสารเองภายหลังทำให้ชุดเสียสภาพและอาจถูกปฏิเสธ

ชื่อบุคคลใช้การสะกดตามหนังสือเดินทางเป็นหลักเสมอ ไม่ถอดเสียงใหม่แม้จะดูไม่ตรงหลักการทับศัพท์ เพราะเอกสารทุกฉบับต้องสะกดตรงกันทั้งชุด ส่วนที่อยู่ให้คงชื่อเฉพาะไว้แล้วแปลเฉพาะคำบอกประเภท เช่น ตำบล อำเภอ จังหวัด และคงรหัสไปรษณีย์ตามต้นฉบับ กรุณาส่งสำเนาหน้าหนังสือเดินทางมาพร้อมงานทุกครั้ง

ISO 17100:2015 เป็นมาตรฐานกระบวนการงานแปลโดยมนุษย์ กำหนดคุณสมบัติผู้แปล การตรวจทานโดยบุคคลที่สอง และการจัดการโครงการ ส่วน ISO 18587:2017 เป็นมาตรฐานการตรวจแก้ผลลัพธ์จากเครื่องแปล ทั้งสองตัวเป็นมาตรฐานกระบวนการ ไม่ใช่ใบอนุญาตประกอบวิชาชีพ เราใช้เป็นกรอบทำงานคือ งานเอกสารทางการทุกชิ้นต้องมีผู้ตรวจคนที่สอง และถ้ามีการใช้เครื่องช่วยจะต้องผ่าน full post-editing โดยมนุษย์เสมอ

ไม่แนะนำให้ใช้ผลลัพธ์ดิบ เพราะเครื่องมักผิดที่ชื่อเฉพาะ เลขที่เอกสาร วันที่แบบไทย และคำศัพท์กฎหมาย ซึ่งเป็นจุดที่เจ้าหน้าที่ตรวจก่อน ในงานที่ใช้เครื่องช่วยเพิ่มความเร็ว เราทำ full post-editing โดยผู้แปลมนุษย์ตามแนว ISO 18587 และผู้ลงนามรับรองคือผู้รับผิดชอบต่อความถูกต้องของทุกบรรทัด ไม่ใช่ตัวซอฟต์แวร์

แจ้งเราพร้อมภาพหน้าที่มีปัญหาและระบุจุดที่ต้องแก้ ถ้าเป็นความคลาดเคลื่อนจากงานแปลเรารับผิดชอบแก้ไขและออกชุดใหม่ให้โดยไม่คิดค่าแปลซ้ำ กรณีที่ข้อมูลต้นฉบับเองผิด เช่น ทะเบียนราษฎรสะกดชื่อผิด ต้องแก้ที่หน่วยงานผู้ออกเอกสารก่อน เพราะคำแปลต้องตรงกับต้นฉบับ ไม่ใช่ตรงกับสิ่งที่ควรจะเป็น

เพราะระดับการรับรองที่แต่ละหน่วยงานต้องการไม่เท่ากัน บางแห่งรับคำแปลพร้อม Certificate of Accuracy บางแห่งต้องผ่านโนตารี บางแห่งต้องนิติกรณ์กงสุลหรืออะโพสทิล และบางประเทศรับเฉพาะผู้แปลที่รัฐของเขาแต่งตั้ง การถูกปฏิเสธจึงมักไม่ใช่เรื่องคุณภาพคำแปล แต่เป็นเรื่องระดับการรับรองไม่ตรงข้อกำหนด แจ้งชื่อหน่วยงานปลายทางมาก่อน เราจะจัดเส้นทางรับรองให้ตรงตั้งแต่ครั้งแรก

เราตั้ง term base และคู่มือรูปแบบก่อนเริ่ม ล็อกคำแปลของชื่อบริษัท ตำแหน่ง ชื่อกฎหมาย และหน่วยงาน ให้ทุกคนในทีมใช้ชุดเดียวกัน ใช้หน่วยความจำการแปลเพื่อให้ประโยคซ้ำออกมาเหมือนเดิมทุกครั้ง และมีผู้ตรวจรวมท้ายโครงการอ่านทั้งชุดเพื่อกันคำต่างระหว่างผู้แปล วิธีนี้สำคัญมากกับชุดเอกสารประมูลและชุดยื่นศาลที่ความไม่สม่ำเสมอถูกใช้โจมตีได้

เราจัดทำข้อตกลงระดับบริการที่ระบุคู่ภาษาในขอบเขต เวลาตอบกลับ ช่องทางส่งงาน ผู้ประสานงานประจำบัญชี เงื่อนไขความลับ และรอบวางบิล พร้อมเก็บ term base ของบริษัทไว้ต่อเนื่องเพื่อให้งานทุกครั้งใช้ศัพท์เดียวกัน ติดต่อฝ่ายลูกค้าองค์กรทางโทรศัพท์ LINE หรืออีเมลเพื่อนัดคุยขอบเขต

เราจำกัดการเข้าถึงเฉพาะผู้แปลและผู้ตรวจที่ได้รับมอบหมาย เก็บไฟล์ในระบบที่ควบคุมสิทธิ ไม่ส่งต่อบุคคลที่สามโดยไม่ได้รับความยินยอม และลบไฟล์ตามกำหนดเก็บรักษาที่ตกลงกันไว้ สอดคล้องกับหลักเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็นและมีระยะเวลาชัดเจนตาม พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 และเรายินดีลงนาม NDA แบบฟอร์มของลูกค้า

ได้สำหรับไฟล์ทำงาน แต่ชุดที่ใช้ยื่นควรเป็น PDF ที่ลงนามและประทับตราแล้วเท่านั้น เพราะไฟล์ที่แก้ไขได้ทำให้ผู้รับไม่มั่นใจว่าเนื้อหาถูกเปลี่ยนภายหลังหรือไม่ ถ้าคุณแก้ไขไฟล์เองแล้วนำไปยื่น หนังสือรับรองความถูกต้องฉบับเดิมจะไม่ครอบคลุมข้อความที่แก้ กรุณาส่งข้อแก้ไขกลับมาให้เราออกชุดใหม่แทน

ขั้นตอนแปลใช้ไฟล์สแกนคุณภาพดีได้ทั้งหมด จึงเริ่มงานทางออนไลน์ได้ทันที ต้นฉบับตัวจริงจำเป็นเมื่อขั้นตอนถัดไปต้องใช้ เช่น นิติกรณ์กงสุลหรือโนตารีบางประเภทที่ต้องเห็นเอกสารจริง เราจะแจ้งล่วงหน้าว่าเคสของคุณต้องใช้ตัวจริงหรือไม่ก่อนเริ่มงาน เพื่อให้คุณวางแผนการส่งเอกสารและวันนัดได้

ยึดการสะกดในหนังสือเดินทางเป็นหลักเสมอ แม้จะไม่ตรงกับหลักถอดอักษรแบบถ่ายเสียงของสำนักงานราชบัณฑิตยสภาก็ตาม เพราะหน่วยงานปลายทางจะจับคู่ชื่อกับเลขหนังสือเดินทาง ถ้าคำแปลสะกดต่างจากพาสปอร์ตแม้ตัวเดียว ระบบตรวจสอบอาจถือว่าเป็นคนละคน กรณีที่ไม่มีหนังสือเดินทาง เช่น เด็กแรกเกิดหรือผู้เสียชีวิต เราจะใช้หลัก RTGS แล้วระบุหมายเหตุไว้ในใบรับรองว่าใช้เกณฑ์ใด เพื่อให้ปลายทางตรวจสอบที่มาได้

ต้องแก้ที่ต้นฉบับหรือชี้แจงด้วยเอกสารเพิ่ม ไม่ใช่แก้ที่คำแปล เพราะผู้แปลมีหน้าที่แปลตามที่ปรากฏจริง ถ้าแปลให้ตรงกันเองจะกลายเป็นการเปลี่ยนสาระของเอกสาร แนวทางที่หน่วยงานยอมรับคือขอหนังสือรับรองว่าเป็นบุคคลเดียวกันจากที่ว่าการอำเภอหรือสำนักงานเขต แล้วแปลรับรองแนบไปพร้อมชุดเอกสาร เราจะจัดลำดับเอกสารและทำหมายเหตุอ้างอิงให้เจ้าหน้าที่อ่านเชื่อมโยงได้ทันที

ชื่อนิติบุคคลใช้ชื่อภาษาอังกฤษที่จดทะเบียนไว้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเป็นหลัก ถ้าไม่มีจึงถอดเสียงและใส่ชื่อไทยในวงเล็บกำกับ ส่วนตำแหน่งงานแปลตามความหมายแล้วใส่ต้นฉบับกำกับเมื่อระบบตำแหน่งของไทยไม่มีคู่เทียบตรง เช่น ตำแหน่งทางวิชาการหรือยศข้าราชการ วิธีนี้ทำให้ผู้อ่านต่างประเทศเข้าใจ ขณะที่เจ้าหน้าที่ยังตรวจย้อนกับต้นฉบับได้

ประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความแพ่ง มาตรา 46 กำหนดให้ศาลใช้ภาษาไทย เอกสารภาษาต่างประเทศจึงต้องมีคำแปลภาษาไทยแนบ และในทางปฏิบัติศาลมักให้ผู้ยื่นรับรองความถูกต้องของคำแปล เราจึงจัดทำคำแปลพร้อมใบรับรองที่ระบุผู้แปล คู่ภาษา วันที่ และคำยืนยันความตรงกับต้นฉบับ พร้อมเว้นที่ให้ทนายความหรือคู่ความลงนามรับรองเพิ่มตามที่ศาลแต่ละแห่งกำหนด ควรเช็กกับเจ้าหน้าที่หน้าบัลลังก์ก่อนวันนัดทุกครั้ง

กรณีมีข้อโต้แย้ง ศาลอาจให้จัดทำคำแปลใหม่หรือให้ผู้แปลมาเบิกความประกอบ เราจึงเก็บบันทึกกระบวนการแปลไว้ทุกงาน ทั้งผู้แปล ผู้ทวนสอบ วันที่ และเอกสารอ้างอิงคำศัพท์ เมื่อถูกโต้แย้งเราจะออกบันทึกชี้แจงเหตุผลการเลือกใช้คำเฉพาะจุดที่พิพาท และหากศาลต้องการ ผู้แปลสามารถให้ถ้อยคำยืนยันได้ ทั้งนี้เราไม่รับประกันดุลพินิจของศาล

โดยทั่วไปต้องได้สำเนาคำพิพากษาที่รับรองโดยศาลผู้ออก ผ่านการรับรองระหว่างประเทศตามเส้นทางของประเทศนั้น แล้วจึงแปลเป็นไทยและนำไปรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลก่อนยื่นต่อหน่วยงานไทย เมื่ออนุสัญญาอะโพสทิลมีผลกับไทยวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 เอกสารจากประเทศภาคีจะใช้อะโพสทิลใบเดียวแทนการรับรองซ้อนสองชั้นได้ ทำให้เส้นทางสั้นลง แต่ข้อกำหนดเรื่องคำแปลไทยยังคงอยู่

จุดเสี่ยงสูงสุดคือข้อถือสิทธิ เพราะการเปลี่ยนคำเชื่อมหรือขอบเขตคำเพียงเล็กน้อยมีผลต่อความคุ้มครองทางกฎหมาย เราจึงแปลข้อถือสิทธิแบบตรงโครงสร้างประโยค รักษาลำดับหมายเลขอ้างอิงของรูปเขียน ใช้คลังศัพท์เฉพาะสาขาที่ตกลงกับลูกค้าไว้ล่วงหน้า และให้ผู้ทวนสอบสายเทคนิคตรวจซ้ำ ก่อนส่งเราจะสรุปรายการคำที่เลือกใช้ให้ตัวแทนสิทธิบัตรยืนยันอีกชั้น

ได้ กระบวนการแบ่งเป็นถอดเทปเป็นข้อความพร้อมรหัสเวลา แล้วจึงแปลและจัดบรรทัดให้อ่านทัน จากนั้นออกใบรับรองที่ระบุความยาวไฟล์ วันที่ ผู้ถอดเทป ผู้แปล และคำยืนยันความถูกต้อง งานที่ใช้ในคดีหรือการสอบสวนเราจะทำแบบคำต่อคำ ระบุเสียงที่ฟังไม่ชัดว่า [ฟังไม่ชัด] พร้อมรหัสเวลา ไม่เกลาให้อ่านลื่นเพราะจะกระทบน้ำหนักพยานหลักฐาน

ได้ และมักถูกใช้ประกอบการขอวีซ่านักบวช การจดทะเบียนสมรสในต่างประเทศ หรือการรับรองสถานะ เราแปลตามรูปแบบเดิมทุกช่อง ระบุตราและลายมือชื่อในวงเล็บเหลี่ยม และไม่แปลงคำเรียกทางศาสนาให้เป็นคำสามัญ เพราะปลายทางอาจต้องเทียบกับทะเบียนของหน่วยงานศาสนา หากต้องใช้ต่างประเทศ ให้เช็กว่าปลายทางต้องการนิติกรณ์กงสุลเพิ่มหรือไม่

ชุดที่พบบ่อยคือคำสั่งศาลหรือหนังสืออนุมัติจากกรมกิจการเด็กและเยาวชน ทะเบียนรับบุตรบุญธรรม สูติบัตรเด็ก ทะเบียนบ้าน บัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของผู้รับบุตรบุญธรรม และรายงานสังคมสงเคราะห์ ทุกฉบับต้องแปลด้วยการสะกดชื่อชุดเดียวกันทั้งชุด เพราะเอกสารเด็กมักออกก่อนมีหนังสือเดินทาง เราจะทำตารางเทียบชื่อแนบให้เจ้าหน้าที่ตรวจได้ทันที

ใช้คำศัพท์ตามมาตรฐานการรายงานทางการเงินที่กิจการใช้จริง ถ้าเป็น TFRS ให้เทียบกับคู่เทียบ IFRS และคงคำเรียกรายการตามงบต้นฉบับ ไม่แปลงหน่วยเงินหรือปัดตัวเลข วันที่แบบพุทธศักราชจะแปลงเป็นคริสต์ศักราชพร้อมวงเล็บกำกับปีเดิมเพื่อกันความสับสน และรายงานผู้สอบบัญชีจะคงถ้อยคำแสดงความเห็นตามแบบมาตรฐาน เพราะการเปลี่ยนคำมีผลต่อการตีความประเภทความเห็น

เราออกได้ทั้งฉบับกระดาษที่มีตราและลายมือชื่อจริง และไฟล์ PDF ที่ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ซึ่งมีผลตามพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 การยอมรับขึ้นกับผู้รับ ระบบยื่นออนไลน์ของหน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองหลายประเทศและมหาวิทยาลัยส่วนใหญ่รับไฟล์ แต่หน่วยงานราชการไทยและสถานทูตส่วนใหญ่ยังต้องการฉบับกระดาษ จึงควรแจ้งช่องทางยื่นตั้งแต่ต้นเพื่อให้เราจัดรูปแบบให้ถูกตั้งแต่แรก

ใบรับรองทุกฉบับมีเลขอ้างอิงงาน ชื่อผู้แปล วันที่ และช่องทางติดต่อจริงที่โทรกลับได้ เจ้าหน้าที่ปลายทางสามารถโทรหรือส่งอีเมลแจ้งเลขอ้างอิงเพื่อให้เรายืนยันว่าออกจริงและตรงกับฉบับที่ถืออยู่ เราไม่เปิดเผยเนื้อหาเอกสารให้ผู้ที่ไม่ใช่เจ้าของข้อมูลตามหลัก PDPA แต่ยืนยันความมีอยู่ของงานและความตรงกันของเลขอ้างอิงได้

ได้ และต้องระบุในคำแปลให้ชัดว่าต้นฉบับเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมถอดข้อความส่วนที่เป็นรหัสตรวจสอบหรือคิวอาร์โค้ดไว้ในวงเล็บเหลี่ยม เพราะปลายทางจะใช้รหัสนั้นตรวจกับระบบต้นทาง ห้ามตัดทิ้งเด็ดขาด หากปลายทางบังคับให้ใช้ต้นฉบับกระดาษ ต้องขอสำเนารับรองจากหน่วยงานผู้ออกก่อนแล้วจึงแปล

ยังต้องแปลเหมือนเดิม อะโพสทิลรับรองความแท้จริงของลายมือชื่อและตราบนเอกสาร ไม่ได้แปลเนื้อหาและไม่ได้แทนคำแปล สิ่งที่เปลี่ยนคือขั้นตอนหลังรับรอง เอกสารที่จะใช้ในประเทศภาคีจะไม่ต้องนำไปรับรองซ้ำที่สถานทูตปลายทาง ทำให้จำนวนวันและจุดยื่นลดลง แต่คำแปลต้องอยู่ในชุดเดียวกับต้นฉบับตั้งแต่ขั้นตอนรับรอง จึงควรวางลำดับก่อนเริ่มงาน

หลักปฏิบัติคือทำให้ต้นฉบับนิ่งก่อน ขอสำเนารับรองฉบับล่าสุดจากหน่วยงานผู้ออก แล้วจึงแปลและนำคู่กันไปรับรองคำแปล เพราะถ้าต้นฉบับถูกออกใหม่หลังแปล เลขที่และวันที่จะเปลี่ยน ทำให้คำแปลใช้ไม่ได้ทันที ยกเว้นบางเส้นทางที่ปลายทางกำหนดลำดับเฉพาะ ให้แจ้งเราว่าใช้ที่ประเทศใดและหน่วยงานใด เราจะวางลำดับตามข้อกำหนดนั้น

ส่งทีเดียวจะได้ผลดีกว่าเมื่อเอกสารเกี่ยวเนื่องกัน เพราะเราจะสร้างคลังคำศัพท์และตารางสะกดชื่อชุดเดียวใช้ทั้งโครงการ ทำให้ชื่อ ที่อยู่ และคำเรียกหน่วยงานตรงกันทุกฉบับ ซึ่งเป็นสาเหตุการถูกตีกลับที่พบบ่อยที่สุดในงานชุดใหญ่ ถ้าจำเป็นต้องทยอย ให้ส่งฉบับที่มีชื่อและที่อยู่ครบก่อน เพื่อใช้เป็นฉบับอ้างอิงมาตรฐานของทั้งชุด

หน่วยงานจีนส่วนใหญ่ต้องการคำแปลภาษาจีนตัวย่อที่ออกโดยบริษัทแปลซึ่งมีตราประทับและข้อมูลจดทะเบียน และเอกสารไทยต้องผ่านนิติกรณ์กรมการกงสุลแล้วรับรองที่สถานเอกอัครราชทูตจีนก่อน กรณีที่ปลายทางกำหนดให้แปลในประเทศจีนเอง เราจะจัดชุดต้นฉบับที่รับรองครบให้พร้อมส่งต่อ ควรยืนยันกับผู้รับเอกสารก่อนเสมอเพราะแต่ละมณฑลมีรายละเอียดต่างกัน

ทั้งสองประเทศเป็นภาคีอนุสัญญาอะโพสทิล เอกสารไทยจึงมักถูกขอให้ผ่านนิติกรณ์กงสุลและรับรองที่สถานทูตในช่วงก่อนปี 2570 คำแปลมักต้องเป็นภาษาญี่ปุ่นหรือเกาหลี ไม่ใช่ภาษาอังกฤษ โดยเฉพาะงานทะเบียนครอบครัวและงานวีซ่าคู่สมรส และมักต้องคงรูปแบบตารางของทะเบียนราษฎรไทยไว้ให้ตรงช่อง เราจึงจัดหน้าเป็นตารางเทียบแทนการเรียงเป็นย่อหน้า

ส่วนใหญ่ต้องการคำแปลภาษาอาหรับ และหลายกรณีกำหนดให้แปลโดยผู้แปลที่ขึ้นทะเบียนในประเทศปลายทางหลังจากรับรองเอกสารครบแล้ว เส้นทางที่ใช้ได้จริงคือรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล ตามด้วยการรับรองที่สถานทูตของประเทศนั้นในไทย แล้วนำไปแปลภาษาอาหรับที่ปลายทาง หรือแปลอังกฤษคู่ไปด้วยเมื่อผู้รับยอมรับ ให้แจ้งชื่อหน่วยงานผู้รับเพื่อวางลำดับให้ถูก

สิงคโปร์ มาเลเซีย และฟิลิปปินส์รับภาษาอังกฤษเป็นหลัก ส่วนเวียดนาม อินโดนีเซีย กัมพูชา ลาว และเมียนมามักกำหนดภาษาท้องถิ่นสำหรับงานราชการ และบางประเทศให้แปลโดยหน่วยงานที่ได้รับอนุญาตในประเทศนั้น แนวทางปลอดภัยคือแปลอังกฤษให้เป็นฉบับกลางที่รับรองครบ แล้วให้ปลายทางแปลต่อเป็นภาษาท้องถิ่นตามระเบียบของเขา

ถ้าเป็นข้อผิดพลาดจากฝั่งเรา เช่น สะกดชื่อไม่ตรงต้นฉบับ ตัวเลขคลาดเคลื่อน หรือแปลตกบรรทัด เราแก้ไขและออกฉบับใหม่ให้โดยไม่คิดค่าบริการ พร้อมออกใบรับรองใหม่ที่มีวันที่ปัจจุบัน ส่วนกรณีลูกค้าขอเปลี่ยนข้อมูลที่ไม่ตรงกับต้นฉบับ หรือปลายทางเปลี่ยนข้อกำหนดหลังส่งงาน จะถือเป็นงานแก้ไขใหม่ ให้แจ้งเจ้าหน้าที่เพื่อประเมินก่อนดำเนินการ

เพราะตามแนวทาง ISO 17100 การทวนสอบโดยบุคคลที่สองที่มีคุณสมบัติเป็นเงื่อนไขของบริการแปลระดับมาตรฐาน ผู้แปลคนเดียวมักมองข้ามข้อผิดพลาดของตัวเอง โดยเฉพาะตัวเลข วันที่ และชื่อเฉพาะซึ่งเป็นจุดที่หน่วยงานตรวจก่อนเสมอ กระบวนการของเราคือแปล ทวนสอบ ตรวจรูปแบบและตัวเลขอีกรอบ แล้วจึงออกใบรับรอง

โปรแกรมช่วยแปลใช้เก็บคลังประโยคและคลังคำศัพท์ของลูกค้าแต่ละราย ทำให้ชื่อหน่วยงาน ตำแหน่ง และคำเฉพาะตรงกันทุกฉบับและทุกครั้งที่กลับมาใช้บริการ ต่างจากการแปลด้วยเครื่องตรงที่ผู้แปลเป็นผู้ตัดสินใจทุกประโยคและมีผู้ทวนสอบรับผิดชอบ งานที่มีข้อมูลอ่อนไหวเราไม่ส่งผ่านเครื่องมือแปลสาธารณะตามนโยบายความลับ

เราจะแจ้งกลับก่อนเริ่มงานและขอไฟล์ที่ชัดกว่าเดิม หากไม่มีจริง จะแปลเท่าที่อ่านได้และระบุ [อ่านไม่ออก] ตรงตำแหน่งนั้น ไม่เดาเนื้อหา ส่วนรอยเขียนด้วยมือหรือข้อความแก้ไขบนเอกสารต้องแปลด้วยและระบุว่าเป็นข้อความเขียนด้วยลายมือ เพราะการละไว้อาจถูกมองว่าคำแปลไม่ครบถ้วนและถูกตีกลับ

เราเก็บไฟล์ตามระยะเวลาที่แจ้งไว้เพื่อให้ลูกค้าขอฉบับซ้ำหรือแก้ไขได้ และเพื่อยืนยันความถูกต้องเมื่อปลายทางสอบถาม เมื่อพ้นกำหนดจะลบตามรอบ ลูกค้ามีสิทธิขอให้ลบก่อนกำหนดได้ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 โดยแจ้งผ่านช่องทางติดต่อของเรา ทั้งนี้หลังลบแล้วจะไม่สามารถออกฉบับซ้ำจากไฟล์เดิมได้

ได้ เรารับพิจารณาและลงนามในข้อตกลงรักษาความลับของลูกค้าองค์กร รวมถึงข้อกำหนดเรื่องการจำกัดผู้เข้าถึง การห้ามใช้เครื่องมือแปลสาธารณะ และรอบเวลาทำลายข้อมูล กรณีงานที่มีข้อมูลอ่อนไหวสูง เช่น ข้อมูลสุขภาพหรือข้อมูลคดี เราจะกำหนดทีมเฉพาะและบันทึกผู้เข้าถึงไว้ตรวจสอบได้

ส่งภาพสแกนมาทางอีเมลหรือ LINE เพื่อเริ่มงานได้ทันที เมื่อเสร็จเราส่งไฟล์ให้ตรวจก่อน แล้วจึงจัดส่งฉบับกระดาษทางไปรษณีย์ลงทะเบียนหรือขนส่งเอกชนตามที่เลือก สำหรับต่างประเทศใช้บริการขนส่งระหว่างประเทศพร้อมเลขติดตาม กรณีที่ปลายทางรับไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ได้ ก็ไม่ต้องรอรอบจัดส่ง

ขึ้นกับคู่ภาษา จำนวนหน้า และความซับซ้อน เอกสารทะเบียนราษฎรหรือเอกสารมาตรฐานจำนวนน้อยมักทำได้ภายในวันทำการเดียว แต่เอกสารกฎหมาย งบการเงิน หรือเวชระเบียนต้องใช้เวลาทวนสอบตามขั้นตอน เราจะไม่ตัดขั้นตอนทวนสอบเพื่อเร่งงาน เพราะความผิดพลาดหนึ่งจุดทำให้เสียเวลามากกว่าเดิม ให้แจ้งกำหนดยื่นจริงเพื่อวางแผนย้อนกลับ

เพราะราคาจริงขึ้นกับคู่ภาษา ปริมาณคำ ความยากของสาขา รูปแบบเอกสารที่ต้องจัดใหม่ และกำหนดส่ง การประกาศตัวเลขเดียวจะทำให้ลูกค้าเข้าใจคลาดเคลื่อน วิธีที่แม่นยำกว่าคือส่งภาพเอกสารทุกหน้าพร้อมบอกประเทศหรือหน่วยงานปลายทางและวันที่ต้องยื่น เจ้าหน้าที่จะยืนยันขอบเขต ระยะเวลา และค่าบริการเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มงาน

สามจุดหลักคือ หนึ่ง ตัวเลขและหน่วยต้องคงรูปตามต้นฉบับ ไม่ปัดเศษและไม่แปลงสกุลเงินเองเด็ดขาด หากปลายทางอยากเห็นสกุลอื่นให้แนบตารางอ้างอิงแยกต่างหาก สอง ศัพท์บัญชีต้องเลือกชุดให้ตรงกรอบที่ใช้จริงระหว่าง TFRS กับ IFRS เพราะชื่อรายการบางรายการไม่ตรงกันคำต่อคำ สาม หมายเหตุประกอบงบและรายงานผู้สอบบัญชีมักเป็นส่วนที่ปลายทางอ่านจริง จึงไม่ควรตัดออกเพื่อลดปริมาณงาน เราจะทำ glossary ให้ยืนยันก่อนเริ่มแปล แล้วให้ผู้ตรวจทานคนที่สองสอบทานตัวเลขทุกหน้าเทียบต้นฉบับก่อนออกใบรับรอง

ชุดมาตรฐานที่ปลายทางมักขอคือ หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคลฉบับล่าสุด (โดยทั่วไปอายุไม่เกิน 3–6 เดือนแล้วแต่ผู้รับ) บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) หนังสือบริคณห์สนธิ และตราประทับหากมี บางธุรกรรมขอรายการจดทะเบียนแก้ไขเพิ่มเติมย้อนหลังด้วย ชื่อบริษัทภาษาอังกฤษต้องใช้ชื่อที่จดทะเบียนไว้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเท่านั้น ห้ามถอดเสียงใหม่เอง เพราะจะไม่ตรงกับฐานข้อมูลที่ปลายทางใช้ตรวจ หากไม่แน่ใจว่าต้องใช้กี่ฉบับ ส่งวัตถุประสงค์ของธุรกรรมมาให้ทีมที่ปรึกษาของเราไล่รายการให้ก่อนได้

ควรมีข้อสัญญาระบุชัดว่าฉบับภาษาใดเป็นฉบับที่มีผลบังคับ (governing language) เมื่อข้อความสองภาษาขัดกัน เพราะถ้าไม่ระบุ คู่กรณีอาจตีความคนละทางและต้องไปสู้กันในชั้นศาล นอกจากนี้ควรล็อกคำนิยามสำคัญไว้ใน glossary เดียวกันทั้งฉบับ ใช้เลขข้อและการอ้างอิงไขว้ให้ตรงกันทุกภาษา และตรวจวันที่กับตัวเลขเงินเป็นรอบแยกต่างหาก ในทางปฏิบัติหากคดีขึ้นศาลไทย ประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความแพ่ง มาตรา 46 กำหนดให้ใช้ภาษาไทย จึงต้องมีคำแปลไทยที่รับรองความถูกต้องอยู่ดี

แนวทางที่เราใช้คือแบ่งเอกสารเป็นสามระดับ ระดับที่ต้องแปลรับรองเต็มฉบับเพราะจะใช้ยื่นหรือแนบสัญญา ระดับที่แปลเพื่อความเข้าใจ (for information) โดยไม่ต้องออกใบรับรอง และระดับที่ทำเพียงสรุปสาระสำคัญเป็นตาราง วิธีนี้ลดปริมาณงานที่ต้องรับรองลงมาก โดยไม่เสียความครบถ้วนของการตัดสินใจ เราจะตั้ง glossary และ translation memory กลางเพื่อให้ศัพท์ตรงกันทุกไฟล์แม้แบ่งงานหลายผู้แปล พร้อมรายงานความคืบหน้ารายวันและช่องทางถาม–ตอบเดียว เพื่อไม่ให้ทีมกฎหมายของท่านต้องตามงานเอง

glossary คือรายการศัพท์ที่ตกลงกันว่าคำไหนต้องแปลว่าอะไร เช่น ชื่อหน่วยงาน ตำแหน่ง ชื่อผลิตภัณฑ์ ส่วน translation memory คือฐานข้อมูลประโยคที่เคยแปลและอนุมัติแล้ว ใช้ดึงกลับมาเมื่อเจอข้อความเดิมซ้ำ ประโยชน์ต่อลูกค้าคือความสม่ำเสมอของศัพท์ข้ามชุดเอกสารและข้ามปี ลดเวลาในงานที่มีข้อความซ้ำสูง เช่น สัญญาแม่แบบหรือหนังสือรับรองชุดเดียวกันหลายฉบับ ทั้งสองอย่างเป็นเครื่องมือช่วยมนุษย์ ไม่ใช่การแปลอัตโนมัติ ทุกฉบับยังผ่านผู้แปลและผู้ตรวจทานคนที่สองตามแนวทาง ISO 17100 ก่อนออกใบรับรองเสมอ

งานที่ออกใบรับรองความถูกต้อง เราไม่ส่งมอบผลลัพธ์ที่มาจากเครื่องโดยไม่มีมนุษย์รับผิดชอบ กรณีที่ลูกค้าต้องการงานปริมาณมากและยอมรับกระบวนการ post-editing เราจะทำตามแนวทาง ISO 18587:2017 ซึ่งกำหนดให้มนุษย์ตรวจแก้ทุกประโยคจนได้คุณภาพเทียบเท่างานแปลมนุษย์ และระบุไว้ในข้อตกลงล่วงหน้าอย่างโปร่งใส เอกสารที่มีข้อมูลอ่อนไหวหรืออยู่ภายใต้ NDA เราจะไม่ผ่านเครื่องมือสาธารณะใด ๆ ทั้งสิ้น ผู้ลงนามในใบรับรองคือผู้รับผิดชอบความถูกต้องตามจริง

หลักคือแปลเท่าที่อ่านได้จริงและทำหมายเหตุกำกับส่วนที่อ่านไม่ออกว่า [illegible] หรือ [อ่านไม่ชัด] พร้อมระบุตำแหน่ง ไม่เดาข้อความแทน เพราะการเดาคือการเปลี่ยนสาระของเอกสารและอาจทำให้ทั้งชุดถูกตีกลับ ทางที่ดีที่สุดคือขอคัดสำเนาใหม่จากหน่วยงานผู้ออกเอกสาร ซึ่งมักใช้เวลาไม่กี่วันและช่วยให้ผ่านการตรวจของปลายทางง่ายขึ้นมาก เราจะแจ้งท่านทันทีที่พบปัญหาความชัด พร้อมบอกว่าควรขอเอกสารใดจากที่ไหน ไม่ปล่อยให้ไปเจอปัญหาที่เคาน์เตอร์ปลายทาง

ต้องปรากฏในรูปของคำบรรยาย ไม่ใช่การคัดลอกภาพ แนวปฏิบัติสากลคือระบุว่ามีตราประทับข้อความว่าอะไร มีลายเซ็นของใครหรือระบุว่า [signature] และรักษาโครงสร้างตารางให้ผู้อ่านเทียบกับต้นฉบับได้ทีละบรรทัด องค์ประกอบเหล่านี้คือสิ่งที่เจ้าหน้าที่ใช้ยืนยันว่าคำแปลตรงกับต้นฉบับทั้งฉบับ การละไว้เพราะ 'ไม่ใช่เนื้อหา' เป็นสาเหตุการตีกลับที่พบบ่อยที่สุดอย่างหนึ่ง

ข้อมูลกลุ่มนี้อยู่ภายใต้มาตรา 26 ของ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ซึ่งเข้มกว่าข้อมูลทั่วไป แนวปฏิบัติของเราคือจำกัดการเข้าถึงเฉพาะผู้แปลและผู้ตรวจทานที่รับงานนั้น ลงนามข้อตกลงรักษาความลับรายบุคคล ส่งไฟล์ผ่านช่องทางที่เข้ารหัส ไม่ส่งผ่านแอปสาธารณะที่ไม่มีการควบคุม และลบไฟล์ตามกำหนดเวลาที่ตกลงกันไว้ หากท่านต้องการให้ลบทันทีหลังส่งมอบ แจ้งได้ตั้งแต่ต้น เราจะบันทึกไว้ในใบสั่งงาน

โดยปกติเราเก็บไฟล์งานไว้ตามระยะเวลาที่จำเป็นต่อการออกฉบับซ้ำและการตรวจสอบย้อนกลับ แล้วทำลายตามรอบที่กำหนด ระหว่างที่ยังเก็บอยู่ ท่านขอออกฉบับซ้ำได้โดยแจ้งเลขที่งานและยืนยันตัวตน ซึ่งเร็วกว่าและประหยัดกว่าการเริ่มงานใหม่มาก ในทางกลับกัน หากท่านต้องการให้ทำลายก่อนกำหนด เราดำเนินการให้และออกหนังสือยืนยันการทำลายได้ แต่หลังจากนั้นการออกฉบับซ้ำจะต้องเริ่มกระบวนการใหม่ทั้งหมด

ตัวชี้ขาดคือข้อกำหนดของผู้รับเอกสาร ไม่ใช่ประเภทของเอกสาร โดยหลักการคร่าว ๆ งานที่ใช้ภายในองค์กร มหาวิทยาลัย หรือหน่วยงานเอกชนต่างประเทศ มักรับคำแปลพร้อมใบรับรองของศูนย์แปลก็พอ ส่วนงานที่ยื่นต่อหน่วยงานรัฐต่างประเทศหรือใช้ผลทางกฎหมาย มักต้องผ่านนิติกรณ์ของกรมการกงสุลและอาจต้องรับรองที่สถานทูตปลายทางต่ออีกชั้น วิธีที่ปลอดภัยที่สุดคือขอข้อความข้อกำหนดจากผู้รับเป็นลายลักษณ์อักษรแล้วส่งมาให้เราอ่าน เราจะไล่เส้นทางให้ว่าต้องทำกี่ชั้นและเรียงลำดับอย่างไรจึงไม่ต้องย้อนกลับมาทำซ้ำ

สิ่งที่เปลี่ยนคือขั้นตอนการรับรองเอกสารระหว่างประเทศภาคี ซึ่งจะใช้ใบอะโพสทิลใบเดียวแทนการรับรองซ้อนที่สถานทูต แต่สิ่งที่ไม่เปลี่ยนคือคุณภาพและองค์ประกอบของคำแปลเอง คำแปลยังต้องครบถ้วน ตรงต้นฉบับ มีใบรับรองระบุผู้แปลและวันที่ และประเทศปลายทางยังกำหนดได้เองว่าจะรับคำแปลจากผู้แปลในไทยหรือให้แปลในประเทศตน คำแนะนำเชิงปฏิบัติสำหรับงานที่ยื่นก่อนวันดังกล่าวคือยังต้องเดินเส้นทางเดิม และควรเผื่อเวลาช่วงเปลี่ยนผ่านซึ่งปริมาณงานที่กรมการกงสุลมักหนาแน่นกว่าปกติ

องค์ประกอบที่หน่วยงานส่วนใหญ่ตรวจคือ ชื่อและที่อยู่ของศูนย์แปลหรือผู้แปล คู่ภาษาที่แปล คำระบุว่าเป็นคำแปลที่ครบถ้วนและถูกต้องตรงกับต้นฉบับที่ได้รับ รายการเอกสารที่แปลพร้อมจำนวนหน้า วันที่ออกหนังสือรับรอง ลายเซ็นผู้มีอำนาจ และช่องทางติดต่อกลับที่ตรวจสอบได้จริง หากปลายทางเป็น USCIS จะเน้นคำรับรองว่าผู้แปลมีความสามารถในคู่ภาษานั้น ส่วน UKVI เน้นชื่อและรายละเอียดติดต่อของผู้แปลหรือบริษัท เราจัดชุดให้ครบทั้งสองแนวตั้งแต่ต้นเพื่อลดการถูกขอเอกสารเพิ่ม

ตราศูนย์แปลคือคำยืนยันของผู้ให้บริการว่าคำแปลถูกต้องครบถ้วน ใช้ได้กับหน่วยงานที่ระบุเพียงว่าต้องเป็น certified translation การรับรองโดยทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อ (Notarial Services Attorney) เป็นการรับรองลายมือชื่อผู้ลงนามหรือสำเนาถูกต้อง ไม่ใช่การรับรองเนื้อหาคำแปล นิติกรณ์กรมการกงสุลคือการรับรองความถูกต้องของคำแปลเทียบต้นฉบับโดยหน่วยงานรัฐไทย ส่วน Apostille เป็นการรับรองเอกสารราชการเพื่อใช้ระหว่างประเทศภาคีอนุสัญญากรุงเฮก ระดับที่ต้องใช้ขึ้นกับข้อกำหนดของปลายทางเสมอ ไม่ใช่ขึ้นกับความยากของเอกสาร

เราเปิด glossary ประจำโครงการก่อนเริ่มแปล กำหนดคำแปลตายตัวของชื่อบุคคล ชื่อหน่วยงาน ชื่อตำแหน่ง ชื่อวุฒิการศึกษา และคำเฉพาะทางในสัญญา จากนั้นทีมแปลและผู้ตรวจทาน (revision โดยบุคคลที่สองตามแนวทาง ISO 17100) ใช้ glossary เดียวกันทั้งชุด ชื่อบุคคลจะยึดสะกดตามหน้าหนังสือเดินทางเป็นหลักเสมอ เพื่อไม่ให้เกิดสองสะกดในชุดเดียวกันซึ่งเป็นสาเหตุการถูกตีกลับที่พบบ่อยที่สุดในงานชุดใหญ่

ต้องระบุทั้งหมด แนวปฏิบัติสากลคือคำแปลต้องสะท้อนสิ่งที่ปรากฏบนต้นฉบับ ตราประทับให้ถอดข้อความในตราและระบุว่าเป็นตรา ลายเซ็นให้ระบุว่ามีลายเซ็นและชื่อผู้ลงนามหากอ่านได้ หมายเหตุเขียนมือให้แปลพร้อมกำกับว่าเป็นข้อความเขียนด้วยมือ ส่วนที่อ่านไม่ออกให้ระบุว่า illegible ห้ามเดา การละเว้นองค์ประกอบเหล่านี้ทำให้เจ้าหน้าที่มองว่าคำแปลไม่ครบถ้วนและตีกลับทั้งชุด

ขึ้นกับหน่วยงานปลายทาง ระบบยื่นออนไลน์ของมหาวิทยาลัยและหน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองหลายแห่งรับไฟล์ PDF ที่มีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และตราศูนย์แปลฝังในไฟล์ ขณะที่งานนิติกรณ์กรมการกงสุลและสถานทูตหลายแห่งยังต้องใช้ฉบับกระดาษพร้อมต้นฉบับ แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือสั่งทั้งสองรูปแบบพร้อมกันตั้งแต่ต้น เพราะการย้อนกลับมาทำฉบับกระดาษภายหลังเสียเวลามากกว่าการทำคู่ขนาน

หนังสือรับรองของเราระบุเลขที่งาน วันที่ ชื่อผู้ลงนาม และช่องทางติดต่อสำหรับยืนยัน ผู้รับสามารถติดต่อกลับตามช่องทางที่ระบุเพื่อขอยืนยันว่าเลขที่งานนั้นออกจากเราจริงและตรงกับรายการเอกสารกี่ฉบับกี่หน้า เราไม่เปิดเผยเนื้อหาเอกสารให้บุคคลที่สามโดยไม่ได้รับความยินยอมจากเจ้าของเอกสาร การยืนยันจึงจำกัดเฉพาะความมีอยู่และขอบเขตของงาน

ส่วนที่เปลี่ยนคือขั้นตอนหลังจากได้คำแปลแล้ว ไม่ใช่ตัวคำแปลเอง สำหรับประเทศภาคีอนุสัญญากรุงเฮก ขั้นตอนรับรองซ้ำที่สถานทูตปลายทางจะถูกแทนที่ด้วยใบอะโพสทิลใบเดียว แต่คำแปลยังต้องมีคุณภาพและมีคำรับรองครบองค์ประกอบเช่นเดิม และประเทศนอกภาคียังใช้เส้นทางนิติกรณ์กงสุลบวกสถานทูตตามปกติ งานที่กำหนดยื่นคาบเกี่ยวช่วงเปลี่ยนผ่านควรถามปลายทางไว้ล่วงหน้าว่ารับรูปแบบใด เพื่อไม่ต้องทำซ้ำ

ได้ และเป็นวิธีที่ลูกค้าองค์กรส่วนใหญ่เลือก เราไม่ได้รับแค่งานแปล แต่ทำหน้าที่ที่ปรึกษาด้วยประสบการณ์กว่า 15 ปี เริ่มจากอ่านข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางร่วมกับคุณ จัดลำดับว่าเอกสารใดต้องคัดใหม่ ใดต้องแปล ใดต้องนิติกรณ์ ใดต้องเข้าสถานทูต แล้ววางไทม์ไลน์ย้อนกลับจากวันนัดยื่น พร้อมแจ้งจุดเสี่ยงล่วงหน้า เช่น อายุเอกสาร ความไม่ตรงของชื่อ หรือเอกสารที่ต้องขอจากต้นสังกัดซึ่งใช้เวลานานที่สุด ติดต่อทางโทรศัพท์ LINE หรืออีเมลพร้อมภาพถ่ายเอกสาร เราประเมินให้ก่อนเริ่มงาน

หลักที่เราใช้คือวางแผนย้อนกลับจากวันนัดยื่นจริง แล้วเผื่อรอบแก้ไขไว้อย่างน้อยหนึ่งรอบในทุกด่าน เพราะด่านที่ควบคุมไม่ได้คือเวลาที่หน่วยงานต้นทางออกเอกสารและคิวของหน่วยงานรับรอง สิ่งที่ควบคุมได้คือความพร้อมของต้นฉบับและความตรงกันของชื่อ ซึ่งควรเคลียร์ให้จบตั้งแต่วันแรก เราไม่ระบุจำนวนวันของหน่วยงานรัฐเป็นตัวเลขตายตัวเพราะเปลี่ยนตามช่วงเวลาและปริมาณงาน แต่จะแจ้งสถานะจริงเป็นระยะระหว่างดำเนินการ

ประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความแพ่ง มาตรา 46 กำหนดให้ศาลไทยใช้ภาษาไทย เอกสารภาษาต่างประเทศจึงต้องมีคำแปลประกอบ ในทางปฏิบัติศาลพิจารณาความน่าเชื่อถือของคำแปลเป็นรายกรณี บางองค์คณะรับคำแปลพร้อมคำรับรองของศูนย์แปล บางกรณีคู่ความขอให้มีการรับรองเพิ่มหรือให้ผู้แปลมาเบิกความยืนยัน แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือสอบถามทนายความผู้รับผิดชอบคดีก่อนว่าต้องการระดับใด เราจัดเตรียมได้ทั้งแบบมีคำรับรองศูนย์แปลและแบบผ่านการรับรองลายมือชื่อโดยทนายผู้ทำคำรับรอง

It is a translation issued by a translation provider together with a Certificate of Accuracy stating the language pair, the translator, the date and a declaration that the translation matches the source. The certificate is signed and stamped by the company. Thailand has no state register of sworn translators, so this agency certification — optionally followed by MFA legalisation — is the standard route.

No. An agency stamp is the provider's own declaration of accuracy. Legalisation is performed by the Department of Consular Affairs of the Thai Ministry of Foreign Affairs and carries state authority. Many private and foreign bodies accept agency certification, while Thai government submissions and most embassy routes require the consular step on top.

We follow the ISO 17100 model: a qualified translator, then revision by a second qualified person, then a formatting and figures check before the certificate is issued. Legal, financial and medical files are assigned to subject specialists, and numbers, dates and name spellings are verified against the passport as a separate final pass.

Any certified deliverable is a human responsibility. Where a machine draft is used at all, it goes through full human post-editing in line with ISO 18587 and the reviser signs off. Sensitive personal or commercial documents are never sent through public AI tools.

Nothing is dropped. Seals, signatures, letterheads and reference numbers are represented in square brackets such as [Seal: Bang Rak District Office] or [illegible]. A certified translation must mirror every element on the page, otherwise the receiving authority can reject it as incomplete.

USCIS requires a full English translation of any foreign-language document plus a certification from the translator confirming that the translation is complete and accurate and that the translator is competent in both languages. It does not require a government-licensed or notarised translator, so our Certificate of Accuracy meets the published requirement.

A confirmation that it is a true translation of the original document, the date of the translation, the translator's full name and signature, and the contact details of the translator or translation company so the caseworker can verify it. Our certificate template contains all of these on a single page.

Yes. Where the translator is not a certified member of a Canadian provincial association, IRCC asks for the translation to be accompanied by an affidavit sworn by the translator before a commissioner for oaths or notary public. We therefore pair the certified translation with a notarial step for Canada-bound files.

Usually not on its own. Germany, France, Spain and Italy generally require a translator appointed by their own courts or ministries. The workable routes are either a sworn translator in the destination country, or a Thai translation carried through MFA legalisation and the relevant embassy. Always confirm with the receiving body before work starts.

Normally settle the original first — obtain a fresh certified copy from the issuing office — then translate. If the original is reissued after translation, the document number and date change and the translation must be redone. Where Apostille or consular legalisation is involved, tell us the destination and we will sequence the steps correctly.

Access is limited to the translator and reviser assigned to the file, documents are held on access-controlled systems, nothing is shared with third parties without consent, and files are deleted on the stated retention schedule. This follows the Thai Personal Data Protection Act B.E. 2562 principles of minimal collection and defined retention. We can also sign your own NDA.

Send clear scans of every page, tell us the target language, the country or authority receiving the documents, and your submission date, by phone, LINE or email. Our staff confirm scope, deadline and price in writing. We do not publish fixed rates because language pair, subject matter, formatting and turnaround change the real figure.

For USCIS, an agency certification is normally enough. The regulation at 8 CFR 103.2(b)(3) requires a complete English translation with the translator's certification that the translation is accurate and that the translator is competent to translate. Notarisation and consular legalisation are not required by that rule. If an officer issues a Request for Evidence about the underlying document, send it to us and we will help assemble certified copies from the issuing office.

UKVI guidance asks for the date of the translation, the translator's or company's full name and contact details, and a statement confirming the document is a true translation of the original. We print verifiable contact details rather than relying on a stamp alone, and we bind each translation to the copy of the source page it renders so a caseworker can match pages instantly.

We preserve the table structure line by line: course codes, credits and grades stay in the same order. We do not convert the grading scale or recalculate a GPA, because credential evaluation belongs to the receiving institution. Degree titles follow the official English name published by the Thai university where one exists, and seals or signatures are described in square brackets so nothing looks omitted.

Yes. Figures keep the original decimal format and parentheses for negatives, we never round or convert currency, and account captions use standard international reporting terminology. The registered company name must match the record at the Department of Business Development exactly, including any public-company designation. Tell us the receiving bank or tender authority so we can plan any notarial or legalisation step in the same run.

Only as an internal accelerator, never as the deliverable. Where it is used, a qualified human performs full post-editing in line with ISO 18587:2017, and every official file goes through revision by a second linguist as ISO 17100:2015 describes. The person who signs the certificate is accountable for every line — the software is not.

Almost always because the two offices require different levels of authentication, not because the wording was wrong. Some accept an agency certificate, some require notarisation, some require MFA legalisation or an Apostille, and several European countries only accept translators appointed by their own courts. Tell us the exact receiving authority before we start and we will map the correct chain the first time.

Personal names follow the passport spelling without exception, so every document in the bundle matches. In addresses we keep proper nouns and translate only the generic components such as sub-district, district and province, leaving the postcode as printed. Please send a copy of the passport bio page with the job so the spelling is fixed from the first page onward.

Not for the translation itself — good colour scans are sufficient and let us start immediately. Originals matter only when a later step requires them, such as certain notarial acts or consular legalisation. We tell you before work begins whether your case needs originals, so you can plan courier timing and appointments.

Access is restricted to the assigned translator and reviser, files sit on access-controlled systems, nothing goes to third parties without consent, and material is deleted on the agreed retention schedule. This mirrors the minimal-collection and defined-retention principles of the Thai Personal Data Protection Act B.E. 2562. We are also happy to sign your own NDA before receiving anything.

Send the full set of scans, the target language, the authority receiving the bundle and your deadline by phone, LINE or email. We confirm scope, build a term base so terminology stays identical across every file, assign a single coordinator, and put turnaround and cost in writing before work starts. We do not publish fixed rates because language pair, subject matter and deadline change the real figure.

The passport spelling always takes priority, even when it differs from the Royal Society romanisation system. Receiving authorities match the name against the passport number, so a single differing letter can make their systems treat you as a different person. Where no passport exists, such as for a newborn or a deceased person, we apply the standard romanisation and note in the certificate which convention was used so the reader can trace it.

Thai courts conduct proceedings in Thai under section 46 of the Civil Procedure Code, so foreign-language exhibits need a Thai translation. In practice the filing party certifies the translation, and different courts apply different local practice about who signs. We supply the translation with a certificate naming the translator, the language pair and the date, leaving space for counsel to endorse it. Confirm the local requirement with the court before the hearing date.

Yes. We transcribe with timecodes, translate, and issue a certificate stating the file length, the transcriber, the translator, the date and a declaration of accuracy. For evidential use the transcript is verbatim, inaudible passages are marked as such with their timecode, and nothing is smoothed for readability, because editing would weaken the evidential value.

Claims are the highest-risk text in a patent file because a changed connector or qualifier changes the legal scope. We mirror the sentence structure, keep drawing reference numerals identical, work from a term base agreed with the client, and have a technical reviser check the whole set. Before delivery we send the term list to the patent attorney for confirmation.

Yes. We issue both a paper original with wet signature and seal, and an electronically signed PDF, which has legal standing under the Thai Electronic Transactions Act B.E. 2544. Acceptance depends on the recipient: most online immigration portals and universities take files, while Thai government offices and embassies usually still require paper. Tell us the submission channel at the start so the format is right the first time.

Every certificate carries a job reference number, the translator's name, the date and real contact details. The receiving officer can call or email us with that reference and we will confirm that the job exists and matches the copy in their hands. We do not disclose document content to anyone other than the data subject, in line with Thai data protection law, but we do confirm authenticity.

No. From 28 February 2027 the Apostille Convention takes effect for Thailand, which removes the second embassy legalisation step for documents used in member states. An Apostille authenticates the signature and seal on the document; it does not translate anything. Certified translation is still required wherever the receiving authority works in another language, and the translation should travel with the original through the authentication step.

Most Chinese authorities want a Simplified Chinese translation issued by a translation company with its seal and registration details, and they expect the Thai source document to have passed Department of Consular Affairs legalisation followed by legalisation at the Chinese Embassy. Some provinces insist the translation be produced in China, in which case we prepare the fully authenticated originals for onward handling. Confirm with the receiving office first, since provincial practice varies.

Send us the rejection notice. If the cause is an error on our side — a misspelling against the source, a wrong figure, an omitted line — we correct and reissue at no charge with a fresh certificate date. If the authority has changed its requirements or wants a different format, language or additional authentication, that is new work and we will confirm scope and cost first. We never guarantee an authority's decision.

Email or LINE us clear scans of every page and tell us the destination authority and deadline. We confirm scope in writing, deliver a draft PDF for you to check names and figures, then issue the certified set. Paper originals are couriered internationally with tracking, and the electronic set is sent the same day where the recipient accepts digital files.

A standard corporate set is the DBD company affidavit, the shareholder list (BOJ.5), the memorandum of association and any amendment records the counterparty asks for. The English company name must match the name registered with the Department of Business Development rather than a fresh transliteration, because the receiving party checks it against public records. Each translation carries a certificate naming the translator, the language pair, the date and a statement of conformity with the source. Tell us the purpose of the transaction and we will list the exact set you need before you order.

We build a glossary with you before translation starts and maintain a translation memory of approved sentences, so the same term is rendered the same way across files, translators and future orders. Every certified file still goes through a translator and a second, independent reviser in line with ISO 17100. Machine output is never delivered as a certified translation; where volume post-editing is agreed, we follow ISO 18587 and say so in writing.

Access is limited to the translator and reviser assigned to your job, both under individual confidentiality undertakings. Files move through encrypted channels rather than public messaging tools, sensitive personal data is handled under Thailand's Personal Data Protection Act B.E. 2562, and files are deleted on the retention schedule agreed in the order. If you need immediate deletion after delivery, or a written confirmation of destruction, ask at the quotation stage.

It depends on the recipient, not on the document type. Universities, employers and most private recipients accept an agency certified translation. Foreign government bodies and anything with legal effect usually require Department of Consular Affairs legalisation, and sometimes a further stamp at the destination embassy. Send us the recipient's written requirement and we will map the full chain and the correct order so nothing has to be redone.

Yes. Our team has handled Thai document chains for more than fifteen years, and the free first step is always a scoping call: what you are applying for, who receives the papers and by when. We often find that a client needs fewer certified pages than expected, or that one document should be re-issued at source before anything is translated. That advice is part of the service — contact us by phone, LINE or email with scans and the deadline.

Most rejections are administrative rather than linguistic. Common causes are a certificate that does not list every document and page in the bundle, a mismatch between the name spelling in the translation and the passport, missing pagination or stamps on continuation pages, an undated certificate, or contact details that the receiving officer cannot verify. Layout matters too: seals, handwritten notes and marginal annotations on the source must be described, not silently dropped. We run a pre-submission check against the destination authority's published wording before the bundle leaves our office.

Send a single index listing every document, its purpose and the destination authority, then confirm the legal names exactly as they appear in the DBD registration and in passports. Group documents by workflow: items that only need agency certification, items that additionally need consular legalisation, and items an embassy will see. Freeze the source versions before translation starts — replacing one page midway forces re-certification of the whole bundle. We return a delivery manifest so your internal filing matches ours page for page.

Files are handled under a documented information-security process aligned with ISO/IEC 27001 practice and Thailand's Personal Data Protection Act B.E. 2562. Access is limited to the assigned linguist and reviewer, transfers use encrypted channels rather than open chat attachments, and project files are retained only for the agreed period before deletion. If your compliance team needs a signed NDA or a specific retention window, tell us before the project opens so it is written into the job record rather than negotiated after delivery.

No. An apostille authenticates the origin of a public document or of an official's signature; it says nothing about language. If the receiving authority works in another language it will still require a translation, and many authorities want the translation itself certified and sometimes apostilled as an annexed document. Confirm with the receiving office whether the apostille should be issued before or after translation — doing it in the wrong order is the most expensive mistake in this workflow.

Yes. A review pass checks terminology consistency, name spellings against passports, completeness of stamps and annotations, and whether the certificate wording matches what your destination authority publishes. If the existing text is sound we re-certify after revision; if it has substantive errors we will tell you plainly that retranslation is safer rather than attaching our certificate to work we cannot stand behind. Either way you get a written note of what was changed and why.