คำถาม-คำตอบ: แปลและรับรองเอกสารทุกภาษา (เชิงลึกรายภาษา)

หลักการเลือกไม่ใช่ "ภาษาที่เราพูด" แต่คือ "ภาษาที่หน่วยงานผู้รับกำหนด" เช่น ยื่นเยอรมนีต้องเป็นเยอรมัน ยื่นญี่ปุ่นบางหน่วยงานรับอังกฤษได้ ยื่นจีนต้องจีนตัวย่อ ก่อนเริ่มงานเราจะถามปลายทางเสมอว่าเป็นหน่วยงานใด ประเทศใด และใช้ทำอะไร เพื่อกำหนดคู่ภาษาและระดับการรับรองให้ถูกตั้งแต่ต้น

เพราะกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ รับรองคำแปลในคู่ภาษาไทย↔อังกฤษเป็นหลัก เมื่อปลายทางเป็นภาษาที่สาม เส้นทางที่ใช้ได้จริงมักเป็น ไทย→อังกฤษ ผ่านนิติกรณ์ แล้วจึงแปลอังกฤษ→ภาษาปลายทางโดยนักแปลที่ประเทศนั้นยอมรับ หรือให้สถานทูตของประเทศนั้นรับรองคำแปลโดยตรง

ได้ในเชิงงานแปล แต่การยอมรับขึ้นกับปลายทาง หลายประเทศในยุโรปกำหนดว่าคำแปลต้องทำโดยนักแปลสาบานตนที่ศาลหรือกระทรวงของเขาแต่งตั้ง คำแปลไทย→ภาษานั้นที่ทำในไทยจึงอาจใช้เป็นเอกสารประกอบได้ แต่ไม่ถือเป็นคำแปลทางการ เราจะแจ้งล่วงหน้าว่ากรณีของท่านต้องใช้เส้นทางใด

ควรเป็นฉบับที่ออกใหม่จากหน่วยงานต้นทาง ตัวเลขและวันที่ชัด ไม่มีส่วนที่ถูกตัดขอบ และถ่ายครบทุกหน้ารวมหน้าที่มีตราหรือลายเซ็นด้านหลัง หากต้นฉบับถูกออกใหม่หลังแปลเสร็จ เลขที่เอกสารจะเปลี่ยนและต้องแปลใหม่ จึงควรจัดการต้นฉบับให้จบก่อนเริ่มแปล

ยึดตามหนังสือเดินทางเป็นหลักเสมอ เพราะหน่วยงานปลายทางเทียบชื่อกับพาสปอร์ต หากเอกสารเก่าเคยสะกดต่างจากพาสปอร์ต เราจะคงรูปตามต้นฉบับและใส่หมายเหตุผู้แปลกำกับ เพื่อให้เจ้าหน้าที่เห็นว่าเป็นบุคคลเดียวกันโดยไม่ถือว่าคำแปลผิด

ต้อง คำแปลรับรองต้องสะท้อนทุกองค์ประกอบบนหน้ากระดาษ ตรา ลายเซ็น หัวจดหมาย และเลขอ้างอิง จะถอดความในวงเล็บเหลี่ยม เช่น [ตรา: สำนักงานเขตบางรัก] หรือ [ลายมือชื่อ] หากละเว้น หน่วยงานผู้รับมีสิทธิ์ตีกลับว่าคำแปลไม่ครบถ้วน

เยอรมนีใช้ระบบนักแปลที่ศาลรัฐแต่งตั้ง (beeidigt / ermächtigt) ค้นรายชื่อได้ที่ฐานข้อมูลกลาง justiz-dolmetscher.de หน่วยงานเยอรมันส่วนใหญ่ต้องการคำแปลจากนักแปลกลุ่มนี้ ส่วนเอกสารไทยต้องผ่านนิติกรณ์กรมการกงสุลและสถานทูตเยอรมนีก่อน (หลัง 28 ก.พ. 2570 จะเปลี่ยนเป็น Apostille)

ใช่ในงานราชการส่วนใหญ่ นักแปลต้องขึ้นทะเบียนกับศาลอุทธรณ์ (Cour d'appel) รายชื่อเผยแพร่โดยศาลแต่ละแห่งและ Cour de cassation คำแปลจะมีเลขทะเบียน ตรา และลายมือชื่อของนักแปล เอกสารไทยต้องผ่านนิติกรณ์และสถานทูตฝรั่งเศสตามลำดับก่อนถึงขั้นแปลสาบานตน

สเปนแต่งตั้งนักแปลสาบานตนโดยกระทรวงการต่างประเทศ (MAEC) และเผยแพร่รายชื่ออย่างเป็นทางการ คำแปลต้องมีสูตรรับรองตามแบบที่ MAEC กำหนด พร้อมตราและลายมือชื่อ คำแปลจากผู้แปลนอกทะเบียนมักไม่ได้รับการยอมรับในงานทะเบียนราษฎรและงานสัญชาติ

ที่ศาล (Tribunale) หรือสำนักงาน Giudice di pace โดยผู้แปลไปสาบานตนต่อเจ้าหน้าที่และแนบต้นฉบับ คำแปล และ verbale di giuramento เข้าด้วยกัน อิตาลีไม่มีทะเบียนกลางแห่งชาติแบบสเปน แต่ศาลแต่ละแห่งมีบัญชี CTU ของตนเอง

ใช้ทะเบียน Rbtv ที่ดูแลโดย Bureau Wbtv นักแปลที่ขึ้นทะเบียนมีหมายเลขประจำตัวและระบุคู่ภาษาไว้ชัดเจน หน่วยงานดัตช์จะตรวจหมายเลขนี้ได้ ทะเบียนนี้ครอบคลุมทั้งงานแปลและงานล่าม

ใช่ กระทรวงยุติธรรมโปแลนด์เป็นผู้ขึ้นทะเบียนและเผยแพร่รายชื่อนักแปลสาบานตน คำแปลต้องมีเลขในทะเบียน repertorium ตรา และลายมือชื่อ คู่ภาษาไทย↔โปแลนด์มีผู้ได้รับแต่งตั้งจำนวนน้อย ควรเผื่อเวลาจองคิว

สวีเดนใช้ auktoriserad translator ที่รับรองโดย Kammarkollegiet นอร์เวย์ใช้ statsautorisert translatør ผ่านการสอบที่ NHH ฟินแลนด์ใช้ auktorisoitu kääntäjä ขึ้นทะเบียนกับ Opetushallitus ส่วนเดนมาร์กยกเลิกระบบ translatør ตั้งแต่ปี 2016 แล้วให้ใช้คำแปลจากผู้ให้บริการมืออาชีพแทน

โปรตุเกสไม่มีทะเบียนนักแปลสาบานตนของรัฐ ใช้การรับรองคำแปลต่อ notário ทนายความ หรือหอการค้า ส่วนกรีซหลังปี 2021 ใช้ทะเบียนนักแปลรับรองของกระทรวงการต่างประเทศและทนายความที่รับรองคำแปลได้ ทั้งสองประเทศควรยืนยันกับหน่วยงานผู้รับก่อน

ไม่ต้อง สหราชอาณาจักรไม่มีระบบนักแปลสาบานตน สิ่งที่ UKVI กำหนดคือคำยืนยันว่าเป็นคำแปลที่ตรงกับต้นฉบับ วันที่แปล ชื่อเต็มและลายมือชื่อผู้แปล และช่องทางติดต่อผู้แปลหรือบริษัท เอกสารบางประเภทที่ใช้ในศาลอาจขอ certified copy หรือ affidavit เพิ่ม

สวิตเซอร์แลนด์บริหารเป็นรายรัฐ (canton) แต่ละรัฐกำหนดเองว่ารับคำแปลจากใครและต้องรับรองลายมือชื่อผู้แปลต่อ notary หรือไม่ อีกทั้งภาษาราชการต่างกันตามพื้นที่ ทั้งเยอรมัน ฝรั่งเศส และอิตาลี จึงต้องถามหน่วยงานในรัฐนั้นก่อนเลือกภาษาปลายทาง

ญี่ปุ่นไม่มีระบบนักแปลสาบานตนของรัฐ หน่วยงานญี่ปุ่นโดยทั่วไปรับคำแปลที่มีคำรับรองของผู้แปลหรือบริษัทแปล พร้อมชื่อ ที่อยู่ และลายมือชื่อ งานที่ต้องน้ำหนักสูง เช่น จดทะเบียนบริษัทหรือคดีความ อาจกำหนดให้รับรองที่สำนักงานโนตารีญี่ปุ่น (公証役場) หรือผ่านสถานทูต

ในหลายกรณีสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองญี่ปุ่นรับเอกสารภาษาอังกฤษ แต่แบบฟอร์มและเอกสารประกอบจำนวนมากกำหนดเป็นภาษาญี่ปุ่น แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือแปลเป็นญี่ปุ่นสำหรับเอกสารสถานะบุคคล เช่น ทะเบียนสมรส สูติบัตร และทะเบียนบ้าน แล้วยืนยันรายการกับสำนักงานที่ยื่นอีกครั้ง

หน่วยงานจีนส่วนใหญ่กำหนดให้คำแปลมีตราแปลเฉพาะของบริษัทที่จดทะเบียนในจีน (翻译专用章) พร้อมสำเนาใบอนุญาตประกอบกิจการของบริษัทแปล ส่วนเอกสารไทยต้องผ่านนิติกรณ์กรมการกงสุลและการรับรองของสถานทูตจีนก่อน จนกว่าอนุสัญญา Apostille จะมีผลกับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570

จีนแผ่นดินใหญ่ใช้ตัวย่อ ส่วนฮ่องกง มาเก๊า และไต้หวันใช้ตัวเต็ม การส่งไฟล์ผิดชุดอักษรทำให้เอกสารถูกตีกลับได้ จึงต้องระบุปลายทางให้ชัด นอกจากนี้ฮ่องกงยังรับเอกสารภาษาอังกฤษได้ตามกฎหมายภาษาราชการ

เกาหลีใต้ไม่มีทะเบียนนักแปลสาบานตนกลาง หน่วยงานเกาหลีมักขอคำแปลพร้อมคำรับรองของผู้แปล และในหลายกรณีขอให้รับรองต่อโนตารี (공증) เอกสารไทยที่ใช้ในเกาหลีต้องผ่านนิติกรณ์และสถานทูตเกาหลีตามขั้นตอนปกติ เกาหลีใต้เป็นภาคี Apostille อยู่แล้ว จึงจะเชื่อมกับไทยได้เมื่ออนุสัญญามีผลกับไทยในปี 2570

ไต้หวันไม่ใช่ภาคีอนุสัญญา Apostille ในระบบ HCCH แต่มีระบบรับรองของตนเองผ่านสำนักงานเศรษฐกิจและวัฒนธรรมไทเป เอกสารไทยจึงต้องผ่านนิติกรณ์กรมการกงสุลแล้วรับรองที่สำนักงานดังกล่าว คำแปลใช้ภาษาจีนตัวเต็ม

เวียดนามใช้ระบบ công chứng bản dịch คือรับรองคำแปลที่สำนักงานยุติธรรมประจำจังหวัด (Phòng Tư pháp) หรือสำนักงานโนตารี ผู้แปลต้องเป็นผู้ที่ขึ้นทะเบียนกับสำนักงานนั้น เอกสารไทยต้องผ่านนิติกรณ์และสถานทูตเวียดนามก่อน

ใช่ อินโดนีเซียมีระบบนักแปลสาบานตนที่สาบานตนต่อกระทรวงยุติธรรมและสิทธิมนุษยชน ตามระเบียบที่ออกในปี 2016 เป็นต้นมา คำแปลต้องมีตราและคำสาบานของนักแปล อินโดนีเซียเป็นภาคี Apostille ตั้งแต่ปี 2022

ทั้งสองประเทศใช้ภาษาอังกฤษเป็นภาษาราชการในงานเอกสาร จึงมักไม่ต้องแปลเป็นภาษามลายูหรือภาษาจีน สิ่งที่ต้องระวังคือขั้นตอนรับรอง สิงคโปร์เป็นภาคี Apostille ตั้งแต่ปี 2021 ส่วนมาเลเซียยังไม่เป็นภาคี จึงยังใช้เส้นทางนิติกรณ์และสถานทูต

ทำได้ และเป็นคู่ภาษาที่ใช้บ่อยในงานแรงงานและงานทะเบียนครอบครัวชายแดน ประเด็นที่ต้องระวังคือการถอดชื่อบุคคลและชื่อสถานที่ให้ตรงกับหนังสือเดินทางหรือบัตรประจำตัว เพราะระบบถอดอักษรไม่เป็นมาตรฐานเดียวกัน เราจะยึดเอกสารแสดงตนเป็นหลักและใส่หมายเหตุกำกับเมื่อพบความต่าง

อินเดียเป็นภาคี Apostille และออก Apostille โดยกระทรวงการต่างประเทศ (MEA) ผ่านศูนย์รับเรื่องที่กำหนด ภาษาอังกฤษใช้ได้ทั่วประเทศในงานราชการกลาง แต่บางรัฐอาจขอคำแปลเป็นภาษาประจำรัฐ เอกสารไทยที่ใช้ในอินเดียยังต้องผ่านนิติกรณ์และสถานทูตอินเดียจนกว่าไทยจะเข้าระบบ Apostille

UAE กำหนดให้คำแปลภาษาอาหรับทำโดยนักแปลที่ขึ้นทะเบียนกับกระทรวงยุติธรรมของ UAE คำแปลที่ทำนอกประเทศมักใช้เป็นเอกสารประกอบเท่านั้น เส้นทางปกติคือเอกสารไทยผ่านนิติกรณ์ รับรองที่สถานทูต UAE แล้วไปแปลและรับรองที่ UAE อีกครั้ง

แนวทางใกล้เคียงกัน คือคำแปลภาษาอาหรับต้องทำโดยสำนักงานแปลที่ได้รับอนุญาตในประเทศนั้น และเอกสารต้นทางต้องผ่านการรับรองของสถานทูตของประเทศนั้นในไทย ก่อนดำเนินการ ควรขอรายการเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรจากนายจ้างหรือหน่วยงานผู้รับ เพราะรายการเปลี่ยนบ่อย

อิสราเอลเป็นภาคี Apostille และในงานราชการมักขอคำแปลที่รับรองโดยโนตารีในอิสราเอล (notarized translation) ภาษาที่ใช้คือฮีบรู บางหน่วยงานรับอังกฤษได้ ควรยืนยันกับหน่วยงานผู้รับเป็นรายกรณี

ตุรกีใช้ yeminli tercüman คือนักแปลที่สาบานตนต่อโนตารี คำแปลจะได้รับการรับรองโดยโนตารีที่นักแปลผู้นั้นขึ้นทะเบียนไว้ ตุรกีเป็นภาคี Apostille และออก Apostille โดยผู้ว่าราชการจังหวัดหรือศาล

ไม่ต้อง สหรัฐไม่มีระบบนักแปลสาบานตนของรัฐบาลกลาง USCIS กำหนดเพียงว่าเอกสารภาษาต่างประเทศต้องมีคำแปลภาษาอังกฤษครบถ้วน พร้อมคำรับรองของผู้แปลว่าคำแปลถูกต้องครบถ้วนและผู้แปลมีความสามารถในทั้งสองภาษา ส่วนศาลหรือมหาวิทยาลัยบางแห่งอาจขอ notarization เพิ่ม

IRCC ระบุว่าหากผู้แปลไม่ใช่สมาชิกที่ได้รับ certification จากสมาคมนักแปลระดับมณฑลในแคนาดา คำแปลต้องมาพร้อม affidavit ที่ผู้แปลสาบานต่อ commissioner for oaths หรือโนตารี งานที่ส่งจากไทยจึงมักจับคู่คำแปลรับรองกับขั้นตอนโนตารีเสมอ

บราซิลใช้ tradutor público juramentado ที่ขึ้นทะเบียนกับ Junta Comercial ประจำรัฐ ส่วนอาร์เจนตินาใช้ traductor público ที่ขึ้นทะเบียนกับ CTPCBA หรือ colegio ประจำจังหวัด และคำแปลต้อง legalización โดย colegio ทั้งสองประเทศไม่รับคำแปลจากผู้แปลนอกทะเบียนในงานราชการ

ใช่ เม็กซิโกใช้ผู้แปลที่ขึ้นทะเบียนกับศาลสูงประจำรัฐ (perito traductor autorizado) รายชื่อประกาศเป็นรายรัฐ จึงต้องเลือกผู้แปลในรัฐที่จะยื่นเอกสาร เม็กซิโกเป็นภาคี Apostille

ออสเตรเลียใช้ NAATI เป็นมาตรฐาน หน่วยงานอย่าง Department of Home Affairs ขอคำแปลจากนักแปลที่ได้รับ certification จาก NAATI สำหรับงานที่แปลในออสเตรเลีย ส่วนงานที่แปลนอกประเทศต้องมีชื่อ ที่อยู่ และคุณสมบัติของผู้แปลกำกับ นิวซีแลนด์รับคำแปลจากผู้ให้บริการที่ระบุตัวตนได้ หรือจาก NZSTI

ต้องคงระบบเกรดและหน่วยกิตตามต้นฉบับ ห้ามแปลงเป็นระบบของประเทศปลายทางเอง เพราะหน่วยงานเทียบวุฒิเป็นผู้ทำหน้าที่นั้น ชื่อวิชาแปลตามที่สถาบันใช้ และเลขที่เอกสารกับวันที่สำเร็จการศึกษาต้องตรงกับต้นฉบับทุกตัวอักษร

ใช้ผู้แปลสายการเงินและคงรูปแบบตารางเดิม ตัวเลข สกุลเงิน และหน่วยต้องตรงต้นฉบับ ไม่แปลงค่าเงิน ชื่อบริษัทใช้ชื่อภาษาอังกฤษที่จดทะเบียนกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเป็นหลัก และคงเลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลักไว้ในคำแปลเสมอ

ต้องรักษาโครงสร้างข้อสัญญาและการอ้างอิงข้อย่อยให้ตรงกัน ศัพท์กฎหมายต้องเลือกตามระบบกฎหมายปลายทาง เช่น common law กับ civil law ใช้คำต่างกัน หากสัญญาระบุภาษาที่มีผลบังคับ (governing language) ไว้ คำแปลจะทำหน้าที่เป็นเอกสารอ้างอิง ไม่ใช่ฉบับที่มีผลผูกพัน

ได้ ทั้งใบรับรองแพทย์ ประวัติการรักษา ผลแล็บ และใบสั่งยา จุดที่ต้องแม่นคือชื่อยาสามัญ ขนาดยา และรหัสโรคตาม ICD ซึ่งต้องคงไว้ตรงตามต้นฉบับ งานลักษณะนี้จัดให้ผู้แปลสายการแพทย์และตรวจซ้ำโดยผู้ตรวจคนที่สองก่อนออกคำรับรอง

ใช้คลังคำศัพท์เฉพาะโครงการและรักษาความสม่ำเสมอของศัพท์ทั้งฉบับ ข้อถือสิทธิ์ (claims) ต้องแปลแบบตรงตัวเชิงโครงสร้าง เพราะการเปลี่ยนคำเชื่อมเพียงคำเดียวอาจเปลี่ยนขอบเขตการคุ้มครอง หากเป็นงานยื่นสำนักงานสิทธิบัตร ควรแจ้งกำหนดวันยื่นล่วงหน้า

จุดพลาดที่พบมากคือ วันเดือนปีแบบพุทธศักราชที่ไม่ถูกแปลงเป็นคริสต์ศักราช ชื่อเขตหรืออำเภอที่ถอดอักษรไม่ตรงกับที่กรมการปกครองใช้ และเลขประจำตัวประชาชนที่พิมพ์ตกหล่น เราตรวจสามรายการนี้เป็นขั้นตอนแยกก่อนออกงานทุกครั้ง

คำแปลใบขับขี่ไม่ใช่ใบอนุญาตขับขี่สากล หลายประเทศต้องการใบอนุญาตขับขี่ระหว่างประเทศตามอนุสัญญาเจนีวา 1949 หรือเวียนนา 1968 ซึ่งออกโดยกรมการขนส่งทางบก คำแปลใช้เป็นเอกสารประกอบได้ในบางประเทศเท่านั้น ควรตรวจกฎของประเทศปลายทางก่อนเดินทาง

รับไฟล์และประเมินขอบเขต จัดผู้แปลตามสาขา แปล ตรวจทานโดยผู้ตรวจคนที่สอง ตรวจตัวเลข วันที่ และการสะกดชื่อเทียบพาสปอร์ต จัดหน้าให้ตรงต้นฉบับ ออกหนังสือรับรองความถูกต้องพร้อมตรา แล้วส่งมอบไฟล์และฉบับจริง หากมีขั้นตอนกงสุลหรือสถานทูตจะต่อเนื่องจากจุดนี้

งานที่ออกคำรับรองอยู่ภายใต้ความรับผิดชอบของมนุษย์เสมอ หากมีการใช้ร่างจากเครื่องช่วย จะผ่านการ post-editing โดยมนุษย์เต็มรูปแบบตามแนวทาง ISO 18587 และผู้ตรวจเป็นผู้ลงนามรับรอง เอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลหรือความลับทางธุรกิจจะไม่ถูกส่งผ่านเครื่องมือ AI สาธารณะ

เรารับประกันความถูกต้องของคำแปลและความครบถ้วนของรูปแบบการรับรองตามที่หน่วยงานประกาศไว้ แต่การตัดสินรับหรือไม่รับเป็นดุลพินิจของหน่วยงานนั้น หากถูกตีกลับด้วยเหตุที่เกิดจากงานแปลของเรา เราแก้ไขและออกฉบับใหม่ให้โดยไม่คิดค่าบริการเพิ่ม

ขึ้นกับคู่ภาษาและปริมาณ ภาษาที่มีผู้แปลจำนวนมาก เช่น อังกฤษ จีน ญี่ปุ่น จัดคิวเร่งได้ง่ายกว่าภาษาที่มีผู้แปลน้อย เช่น โปแลนด์ เช็ก ฮีบรู ส่วนขั้นตอนของกรมการกงสุลและสถานทูตมีรอบเวลาของตัวเองที่เร่งไม่ได้ เราจะแจ้งกำหนดจริงเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มงาน

งานแปลใช้ไฟล์สแกนที่คมชัดได้ แต่ขั้นตอนนิติกรณ์ของกรมการกงสุลและการรับรองของสถานทูตส่วนใหญ่ต้องใช้ต้นฉบับหรือสำเนาที่หน่วยงานผู้ออกรับรอง เราจะระบุชัดตั้งแต่ต้นว่ากรณีของท่านต้องส่งตัวจริงหรือไม่ เพื่อไม่ให้เสียเวลารอบส่งเอกสาร

ตัวคำแปลไม่มีวันหมดอายุ แต่หน่วยงานปลายทางมักกำหนดอายุของเอกสารต้นฉบับ เช่น ทะเบียนราษฎรหรือหนังสือรับรองบริษัทที่ออกไม่เกิน 3 หรือ 6 เดือน เมื่อต้นฉบับหมดอายุตามเกณฑ์นั้น ต้องขอฉบับใหม่และแปลใหม่ตาม

ได้ หากพบว่าคำแปลคลาดเคลื่อนจากต้นฉบับ เราแก้ไขและออกฉบับแทนพร้อมคำรับรองใหม่ แต่หากเอกสารผ่านนิติกรณ์หรือสถานทูตไปแล้ว ต้องเริ่มขั้นตอนรับรองใหม่ทั้งชุด จึงควรตรวจร่างคำแปลโดยเฉพาะการสะกดชื่อให้เรียบร้อยก่อนเข้าสู่ขั้นตอนรับรอง

เข้าถึงเฉพาะผู้แปลและผู้ตรวจที่รับผิดชอบงานนั้น จัดเก็บบนระบบที่ควบคุมสิทธิ์ ไม่เปิดเผยต่อบุคคลที่สามโดยไม่ได้รับความยินยอม และลบตามกำหนดเวลาที่แจ้งไว้ แนวปฏิบัตินี้อิงหลักการเก็บเท่าที่จำเป็นและกำหนดระยะเวลาเก็บของพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 และรับลงนาม NDA ของลูกค้าได้

อนุสัญญา Apostille จะมีผลกับประเทศไทย ทำให้เอกสารที่ส่งไปประเทศภาคีไม่ต้องผ่านการรับรองของสถานทูตอีกชั้น เหลือเพียงการรับรองของหน่วยงานที่กำหนดในไทย แต่ข้อกำหนดเรื่องภาษาและผู้แปลของแต่ละประเทศยังคงเดิม เช่น เยอรมนีก็ยังต้องใช้นักแปลที่ศาลแต่งตั้งอยู่ดี

ส่งไฟล์สแกนครบทุกหน้า ระบุภาษาปลายทาง ประเทศและหน่วยงานที่จะยื่น และวันที่ต้องใช้ ทางโทรศัพท์ LINE หรืออีเมล เจ้าหน้าที่จะยืนยันขอบเขตงาน กำหนดส่ง และค่าบริการเป็นลายลักษณ์อักษร เราไม่ประกาศราคาตายตัวเพราะคู่ภาษา สาขาเนื้อหา และกำหนดเวลาทำให้ตัวเลขจริงต่างกันมาก

สี่อย่างช่วยให้ประเมินได้เร็วที่สุด คือ ไฟล์สแกนของเอกสาร ประเทศและหน่วยงานปลายทาง ภาษาที่ต้องการ และวันที่ต้องยื่น หากมีหนังสือแจ้งข้อกำหนดจากหน่วยงานหรือมหาวิทยาลัย แนบมาด้วยจะช่วยให้เรากำหนดระดับการรับรองได้แม่นยำโดยไม่ต้องเผื่อขั้นตอนเกินจำเป็น

หน่วยงานเยอรมันโดยทั่วไปกำหนดให้คำแปลทำโดยนักแปลที่ศาลรัฐ (Landgericht) แต่งตั้งไว้ ซึ่งเรียกว่า beeidigter หรือ ermächtigter Übersetzer และตรวจสอบรายชื่อได้จากฐานข้อมูลกลาง justiz-dolmetscher.de คำแปลที่ทำในไทยจึงมักถูกใช้เป็นเอกสารประกอบเท่านั้น เส้นทางที่ผ่านจริงบ่อยที่สุดคือทำต้นฉบับไทยให้สมบูรณ์ ผ่านนิติกรณ์กรมการกงสุลในคู่ไทย-อังกฤษ แล้วให้ผู้แปลที่ศาลเยอรมันแต่งตั้งแปลเป็นเยอรมันอีกชั้น อีกทางเลือกคือให้สถานเอกอัครราชทูตเยอรมนีประจำประเทศไทยรับรองคำแปลตามแนวปฏิบัติที่สถานทูตประกาศ ก่อนเริ่มงานเราจะถามชื่อหน่วยงานผู้รับที่แน่นอนเสมอ เพราะสำนักทะเบียนแต่ละเมืองตีความไม่เท่ากัน สอบถามรายละเอียดได้ทางโทรศัพท์ LINE หรืออีเมล

สำหรับเอกสารที่ยื่นต่อหน่วยงานราชการฝรั่งเศส เช่น préfecture สำนักทะเบียน หรือศาล คำตอบโดยทั่วไปคือใช่ ต้องเป็นผู้แปลที่ขึ้นทะเบียนกับ Cour d'appel และตรวจรายชื่อได้จากบัญชีผู้เชี่ยวชาญของศาลอุทธรณ์แต่ละเขต ส่วนงานที่ไม่ใช่ราชการ เช่น การสมัครงานเอกชนหรือใช้ภายในองค์กร คำแปลรับรองโดยผู้แปลอาชีพมักเพียงพอ เราจะช่วยแยกให้ชัดว่าเอกสารชุดใดต้องเดินเส้นทางสาบานตนและชุดใดไม่ต้อง เพื่อไม่ให้เสียเวลาและค่าใช้จ่ายเกินจำเป็น เมื่ออนุสัญญาอะโพสทิลมีผลกับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ขั้นตอนรับรองต้นฉบับจะสั้นลง แต่ข้อกำหนดเรื่องตัวผู้แปลยังเป็นไปตามที่ฝรั่งเศสกำหนดเช่นเดิม

สเปนใช้ระบบ Traductor-Intérprete Jurado ที่กระทรวงการต่างประเทศ (MAEC) แต่งตั้ง คำแปลต้องมีตราและลายมือชื่อของผู้แปลจูราโดพร้อมสูตรรับรองตามแบบที่กระทรวงกำหนด ส่วนอิตาลีไม่ได้ใช้ทะเบียนผู้แปลกลางแบบสเปน แต่ใช้กระบวนการ asseverazione คือผู้แปลไปสาบานตนรับรองคำแปลต่อเจ้าหน้าที่ศาล (Tribunale) หรือ Giudice di Pace แล้วติดอากรแสตมป์ตามที่กฎหมายกำหนด ทั้งสองประเทศจึงต้องดำเนินการที่ปลายทางเป็นหลัก งานที่เราทำในไทยคือจัดต้นฉบับ นิติกรณ์ และคำแปลอังกฤษที่สะอาดพอให้ผู้แปลปลายทางทำงานต่อได้เร็ว ลดรอบแก้และลดโอกาสถูกตีกลับ

โดยทั่วไปใช่ หน่วยงานจีนจำนวนมากกำหนดให้คำแปลมีตราแปลเฉพาะกิจของบริษัทที่จดทะเบียนในจีน หรือที่เรียกว่า 翻译专用章 พร้อมสำเนาใบอนุญาตประกอบธุรกิจของบริษัทแปลแนบท้าย ส่วนตัวเอกสารต้นฉบับจากไทยยังต้องผ่านนิติกรณ์กรมการกงสุลและการรับรองของสถานเอกอัครราชทูตจีนตามเส้นทางเดิมจนกว่าอนุสัญญาอะโพสทิลจะมีผลกับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 หลังจากนั้นเอกสารสาธารณะของไทยที่มีอะโพสทิลจะใช้ในจีนได้โดยไม่ต้องผ่านสถานทูต แต่ข้อกำหนดเรื่องตราคำแปลของฝั่งจีนยังคงอยู่ ควรถามหน่วยงานผู้รับให้ชัดว่ารับตราของบริษัทแปลรายใดบ้าง

ทั้งสองประเทศไม่มีทะเบียนนักแปลสาบานตนของรัฐแบบยุโรป ญี่ปุ่นมักรับคำแปลที่มีคำรับรองของผู้แปลหรือบริษัทแปลพร้อมข้อมูลติดต่อ และสำหรับงานที่ต้องน้ำหนักสูง เช่น จดทะเบียนสมรส ทะเบียนครอบครัว หรือคดีความ จะให้รับรองลายมือชื่อที่สำนักงานโนตารี (公証役場) หรือผ่านสถานทูต ส่วนเกาหลีใต้ใช้คำรับรองผู้แปลร่วมกับการรับรองแบบ 공증 ตามที่หน่วยงานผู้รับกำหนด ทั้งสองกรณีสิ่งที่ตัดสินคือ ข้อกำหนดของหน่วยงานที่รับเอกสาร ไม่ใช่ธรรมเนียมทั่วไป เราจึงขอชื่อหน่วยงานและแบบฟอร์มที่ใช้ก่อนเสมอ

กลุ่มประเทศอาหรับส่วนใหญ่กำหนดว่าคำแปลภาษาอาหรับต้องทำโดยผู้แปลที่ขึ้นทะเบียนกับกระทรวงยุติธรรมของประเทศปลายทาง คำแปลอาหรับที่ทำในไทยจึงมักใช้ไม่ได้โดยตรง เส้นทางมาตรฐานคือ ต้นฉบับไทย ผ่านนิติกรณ์กรมการกงสุล คู่ไทย-อังกฤษ แล้วผ่านการรับรองของสถานเอกอัครราชทูตประเทศปลายทางในไทย จากนั้นเมื่อเอกสารถึงปลายทางจึงให้ผู้แปลที่กระทรวงยุติธรรมรับรองแปลเป็นอาหรับ และในบางกรณีต้องให้กระทรวงการต่างประเทศของประเทศนั้นรับรองซ้ำอีกชั้น กลุ่มประเทศเหล่านี้ส่วนใหญ่ยังไม่ใช้อะโพสทิลกับไทย จึงต้องเผื่อเวลามากกว่ากลุ่มยุโรป

รัสเซียและหลายประเทศในกลุ่ม CIS ใช้ระบบคำแปลที่รับรองโดยโนตารีของประเทศตนเอง โดยโนตารีจะรับรองลายมือชื่อของผู้แปลที่มีคุณวุฒิภาษาที่โนตารีตรวจสอบได้ ไม่ได้รับรองเนื้อหาคำแปล ดังนั้นคำแปลรัสเซียที่ทำในไทยมักต้องทำซ้ำที่ปลายทาง สิ่งที่ช่วยได้มากคือทำคำแปลอังกฤษที่ถูกต้องและผ่านนิติกรณ์ให้เรียบร้อยก่อน เพราะลดข้อโต้แย้งเรื่องการถอดชื่อและวันที่ ควรตรวจการถอดอักษรชื่อเป็นอักษรซีริลลิกให้ตรงกับที่เคยใช้ในเอกสารรัสเซียฉบับก่อนหน้า มิฉะนั้นระบบทะเบียนจะถือว่าเป็นคนละบุคคล

สวีเดนใช้ผู้แปลที่ได้รับอนุญาตจาก Kammarkollegiet ที่เรียกว่า auktoriserad translator นอร์เวย์ใช้ statsautorisert translatør ที่ผ่านการสอบของ NHH เดนมาร์กยกเลิกระบบ translatør ที่รัฐแต่งตั้งตั้งแต่ปี 2016 และปัจจุบันใช้คำรับรองของผู้แปลอาชีพประกอบการรับรองเพิ่มเติมตามที่หน่วยงานกำหนด ส่วนฟินแลนด์ใช้ผู้แปลที่ได้รับอนุญาต auktorisoitu kääntäjä ภายใต้คณะกรรมการของ Opetushallitus ความต่างนี้ทำให้เอกสารชุดเดียวกันอาจต้องใช้เส้นทางต่างกันในแต่ละประเทศ จึงควรระบุประเทศและหน่วยงานผู้รับให้ชัดตั้งแต่วันแรก

เวียดนามใช้การรับรองคำแปลโดยสำนักงานยุติธรรมหรือสำนักงานโนตารี ที่เรียกว่า công chứng bản dịch โดยผู้แปลต้องขึ้นทะเบียนกับหน่วยงานนั้น อินโดนีเซียใช้ penerjemah tersumpah ที่สาบานตนต่อหน่วยงานของรัฐ มาเลเซียนิยมใช้คำแปลที่รับรองโดยสถาบันแปลแห่งชาติหรือโนตารีและมี Commissioner for Oaths รับรองคำสาบาน ส่วนฟิลิปปินส์ใช้คำแปลพร้อม affidavit ของผู้แปลรับรองต่อโนตารี ทั้งสี่ประเทศเข้าเป็นภาคีอนุสัญญาอะโพสทิลแล้ว ดังนั้นเมื่ออนุสัญญามีผลกับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 การรับรองต้นฉบับระหว่างกันจะสั้นลงอย่างมีนัยสำคัญ

บราซิลใช้ tradutor público juramentado ที่ขึ้นทะเบียนกับ Junta Comercial ของแต่ละรัฐ และคำแปลต้องเป็นภาษาโปรตุเกสแบบบราซิล อาร์เจนตินาใช้ traductor público ที่ขึ้นทะเบียนกับ Colegio de Traductores Públicos พร้อม legalización ของสภาวิชาชีพ เม็กซิโกใช้ perito traductor ที่ศาลของรัฐหรือสภาตุลาการรับรอง ทั้งสามประเทศเป็นภาคีอะโพสทิล จึงรับเอกสารไทยที่มีอะโพสทิลได้เมื่ออนุสัญญามีผลกับไทย แต่คำแปลยังต้องทำโดยผู้แปลที่ระบบของเขายอมรับเสมอ ควรขอชื่อผู้แปลที่หน่วยงานผู้รับเคยยอมรับมาก่อนเพื่อความปลอดภัย

หลักปฏิบัติคือแปลเฉพาะหน้าที่มีข้อมูลเกี่ยวข้องกับผู้ยื่นและหน้าที่แสดงเลขที่เอกสารกับตราของสำนักทะเบียน ไม่จำเป็นต้องแปลหน้าว่างทุกหน้า แต่ต้องไม่ตัดหน้าที่แสดงการย้ายเข้าย้ายออกซึ่งหน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองใช้ตรวจความต่อเนื่องของถิ่นที่อยู่ สำหรับบัตรประชาชนให้แปลทั้งด้านหน้าและด้านหลังรวมข้อมูลผู้ออกบัตรและวันหมดอายุ หากปลายทางขอฉบับคัดรับรองจากสำนักทะเบียน ต้องขอคัดใหม่ก่อนแปล เพราะสำเนาที่ถ่ายเองมักไม่ผ่านชั้นนิติกรณ์

จุดที่พบบ่อยที่สุดสามข้อคือ หนึ่ง ระบบเกรดไม่ถูกอธิบาย คำแปลควรคงสัญลักษณ์เดิมและใส่คำอธิบายเกณฑ์ตามที่ปรากฏบนเอกสารโดยไม่แปลงเป็นระบบของประเทศปลายทางเอง สอง ชื่อหลักสูตรถูกแปลอิสระจนไม่ตรงกับชื่อที่มหาวิทยาลัยใช้ในเอกสารภาษาอังกฤษของตน ควรยึดชื่อทางการของสถาบันเป็นหลัก สาม จำนวนหน้าไม่ครบเพราะทรานสคริปต์พิมพ์สองด้าน นอกจากนี้บางประเทศต้องการให้สถาบันส่งเอกสารตรงถึงหน่วยงานผู้รับ ซึ่งเป็นคนละเรื่องกับคำแปลและต้องดำเนินการคู่ขนาน

ต้องคงศัพท์วินิจฉัยตามต้นฉบับและใส่รหัสมาตรฐานหากปรากฏ เช่น รหัสตามบัญชีจำแนกโรคสากล พร้อมคงหน่วยของค่าผลตรวจตามที่ห้องปฏิบัติการรายงานโดยไม่แปลงหน่วยเอง เพราะการแปลงหน่วยถือเป็นการตีความทางการแพทย์ซึ่งอยู่นอกขอบเขตของผู้แปล ควรแปลลายมือชื่อและเลขใบอนุญาตประกอบวิชาชีพของแพทย์ให้ครบ และหากลายมือเขียนอ่านไม่ออกจะระบุว่า [อ่านไม่ออก] แทนการเดา เอกสารการแพทย์เป็นข้อมูลอ่อนไหวตาม พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 เราจึงจำกัดผู้เข้าถึงและลบไฟล์ตามรอบที่ตกลงกับลูกค้า

สามเรื่องหลักคือ หนึ่ง ชื่อนิติบุคคลภาษาอังกฤษต้องใช้ชื่อที่จดทะเบียนไว้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ไม่ใช่ชื่อที่แปลขึ้นใหม่ สอง วัตถุประสงค์ของบริษัทที่มีหลายสิบข้อควรแปลครบทุกข้อหากปลายทางขอฉบับเต็ม เพราะการตัดทอนทำให้เอกสารไม่ตรงกับต้นฉบับ สาม งบการเงินต้องคงรูปแบบตารางและตัวเลขให้ตรงบรรทัดต่อบรรทัด รวมทั้งหมายเหตุประกอบงบ หากมีความเห็นของผู้สอบบัญชีต้องแปลทั้งฉบับรวมวรรคข้อสังเกต เพราะธนาคารและหน่วยงานกำกับที่ปลายทางอ่านวรรคนั้นเป็นหลัก

แปลได้และทำบ่อย โดยต้องคงเลขโฉนด เลขที่ดิน หน้าสำรวจ ระวาง ตำบล อำเภอ จังหวัด และเนื้อที่ตามหน่วย ไร่ งาน ตารางวา ตามต้นฉบับ พร้อมใส่ค่าเทียบเป็นตารางเมตรในวงเล็บเพื่อให้ผู้อ่านต่างชาติเข้าใจ สารบัญจดทะเบียนด้านหลังโฉนดคือส่วนที่ธนาคารและทนายต่างประเทศต้องการมากที่สุด จึงต้องถ่ายและแปลให้ครบทุกรายการรวมภาระผูกพัน หากเอกสารจะใช้ประกอบการโอนหรือกู้ยืมที่ต่างประเทศ ควรวางแผนชั้นรับรองควบคู่ไปด้วยตั้งแต่ต้น

คำแปลรับรองช่วยให้เจ้าหน้าที่อ่านเอกสารได้ แต่การยอมรับเพื่อขับขี่หรือเปลี่ยนใบอนุญาตขึ้นกับกฎหมายของประเทศนั้นและความตกลงระหว่างประเทศ บางประเทศรับใบขับขี่สากลตามอนุสัญญาว่าด้วยการจราจรทางถนนโดยไม่ต้องใช้คำแปล บางประเทศรับคำแปลรับรองประกอบใบขับขี่ไทย และบางประเทศบังคับสอบใหม่ทั้งหมด สำหรับเล่มทะเบียนรถที่จะส่งออกหรือนำเข้า ต้องแปลหน้ารายการจดทะเบียนและหน้าภาระผูกพันให้ครบ เพราะศุลกากรปลายทางตรวจเลขตัวถังและเลขเครื่องยนต์เทียบกับตัวรถจริง

หลักเดียวที่ปลอดภัยคือยึดการสะกดอักษรโรมันในหนังสือเดินทางเป็นตัวตั้ง แล้วถอดต่อไปยังระบบเขียนปลายทางอย่างสม่ำเสมอทุกเอกสารในชุดเดียวกัน สำหรับญี่ปุ่นมักถอดเป็นคาตากานะ สำหรับจีนใช้การถอดเสียงเป็นอักษรจีนที่หน่วยงานเคยใช้หรือใช้อักษรโรมันควบคู่ สำหรับอาหรับใช้การถอดเสียงและใส่ชื่ออักษรโรมันในวงเล็บ สิ่งสำคัญคือถ้าเคยมีเอกสารเก่าที่ปลายทางเคยรับไว้แล้ว ต้องใช้รูปเดิมเสมอแม้จะดูไม่ตรงหลักการ เพราะระบบทะเบียนเทียบตัวอักษรแบบตรงตัว

คำแปลจะคงวันที่ตามต้นฉบับพร้อมระบุปีคริสต์ศักราชในวงเล็บ เช่น 5 มีนาคม 2565 (2022) เพื่อไม่ให้เกิดข้อกล่าวหาว่าดัดแปลงเอกสารและในขณะเดียวกันผู้อ่านต่างชาติก็ตีความถูก สำหรับปลายทางที่ใช้ปฏิทินฮิจเราะห์หรือปฏิทินอื่น เราจะไม่แปลงปีให้เองแต่ระบุคริสต์ศักราชเป็นตัวกลาง และปล่อยให้หน่วยงานปลายทางแปลงตามระบบของเขา นอกจากนี้ต้องระวังรูปแบบวันที่แบบวัน-เดือน-ปี กับ เดือน-วัน-ปี ซึ่งทำให้วันที่ 3 ธันวาคม กลายเป็น 12 มีนาคมได้ จึงนิยมเขียนชื่อเดือนเป็นตัวอักษรเสมอ

ไม่แปลง คำแปลรับรองต้องสะท้อนตัวเลขและหน่วยตามต้นฉบับอย่างตรงตัว การแปลงสกุลเงินเป็นการตีความที่ขึ้นกับอัตราแลกเปลี่ยน ณ เวลาใดเวลาหนึ่งและทำให้เอกสารไม่ตรงต้นฉบับทันที หากปลายทางต้องการมูลค่าเทียบ ให้ใช้เอกสารแยกต่างหาก เช่น หนังสือรับรองอัตราแลกเปลี่ยนจากธนาคาร เช่นเดียวกับหน่วยพื้นที่หรือน้ำหนัก เราจะคงหน่วยเดิมและอาจใส่ค่าเทียบในวงเล็บเหลี่ยมพร้อมกำกับว่าเป็นหมายเหตุผู้แปล ซึ่งเป็นวิธีที่หน่วยงานส่วนใหญ่ยอมรับ

ขึ้นกับว่าภาษาที่มีอยู่ตรงกับที่ปลายทางกำหนดหรือไม่ และคำแปลนั้นเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารที่หน่วยงานออกให้หรือเป็นการแปลแนบภายหลัง หากหน่วยงานผู้ออกพิมพ์สองภาษาในฉบับเดียวและประทับตราร่วม โดยทั่วไปใช้ได้เลย แต่หากคำแปลอังกฤษถูกแนบมาโดยบุคคลอื่นและไม่มีตราของผู้ออกเอกสาร ปลายทางมักขอคำแปลรับรองใหม่ ในทางปฏิบัติเราแนะนำให้ส่งภาพเอกสารมาให้ดูก่อน จะได้ตอบได้ทันทีว่าต้องแปลซ้ำหรือไม่ โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเกินจำเป็น

การพิมพ์ออกกระดาษทำให้ลายเซ็นดิจิทัลตรวจสอบไม่ได้ ทางที่ถูกต้องคือเก็บไฟล์ต้นฉบับที่มีลายเซ็นดิจิทัลไว้และส่งคู่กับคำแปล พร้อมให้คำแปลอ้างอิงเลขอ้างอิงหรือรหัสตรวจสอบที่ปรากฏบนเอกสาร เพื่อให้เจ้าหน้าที่ปลายทางตรวจย้อนกลับได้ที่ระบบของหน่วยงานผู้ออก หากปลายทางบังคับกระดาษ ควรขอฉบับพิมพ์ที่มีตราและลายมือชื่อจริงจากหน่วยงานผู้ออกแทน เพราะการพิมพ์ไฟล์เองมักไม่ผ่านชั้นรับรอง

ISO 17100:2015 เป็นมาตรฐานสากลว่าด้วยกระบวนการบริการแปล กำหนดคุณสมบัติผู้แปล ผู้ตรวจทานที่ต้องเป็นคนละคนกับผู้แปล และการจัดการโครงการอย่างเป็นระบบ ส่วน ISO 18587:2017 ว่าด้วยการตรวจแก้งานที่แปลด้วยเครื่องโดยมนุษย์อย่างเต็มรูปแบบ เรานำหลักของทั้งสองมาตรฐานมาใช้เป็นกรอบทำงานภายใน คือแยกผู้แปลกับผู้ตรวจทาน มีการตรวจตัวเลขและชื่อเฉพาะเป็นขั้นตอนแยก และมีการทวนกับต้นฉบับก่อนออกใบรับรอง มาตรฐานเหล่านี้ไม่ใช่ข้อบังคับตามกฎหมายไทย แต่เป็นเครื่องมือควบคุมคุณภาพที่ลดอัตราการถูกตีกลับได้จริง

เราจัดทำคลังคำศัพท์เฉพาะโครงการหรือ term base ก่อนเริ่มแปลจริง โดยดึงชื่อบุคคล ชื่อนิติบุคคล ชื่อตำแหน่ง ชื่อหน่วยงาน และศัพท์เทคนิคออกมาให้ลูกค้ายืนยันหนึ่งรอบ จากนั้นผู้แปลทุกภาษาใช้คลังเดียวกัน ผลคือชื่อเดียวจะสะกดเหมือนกันในทุกฉบับทุกภาษา ซึ่งเป็นจุดที่เจ้าหน้าที่ตรวจเอกสารจับผิดบ่อยที่สุดเมื่อเอกสารมาจากหลายผู้แปล นอกจากนี้ยังมีผู้ประสานงานคนเดียวดูแลทั้งโครงการเพื่อไม่ให้ข้อมูลตกหล่นระหว่างภาษา

งานเอกสารรับรองเป็นงานที่มนุษย์ต้องรับผิดชอบต่อความถูกต้องตามลายมือชื่อในใบรับรอง เราจึงไม่ปล่อยผลลัพธ์จากเครื่องออกไปโดยไม่ผ่านการตรวจแก้เต็มรูปแบบโดยผู้แปลที่มีคุณวุฒิ ในทางปฏิบัติเทคโนโลยีถูกใช้เป็นเครื่องมือช่วย เช่น หน่วยความจำการแปลและการตรวจความสอดคล้องของตัวเลข ซึ่งช่วยลดความผิดพลาดมากกว่าจะเพิ่ม สิ่งที่เราไม่ทำคือส่งข้อมูลส่วนบุคคลที่อ่อนไหวเข้าเครื่องมือสาธารณะที่ไม่มีข้อตกลงคุ้มครองข้อมูล เพราะขัดกับหลักของ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562

ขอให้ส่งหลักฐานการตีกลับมาให้ครบ ทั้งข้อความหรือหนังสือแจ้ง ชื่อหน่วยงาน และวันที่ เพราะเหตุผลที่แท้จริงมักไม่ใช่คุณภาพคำแปล แต่เป็นเรื่องชั้นรับรองไม่ครบ ต้นฉบับเก่าเกินกำหนด หรือรูปแบบที่หน่วยงานเปลี่ยนใหม่ เมื่อทราบเหตุผลชัดเจน หากเป็นความผิดพลาดจากงานแปลของเรา เราแก้ไขและออกฉบับใหม่ให้โดยไม่คิดค่าแปลซ้ำ หากเป็นการเปลี่ยนข้อกำหนดของหน่วยงานหรือการเพิ่มเอกสารใหม่ เราจะแจ้งขอบเขตงานส่วนเพิ่มให้ทราบก่อนดำเนินการเสมอ

ทำได้ในหลายคู่ภาษาเมื่อจำนวนหน้าไม่มากและต้นฉบับชัดเจน โดยงานเร่งจะจัดทีมคู่ขนานและยังคงขั้นตอนตรวจทานไว้ครบ ส่วนที่เร่งไม่ได้คือชั้นรับรองของหน่วยงานรัฐหรือสถานทูตซึ่งมีรอบเวลาของตนเอง จึงต้องวางแผนย้อนกลับจากวันนัดยื่นเสมอ สำหรับภาษาที่มีผู้แปลน้อย เช่น ภาษายุโรปตะวันออกบางภาษาหรือภาษาแอฟริกา ควรเผื่อเวลามากกว่าปกติ แจ้งกำหนดวันยื่นจริงมาทางโทรศัพท์ LINE หรืออีเมล แล้วเราจะบอกได้ทันทีว่าทันหรือไม่

เราปฏิบัติตาม พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 โดยจำกัดการเข้าถึงเฉพาะผู้แปลและผู้ตรวจทานที่รับงานนั้น มีข้อตกลงรักษาความลับกับผู้แปลทุกคน ส่งไฟล์ผ่านช่องทางที่ควบคุมได้และหลีกเลี่ยงการส่งต่อในกลุ่มสนทนา สำหรับงานองค์กรสามารถลงนามข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูลเพิ่มเติมได้ และกำหนดรอบการลบไฟล์หลังส่งมอบตามที่ตกลง ทั้งนี้เอกสารบางประเภทเราจำเป็นต้องเก็บสำเนาไว้ระยะหนึ่งเพื่อรองรับการตรวจสอบย้อนกลับของหน่วยงานผู้รับ ซึ่งจะแจ้งให้ทราบก่อนเสมอ

ทำได้ครบทุกขั้นตอนโดยไม่ต้องเดินทาง ส่งภาพถ่ายหรือไฟล์สแกนที่คมชัดครบทุกหน้ามาทางLINEหรืออีเมล เราประเมินขอบเขตและกำหนดส่งกลับให้เป็นลายลักษณ์อักษร เมื่อยืนยันแล้วจึงเริ่มงาน สำหรับขั้นตอนที่ต้องใช้ตัวเอกสารจริง เช่น การยื่นนิติกรณ์ ท่านสามารถส่งเอกสารทางไปรษณีย์ลงทะเบียนหรือขนส่งเอกชนมาที่สำนักงาน และเราจัดส่งฉบับสมบูรณ์กลับตามที่อยู่ที่ระบุ ทั้งในประเทศและต่างประเทศ พร้อมส่งไฟล์สแกนล่วงหน้าเพื่อให้ตรวจสอบก่อนของถึง

โดยหลักต้องแปลหน้ารายการที่อยู่ของบ้านและหน้ารายการบุคคลของผู้ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ยื่น รวมถึงหน้าที่มีการแก้ไขรายการ ย้ายเข้า ย้ายออก และตราของนายทะเบียน หน่วยงานปลายทางหลายแห่งต้องการเห็นความต่อเนื่องของที่อยู่ ไม่ใช่แค่ชื่อผู้ยื่น การแปลเฉพาะหน้าชื่อจึงเป็นสาเหตุการตีกลับที่พบบ่อย แนวปฏิบัติของเราคือขอสำเนาครบทุกหน้าที่มีข้อความ แล้วให้ท่านยืนยันกับหน่วยงานผู้รับว่าต้องการช่วงใด หากขอมาเฉพาะบางหน้า เราจะระบุในคำรับรองว่าเป็นคำแปลบางส่วนพร้อมเลขหน้าอ้างอิง เพื่อไม่ให้ถูกมองว่าปกปิดข้อมูล

แปลได้ แต่ควรขอคัดสำเนาฉบับใหม่จากสำนักทะเบียนที่ออกเอกสารก่อนเสมอ เพราะฉบับคัดใหม่จะพิมพ์ชัด มีตราและลายมือชื่อนายทะเบียนที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ ซึ่งเป็นเงื่อนไขที่กรมการกงสุลและสถานทูตหลายแห่งใช้พิจารณา หากจำเป็นต้องใช้ฉบับเดิมจริง เราจะถอดความเท่าที่อ่านได้และใส่หมายเหตุผู้แปลกำกับส่วนที่เลือน เช่น [อ่านไม่ออก] โดยไม่คาดเดาตัวเลขหรือชื่อ เพราะการเดาข้อมูลถือเป็นความผิดพลาดร้ายแรงของงานแปลรับรองและทำให้เอกสารทั้งชุดเสียความน่าเชื่อถือ

ขึ้นกับหน่วยงานปลายทาง คร.3 คือใบสำคัญที่คู่สมรสถือไว้ ส่วน คร.2 คือทะเบียนที่บันทึกรายละเอียดครบกว่า เช่น ข้อมูลพยานและเงื่อนไขที่บันทึกไว้ หน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองและสำนักทะเบียนในยุโรปหลายแห่งขอ คร.2 ด้วยเพราะต้องการรายละเอียดภูมิลำเนาและสถานภาพก่อนสมรส แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือคัดทั้งสองฉบับให้ใหม่ในคราวเดียว แล้วแปลทั้งคู่ เพราะค่าเสียเวลาในการคัดรอบสองและส่งนิติกรณ์ใหม่มักสูงกว่าการทำให้ครบตั้งแต่แรก

ตัวเอกสารไม่มีวันหมดอายุในตัวเอง แต่หน่วยงานปลายทางเกือบทุกแห่งกำหนดอายุการยอมรับเอง ที่พบบ่อยคือ 3 หรือ 6 เดือนนับจากวันออก และบางประเทศนับจากวันที่รับรองนิติกรณ์ ไม่ใช่วันออกเอกสาร จึงควรวางลำดับงานให้คัดเอกสาร แปล และรับรองต่อเนื่องกัน ไม่ควรคัดเก็บไว้ล่วงหน้าหลายเดือน ก่อนเริ่มงานเราจะถามวันนัดจดทะเบียนหรือวันยื่นจริง เพื่อคำนวณย้อนกลับว่าควรคัดเอกสารวันใดจึงจะยังอยู่ในกรอบเวลาที่ปลายทางยอมรับ

สำคัญมาก เพราะเป็นสะพานเชื่อมชื่อเก่าในสูติบัตรหรือวุฒิการศึกษากับชื่อปัจจุบันในหนังสือเดินทาง หากไม่แนบและไม่แปล เจ้าหน้าที่ปลายทางจะเห็นชื่อไม่ตรงกันและถือว่าเอกสารคนละคน ซึ่งเป็นเหตุตีกลับที่พบบ่อยที่สุดเหตุหนึ่งในงานวีซ่าและงานรับรองวุฒิ เราจะแปลใบเปลี่ยนชื่อทุกฉบับตามลำดับเวลา และหากมีการเปลี่ยนหลายครั้ง จะจัดชุดเรียงจากเก่าไปใหม่พร้อมหมายเหตุผู้แปลอธิบายลำดับ เพื่อให้เจ้าหน้าที่ไล่สายเอกสารได้ในหน้าเดียว

ถ้าเรื่องที่ยื่นเกี่ยวข้องกับบุตร ทรัพย์สิน หรือสิทธิปกครอง ต้องแปลบันทึกข้อตกลงด้วย เพราะใบหย่าเพียงใบเดียวบอกแค่ว่าการสมรสสิ้นสุด แต่ไม่ได้บอกว่าใครมีอำนาจปกครองบุตร ซึ่งเป็นข้อมูลที่สถานทูตและสำนักทะเบียนต่างประเทศต้องใช้ตัดสิน หากยื่นเพื่อจดทะเบียนสมรสใหม่อย่างเดียว บางแห่งรับเฉพาะใบหย่าได้ แนวทางของเราคือถามวัตถุประสงค์ก่อน แล้วเสนอชุดเอกสารขั้นต่ำที่ครอบคลุม เพื่อไม่ให้ท่านเสียเวลาส่งเพิ่มรอบสอง

ใช้แทนกันไม่ได้ในเชิงเนื้อหา บัตรประชาชนยืนยันตัวบุคคลและเลขประจำตัว 13 หลัก ส่วนทะเบียนบ้านยืนยันภูมิลำเนาและความสัมพันธ์ในครัวเรือน หน่วยงานที่ขอหลักฐานที่อยู่จึงมักไม่รับบัตรประชาชนแทน หากปลายทางขอเพียงหลักฐานยืนยันตัวตน คำแปลบัตรประชาชนพร้อมคำรับรองมักเพียงพอ ทั้งนี้ควรระวังเรื่องข้อมูลส่วนบุคคล เราจะไม่เผยแพร่หรือส่งต่อภาพบัตรให้บุคคลที่สาม และเก็บไฟล์ตามระยะเวลาที่จำเป็นตามหลัก พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562

ต้องคัดฉบับใหม่ที่มีอายุตามที่ปลายทางกำหนด โดยทั่วไปไม่เกิน 3–6 เดือน แล้วแปลครบทุกหน้ารวมหน้าที่ระบุอำนาจกรรมการและวัตถุประสงค์ที่ยกมาแสดง จุดที่ต้องแม่นที่สุดคือข้อความอำนาจลงนาม เพราะคำว่า ลงลายมือชื่อร่วมกันสองคนและประทับตรา มีผลทางกฎหมายต่างจากลงนามคนเดียวโดยสิ้นเชิง เราจะถอดข้อความนี้ตามโครงสร้างประโยคต้นฉบับ ไม่ย่อความ พร้อมคงเลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลักและวันจดทะเบียนไว้ตรงตัว

หน่วยงานปลายทางส่วนใหญ่ต้องการเห็นโครงสร้างการถือหุ้นทั้งหมด เพราะใช้ตรวจสัดส่วนต่างชาติและผู้รับประโยชน์ที่แท้จริง การแปลเฉพาะรายใหญ่จึงเสี่ยงถูกตีกลับ กรณีรายชื่อยาวมาก แนวปฏิบัติที่ใช้ได้จริงคือแปลหัวตาราง คำรับรองของนายทะเบียน และรายการทั้งหมดในรูปแบบตารางที่เรียงตรงกับต้นฉบับหน้าต่อหน้า เพื่อให้เจ้าหน้าที่เทียบได้ทันที หากปลายทางยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรว่าขอเฉพาะบางส่วน เราจะระบุขอบเขตไว้ในคำรับรองให้ชัดเจน

ควรใช้ผู้แปลที่คุ้นเคยกับมาตรฐานรายงานทางการเงินและศัพท์บัญชีไทย เพราะคำอย่าง กำไรสะสมยังไม่ได้จัดสรร หรือ หนี้สินตามสัญญาเช่า มีคำเทียบเฉพาะที่ผู้อ่านต่างชาติคาดหวัง งานของเราจะคงตัวเลขและเครื่องหมายวงเล็บที่แสดงค่าติดลบตามต้นฉบับ ไม่ปัดเศษ ไม่แปลงสกุลเงิน และคงชื่อผู้สอบบัญชีกับเลขทะเบียนไว้ตรงตัว หมายเหตุประกอบงบมักเป็นส่วนที่ปลายทางอ่านจริง จึงไม่ควรตัดออกเพื่อลดปริมาณงาน

ร่างเป็นสองภาษาในฉบับเดียวกันตั้งแต่ต้นจะปลอดภัยกว่า เพราะผู้ลงนามได้อ่านข้อความที่ปลายทางจะใช้จริง และลดความเสี่ยงที่คำแปลภายหลังจะตีความขอบเขตอำนาจต่างไป กรณีนี้ควรระบุในเอกสารว่าให้ยึดฉบับภาษาใดเป็นหลักหากข้อความขัดกัน หากจำเป็นต้องแปลทีหลัง ต้องแปลรวมทั้งข้อความ ตรา และรายการรับรองลายมือชื่อทั้งหมด แล้วจึงเข้าสู่ขั้นรับรองตามเส้นทางของประเทศปลายทาง

ต้องคงหน่วยพื้นที่แบบไทยคือ ไร่ งาน ตารางวา ไว้ตามต้นฉบับ แล้วใส่ค่าเทียบเป็นตารางเมตรในวงเล็บเหลี่ยมเป็นหมายเหตุผู้แปล ไม่ใช่แทนที่ตัวเลขเดิม เพราะการแปลงหน่วยโดยพลการเท่ากับแก้ไขสาระของเอกสารสิทธิ์ นอกจากนี้ต้องถอดสารบัญจดทะเบียนด้านหลังโฉนดทั้งหมด เนื่องจากภาระจำยอมและการจำนองอยู่ในส่วนนั้น และเป็นข้อมูลที่ธนาคารหรือศาลต่างประเทศต้องใช้ประกอบการพิจารณา

ต้องแปลหน้ารายการรถทั้งหมด ได้แก่ เลขตัวถัง เลขเครื่องยนต์ ยี่ห้อ รุ่น ปีที่จดทะเบียน สี และหน้าผู้ถือกรรมสิทธิ์ รวมถึงรายการเปลี่ยนแปลงและภาระผูกพันที่บันทึกไว้ จุดตายของงานประเภทนี้คือเลขตัวถังที่มีทั้งตัวเลขและตัวอักษรคล้ายกัน เช่น เลขศูนย์กับตัวโอ เราจึงมีขั้นตอนตรวจอักขระซ้ำอีกรอบเทียบกับต้นฉบับก่อนออกคำรับรอง เพราะเลขคลาดเพียงหลักเดียวทำให้ศุลกากรปลายทางปฏิเสธทั้งชุด

ใช้ได้ในฐานะหลักฐานรายได้ และมักถูกขอคู่กับ statement ธนาคาร คำแปลต้องคงชื่อแบบแสดงรายการตามที่กรมสรรพากรกำหนด พร้อมเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ปีภาษี และตัวเลขทุกช่องตรงตัว หากยื่นทางออนไลน์และมีเพียงไฟล์ที่ระบบพิมพ์ออกมา ควรตรวจว่าปลายทางรับหลักฐานอิเล็กทรอนิกส์หรือขอฉบับที่มีตราเจ้าหน้าที่ เพราะบางสถานทูตยังกำหนดตราหมึกจริง จุดนี้ควรยืนยันก่อนเริ่มงานเสมอ

โดยทั่วไปกรมสรรพากรออกเป็นภาษาอังกฤษอยู่แล้ว จึงมักไม่ต้องแปลหากปลายทางใช้ภาษาอังกฤษ แต่ถ้าปลายทางเป็นประเทศที่กำหนดภาษาราชการของตน เช่น บางหน่วยงานในญี่ปุ่น เกาหลี หรือประเทศที่ใช้ภาษาอาหรับ จะต้องแปลต่ออีกชั้นโดยผู้แปลที่ประเทศนั้นยอมรับ ควรตรวจด้วยว่าเอกสารระบุปีภาษีและอนุสัญญาภาษีซ้อนฉบับที่อ้างถึงถูกต้อง เพราะข้อมูลนี้มีผลต่อสิทธิลดหย่อนโดยตรง

ต้องใช้ชื่อบริษัท ตำแหน่ง และช่วงเวลาทำงานที่ตรงกันทุกฉบับ เพราะเจ้าหน้าที่ปลายทางจะเทียบข้ามเอกสาร หากหนังสือรับรองระบุตำแหน่งภาษาอังกฤษไว้แล้ว เราจะยึดคำนั้นเป็นมาตรฐานของทั้งชุดเพื่อไม่ให้เกิดคำเรียกสองแบบ ส่วนเอกสารประกันสังคมมักใช้พิสูจน์ความต่อเนื่องของการจ้างงานจริง จึงควรแปลหน้าที่แสดงเดือนที่นำส่งเงินสมทบครบถ้วน ไม่เลือกเฉพาะบางเดือน

ถอดความตามโครงสร้างต้นฉบับโดยใช้ภาษาทางการของภาษาปลายทาง ไม่แปลงเป็นสำนวนสมัยใหม่จนสูญความหมายเดิม ส่วนตราจะถอดเป็นหมายเหตุในวงเล็บเหลี่ยม เช่น [ตราประจำมหาวิทยาลัย] พร้อมระบุตำแหน่งผู้ลงนามตามที่ปรากฏ ชื่อปริญญาต้องใช้ชื่อทางการที่มหาวิทยาลัยประกาศ ไม่แปลเอง เพราะหน่วยงานประเมินวุฒิต่างประเทศจะเทียบกับฐานข้อมูลชื่อหลักสูตร หากชื่อไม่ตรงจะถูกตั้งข้อสงสัย

ไม่ควรแปลง หน้าที่เทียบระบบเกรดเป็นของหน่วยงานประเมินวุฒิ เช่น WES หรือหน่วยงานรับรองในประเทศปลายทาง ผู้แปลมีหน้าที่ถอดค่าตามต้นฉบับ รวมถึงคำอธิบายเกณฑ์การให้เกรดที่พิมพ์อยู่ด้านหลังใบ ซึ่งหลายคนลืมส่งมา ทั้งที่เป็นหน้าที่ผู้ประเมินใช้มากที่สุด หากเราแปลงค่าเอง คำแปลจะกลายเป็นการตีความและเสี่ยงถูกปฏิเสธทั้งฉบับ

ควรใช้ผู้แปลที่คุ้นเคยกับศัพท์การแพทย์ เพราะชื่อโรค ชื่อยา และค่าผลตรวจมีมาตรฐานสากลที่ต้องใช้ให้ตรง เช่น ชื่อสามัญของยาแทนชื่อการค้าเมื่อจำเป็น คำแปลต้องคงหน่วยวัดและช่วงค่าอ้างอิงของห้องปฏิบัติการไว้ตามต้นฉบับ พร้อมชื่อแพทย์ เลขใบประกอบวิชาชีพ และวันที่ตรวจ ข้อมูลสุขภาพเป็นข้อมูลอ่อนไหวตาม พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เราจึงจำกัดการเข้าถึงเฉพาะผู้ปฏิบัติงานในเรื่องนั้น

ฉบับที่ออกให้ใช้ต่างประเทศมักเป็นภาษาอังกฤษอยู่แล้ว หากปลายทางใช้ภาษาอังกฤษจึงไม่ต้องแปลซ้ำ แต่ถ้าปลายทางกำหนดภาษาราชการอื่น เช่น เยอรมัน ฝรั่งเศส สเปน หรืออาหรับ ต้องแปลต่อโดยผู้แปลที่ประเทศนั้นยอมรับ และให้ระวังเรื่องอายุเอกสาร เพราะหลายประเทศรับเฉพาะฉบับที่ออกไม่เกิน 3–6 เดือน การแปลล่วงหน้านานเกินไปจึงอาจต้องทำใหม่ทั้งชุด

ต่างสองเรื่องหลัก เรื่องแรกคือทิศทางการอ่านจากขวาไปซ้าย ทำให้ต้องจัดหน้าใหม่ทั้งฉบับ ตาราง หัวกระดาษ และตำแหน่งลายเซ็นต้องกลับด้านให้อ่านเป็นธรรมชาติ เรื่องที่สองคือประเทศปลายทางในกลุ่มอ่าวมักกำหนดให้คำแปลทำโดยสำนักแปลที่ขึ้นทะเบียนกับกระทรวงยุติธรรมของประเทศนั้น คำแปลที่ทำในไทยจึงมักใช้เป็นฉบับตั้งต้น แล้วต้องผ่านขั้นตอนรับรองในประเทศปลายทางอีกชั้น ควรยืนยันกับผู้รับก่อนเริ่มงานเสมอ

ยึดตามเขตอำนาจของผู้รับ จีนแผ่นดินใหญ่ใช้ตัวย่อ ส่วนไต้หวัน ฮ่องกง และมาเก๊าใช้ตัวเต็ม และคำศัพท์ราชการก็ต่างกันแม้เขียนด้วยอักษรชุดเดียวกัน นอกจากนี้หน่วยงานในจีนแผ่นดินใหญ่โดยทั่วไปกำหนดให้คำแปลมีตราสำหรับงานแปลของบริษัทที่จดทะเบียนในจีน คำแปลจากไทยจึงมักต้องผ่านการรับรองซ้ำที่ปลายทาง เราจะวางลำดับงานให้ตั้งแต่ต้นเพื่อไม่ให้ต้องแปลใหม่

หลักเดียวคือยึดการสะกดในหนังสือเดินทางเป็นฐาน แล้วทับศัพท์จากรูปนั้นไปยังระบบเสียงของภาษาปลายทาง ไม่ทับศัพท์จากคำไทยใหม่ทั้งที่มีพาสปอร์ตอยู่แล้ว เพราะจะได้ผลต่างจากเอกสารเดิมและทำให้ระบบตรวจสอบมองว่าเป็นคนละคน กรณีภาษาที่ใช้อักษรต่างระบบ เช่น รัสเซีย เกาหลี ญี่ปุ่น หรืออาหรับ เราจะใส่รูปอักษรละตินตามพาสปอร์ตกำกับในวงเล็บด้วยเสมอ เพื่อให้เจ้าหน้าที่เทียบได้ทันที

คงปี พ.ศ. ตามต้นฉบับ แล้วใส่ปี ค.ศ. ในวงเล็บเหลี่ยมเป็นหมายเหตุผู้แปล วิธีนี้ทำให้เจ้าหน้าที่ปลายทางอ่านเข้าใจโดยที่คำแปลยังตรงกับเอกสารต้นทาง หากแทนที่ด้วย ค.ศ. ไปเลย เมื่อเจ้าหน้าที่เทียบกับสำเนาต้นฉบับที่แนบจะเห็นตัวเลขไม่ตรงกันและอาจตั้งข้อสงสัย หลักเดียวกันใช้กับปฏิทินฮิจเราะห์และปีรัชศกญี่ปุ่นเมื่อแปลเข้ามาเป็นภาษาไทย

มีตามความพร้อมของผู้แปลที่มีคุณสมบัติ และตามปกติต้องเผื่อเวลามากกว่าคู่ภาษาหลัก เพราะจำนวนผู้แปลที่รับงานเอกสารราชการมีจำกัด อีกประเด็นที่ต้องวางแผนคือขั้นตอนรับรอง หลายภาษาไม่มีเส้นทางนิติกรณ์ตรงในไทย จึงต้องผ่านภาษาอังกฤษเป็นภาษากลางก่อน แล้วให้สถานทูตของประเทศนั้นรับรองอีกชั้น แจ้งกำหนดส่งจริงมาทางโทรศัพท์ LINE หรืออีเมล เราจะตอบกลับเป็นตารางเวลาที่ทำได้จริง

ลำดับที่ใช้ได้จริงคือจัดต้นฉบับให้เป็นฉบับล่าสุดก่อน จากนั้นจึงแปล แล้วนำคู่ต้นฉบับกับคำแปลเข้าสู่การรับรองตามเส้นทางของปลายทาง เหตุผลคือการรับรองผูกกับเลขที่และวันที่ของเอกสารที่นำไปแสดง หากคัดต้นฉบับใหม่หลังรับรองแล้ว เลขที่จะเปลี่ยนและต้องเริ่มใหม่ทั้งกระบวนการ ก่อนเริ่มงานเราจะยืนยันกับท่านว่าเอกสารทุกฉบับอยู่ในเวอร์ชันสุดท้ายแล้ว เพื่อไม่ให้เสียเวลาและค่าใช้จ่ายซ้ำซ้อน

สิ่งที่เปลี่ยนคือชั้นการรับรองระหว่างประเทศ เอกสารที่จะใช้ในรัฐภาคีจะไม่ต้องผ่านการรับรองซ้ำที่สถานทูตปลายทางอีก แต่สิ่งที่ไม่เปลี่ยนคือข้อกำหนดด้านภาษาและคุณสมบัติผู้แปลของแต่ละประเทศ เยอรมนียังต้องใช้ผู้แปลที่ศาลแต่งตั้ง สเปนยังต้องใช้ผู้แปลในทะเบียนของกระทรวงการต่างประเทศ ดังนั้นงานแปลรับรองยังจำเป็นเท่าเดิม เพียงแต่ลำดับขั้นตอนหลังการแปลจะสั้นลงและคาดการณ์เวลาได้ดีขึ้น

จัดเป็นชุดคู่ขนาน คือแต่ละคำแปลแนบคู่กับสำเนาต้นฉบับหน้าต่อหน้า ใส่เลขลำดับชุดที่มุมกระดาษ และทำสารบัญหน้าแรกที่ระบุชื่อเอกสาร ภาษา และจำนวนหน้า เจ้าหน้าที่ที่อ่านไม่ออกภาษาไทยจะเทียบตำแหน่งตราและลายเซ็นได้ทันทีว่าตรงกับต้นฉบับใด วิธีนี้ลดคำถามย้อนกลับได้มาก และเป็นรูปแบบเดียวกับที่หน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองหลายประเทศแนะนำในคู่มือการยื่นเอกสาร

ขอให้ส่งเหตุผลที่ปลายทางแจ้งมาเป็นลายลักษณ์อักษรหรือภาพหน้าจอ เราจะตรวจว่าเป็นประเด็นด้านความถูกต้องของคำแปล ด้านรูปแบบการรับรอง หรือด้านเงื่อนไขของหน่วยงานที่เปลี่ยนไป หากเป็นความคลาดเคลื่อนที่เกิดจากงานของเรา เราแก้ไขและออกฉบับใหม่ให้โดยไม่คิดค่าแปลซ้ำ หากเกิดจากข้อกำหนดที่เปลี่ยนหรือเอกสารต้นฉบับต้องคัดใหม่ เราจะเสนอแนวทางที่สั้นที่สุดพร้อมกรอบเวลา ทั้งนี้เราไม่รับประกันผลการพิจารณาของหน่วยงานใด เพราะเป็นดุลพินิจของเจ้าหน้าที่ผู้รับเรื่อง

ได้ โดยส่งเป็นไฟล์ PDF ที่สแกนจากฉบับที่ลงนามและประทับตราแล้ว ความละเอียดเพียงพอให้ตราและลายมือชื่ออ่านออกชัด ระบบยื่นออนไลน์ของหลายประเทศรับไฟล์ลักษณะนี้ แต่บางหน่วยงานยังกำหนดให้แสดงฉบับกระดาษในวันสัมภาษณ์ จึงควรเก็บฉบับจริงไว้เสมอ หากปลายทางต้องการลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือช่องทางตรวจสอบย้อนกลับ กรุณาแจ้งล่วงหน้า เพราะต้องเลือกวิธีออกเอกสารให้สอดคล้องกับข้อกำหนดนั้นตั้งแต่ต้น

โดยทั่วไปหน่วยงานราชการเยอรมันต้องการคำแปลภาษาเยอรมันจากผู้แปลที่ได้รับการสาบานตนหรือแต่งตั้งจากศาลในเยอรมนี (beeidigte/ermächtigte Übersetzer) ซึ่งเป็นระบบตามกฎหมายรายรัฐ ประเทศไทยไม่มีระบบผู้แปลสาบานตนตามกฎหมาย คำแปลที่ทำในไทยจึงไม่เท่ากันโดยอัตโนมัติ เส้นทางที่ใช้ได้จริงมีสองแบบ แบบแรกคือทำเอกสารไทยให้ครบชั้นรับรองในไทยแล้วส่งไปให้ผู้แปลสาบานตนในเยอรมนีแปลปลายทาง แบบที่สองคือกรณีที่หน่วยงานหรือสถานทูตยอมรับคำแปลภาษาอังกฤษที่ผ่านนิติกรณ์กงสุลไทย เราจะช่วยสอบถามข้อกำหนดที่เป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้รับก่อน แล้วจึงวางลำดับงานให้ ไม่แนะนำให้เดาเอง เพราะการทำผิดลำดับหมายถึงเสียเวลาและค่าใช้จ่ายซ้ำ

คล้ายกันแต่รายละเอียดต่างกัน ฝรั่งเศสใช้ traducteur assermenté ที่ขึ้นทะเบียนกับศาลอุทธรณ์ (Cour d'appel) ส่วนสเปนใช้ traductor jurado ที่แต่งตั้งโดยกระทรวงการต่างประเทศสเปน ทั้งสองระบบผูกกับตัวบุคคลผู้แปลและตราประจำตัว ไม่ใช่กับบริษัท คำแปลที่ออกโดยศูนย์แปลในไทยจึงมักใช้แทนไม่ได้เมื่อยื่นในประเทศนั้นโดยตรง แต่ในหลายกรณีที่ยื่นผ่านสถานทูตในประเทศไทย เอกสารชุดภาษาอังกฤษที่ผ่านนิติกรณ์แล้วก็เพียงพอ ทางเลือกจึงขึ้นกับว่ายื่นที่ไหน เราจะไล่เงื่อนไขให้ท่านทีละกรณี

อิตาลีใช้กระบวนการ asseverazione คือผู้แปลไปสาบานคำแปลต่อเจ้าหน้าที่ศาลหรือสำนักงานที่กำหนด ทำให้คำแปลมีสถานะทางการ เนเธอร์แลนด์ใช้ผู้แปลที่ขึ้นทะเบียน Rbtv และโปแลนด์ใช้ tłumacz przysięgły ที่ขึ้นทะเบียนกับกระทรวงยุติธรรม จุดร่วมคือทั้งสามประเทศผูกความน่าเชื่อถือไว้กับตัวผู้แปลที่รัฐรับรอง ดังนั้นแผนงานที่ปลอดภัยคือเตรียมต้นฉบับไทยและคำแปลอังกฤษให้ผ่านชั้นรับรองในไทยให้เรียบร้อยก่อน แล้วให้ผู้แปลขึ้นทะเบียนที่ปลายทางแปลต่อจากชุดที่รับรองแล้ว วิธีนี้ทำให้ผู้แปลปลายทางมีเอกสารอ้างอิงที่ตรวจสอบย้อนกลับได้

เพราะระบบรับรองคำแปลของแต่ละประเทศออกแบบให้ตรวจสอบตัวผู้แปลได้ในเขตอำนาจของตน เมื่อผู้แปลอยู่นอกประเทศ เจ้าหน้าที่จึงตรวจสอบสถานะไม่ได้ ไม่ใช่เรื่องคุณภาพงานแปล แต่เป็นเรื่องกลไกความรับผิดชอบทางกฎหมาย ทางออกที่ใช้ได้คือทำให้ 'ต้นฉบับและคำแปลอังกฤษ' มีตราของรัฐไทยครบชั้น เพื่อให้ผู้แปลปลายทางทำงานต่อได้ทันที หรือใช้ช่องทางยื่นผ่านสถานทูตของประเทศนั้นในไทยซึ่งมักมีระเบียบผ่อนปรนกว่า

ขึ้นกับหน่วยงานผู้รับ สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองและศาลากลางท้องถิ่นของญี่ปุ่นส่วนใหญ่ต้องการคำแปลภาษาญี่ปุ่น และมักไม่กำหนดว่าผู้แปลต้องมีใบอนุญาต แต่กำหนดให้ระบุชื่อผู้แปล วันที่ และข้อความรับรองความถูกต้อง ขณะที่บางเรื่อง เช่น เอกสารประกอบการสมัครงานหรือสถาบันการศึกษา รับภาษาอังกฤษได้ จุดที่ต้องระวังเป็นพิเศษคือการเขียนชื่อบุคคลด้วยคาตากานะให้ตรงกับที่เคยใช้ในเอกสารญี่ปุ่นฉบับก่อนหน้า และการแปลง พ.ศ. เป็น ค.ศ. หรือศักราชญี่ปุ่นให้ถูกต้อง

เกาหลีใต้โดยทั่วไปรับคำแปลภาษาเกาหลีหรืออังกฤษที่มีคำรับรองของผู้แปลหรือศูนย์แปล และเน้นว่าต้นฉบับต้องผ่านการรับรองของทางการไทยและสถานทูตตามเส้นทางที่กำหนด ส่วนจีนมักต้องการคำแปลภาษาจีนตัวย่อที่ออกโดยบริษัทแปลซึ่งมีตราประทับและข้อมูลจดทะเบียนของบริษัท และบางมณฑลกำหนดให้แปลในประเทศจีนเท่านั้น จึงควรถามหน่วยงานผู้รับให้ชัดก่อนว่าจะรับคำแปลจากไทยหรือไม่ ถ้าไม่รับ เราจะเตรียมชุดต้นฉบับที่รับรองครบชั้นให้ท่านนำไปแปลปลายทางได้ทันที

หลายประเทศในกลุ่มนี้ต้องการคำแปลภาษาอาหรับที่รับรองโดยสถานทูตของประเทศนั้น และมักกำหนดลำดับชัดเจนว่าต้องผ่านนิติกรณ์ของกรมการกงสุลไทยก่อน แล้วจึงไปรับรองที่สถานทูต ข้อควรระวังเชิงเทคนิคคือภาษาอาหรับเขียนจากขวาไปซ้าย การจัดหน้าเอกสารที่มีตารางหรือเลขกำกับต้องออกแบบใหม่ ไม่ใช่แค่แทนที่ข้อความ และการถอดชื่อบุคคลต้องยึดตามหนังสือเดินทางเป็นหลัก เราจะทำแบบร่างให้ท่านตรวจชื่อและตัวเลขก่อนออกฉบับจริงเสมอ

แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยที่สุดคือคงรูปตามต้นฉบับแล้วใส่ปีสากลกำกับในวงเล็บ เช่น 2565 (2022) เพราะการแทนที่ปีเลยอาจถูกมองว่าแก้ไขสาระของเอกสาร ขณะที่การไม่ใส่ปีสากลเลยทำให้เจ้าหน้าที่ต่างประเทศคำนวณผิดได้ง่าย โดยเฉพาะเอกสารที่มีหลายวันที่ เช่น ทะเบียนสมรสหรือใบรับรองการทำงาน หลักเดียวกันใช้กับปฏิทินอื่นและกับหน่วยวัดที่ไม่สากล

ใช้หลักถอดอักษรไทยเป็นอักษรโรมันแบบถ่ายเสียงของสำนักงานราชบัณฑิตยสภา แล้วระบุในใบรับรองว่าใช้เกณฑ์ใด เพื่อให้ปลายทางตรวจสอบที่มาของการสะกดได้ ถ้ามีเอกสารอื่นของบุคคลนั้นที่เคยสะกดเป็นภาษาอังกฤษไว้แล้ว เช่น สูติบัตรฉบับแปลเดิมหรือวีซ่าเก่า ให้ยึดตามฉบับเดิมเพื่อความสอดคล้องข้ามชุดเอกสาร ความไม่สม่ำเสมอของการสะกดชื่อคือสาเหตุการตีกลับอันดับต้น ๆ ของงานยื่นต่างประเทศ

เพราะจำนวนผู้แปลที่มีคุณสมบัติในคู่ภาษานั้นต่างกันมาก คู่ไทย–อังกฤษมีผู้แปลจำนวนมากและตรวจทานได้เร็ว ขณะที่คู่ไทย–ภาษายุโรปเหนือ ภาษาในกลุ่มบอลข่าน หรือภาษาที่ต้องผ่านภาษากลาง จะมีผู้แปลจำกัดและต้องนัดคิวล่วงหน้า อีกปัจจัยคือเอกสารที่ต้องใช้ผู้ตรวจทานคนที่สองซึ่งมีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เช่น การแพทย์หรือวิศวกรรม คำแนะนำเชิงปฏิบัติคือแจ้งกำหนดส่งที่แท้จริงตั้งแต่วันแรก เพื่อให้เราจองคิวผู้แปลและวางแผนย้อนกลับจากวันนัดของท่านได้

ยอมรับได้ในหลายบริบทและบางครั้งเป็นทางเดียวที่ทำได้ เพราะกรมการกงสุลรับรองคำแปลเฉพาะคู่ไทย–อังกฤษ แต่ต้องทำอย่างโปร่งใส คือระบุในใบรับรองว่าคำแปลภาษาที่สามจัดทำจากฉบับภาษาอังกฤษที่ผ่านการรับรองแล้ว พร้อมแนบฉบับอังกฤษไปด้วยทั้งชุด ข้อควรระวังคือความคลาดเคลื่อนสะสมสองชั้น เราจึงให้ผู้ตรวจทานที่อ่านภาษาไทยได้สอบทานฉบับปลายทางเทียบกับต้นฉบับไทยโดยตรงอีกรอบเมื่อทำได้ และแจ้งท่านล่วงหน้าเสมอว่าเส้นทางไหนที่ปลายทางอาจตั้งคำถาม

เริ่มจากทำตารางเดียวที่ระบุ เอกสาร–ประเทศปลายทาง–หน่วยงานผู้รับ–ภาษาที่ต้องใช้–วันกำหนดยื่น แล้วจัดกลุ่มงานที่ใช้ต้นฉบับชุดเดียวกัน เพราะการคัดสำเนาต้นฉบับเพิ่มรอบเดียวตั้งแต่ต้นถูกกว่าและเร็วกว่าการคัดทีละใบตามหลัง จากนั้นเดินชั้นรับรองที่ใช้ร่วมกันได้ก่อน แล้วค่อยแตกเป็นคำแปลรายภาษา ทีมที่ปรึกษาของเราซึ่งทำงานสายนี้มากว่า 15 ปี จะทำตารางนี้ให้ฟรีในขั้นประเมินงาน พร้อมชี้จุดที่มักตีกลับของแต่ละปลายทาง ท่านส่งสแกนและวันนัดมาทาง โทร LINE หรืออีเมลได้ทันที

ส่วนใหญ่หน่วยงานผู้รับต้องการให้คำแปลอยู่คู่กับสำเนาต้นฉบับที่ใช้แปล เพื่อให้ตรวจสอบย้อนได้ว่าคำแปลมาจากเอกสารฉบับใด แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือเย็บมุมด้วยลวดเย็บพร้อมปิดทับด้วยสติกเกอร์หรือประทับตราคร่อมรอยต่อ ห้ามถอดออกแล้วเย็บใหม่เพราะจะทำให้ตราคร่อมไม่ต่อกันและถูกตั้งข้อสงสัย หากปลายทางระบุให้ส่งแยกไฟล์ เราจะจัดทำตามรูปแบบที่เขากำหนดแทน

แยกชุดต่อฉบับปลอดภัยกว่า เพราะหากหน่วยงานตีกลับเพียงฉบับเดียวจะแก้เฉพาะฉบับนั้นได้โดยไม่กระทบทั้งชุด และบางหน่วยงานเก็บเอกสารคนละแฟ้ม การรวมเล่มทำให้เขาต้องแกะออก ยกเว้นกรณีสัญญาหลายหน้าที่เป็นเอกสารเดียวกันจึงรวมเป็นเล่มเดียวและใส่เลขหน้ากำกับแบบ x/y ทุกหน้า

ต้องถ่ายและระบุไว้ในคำแปลเสมอ แม้ด้านหลังจะมีเพียงตราประทับหรือลายเซ็น เพราะคำแปลที่ดีต้องสะท้อนทุกองค์ประกอบที่ปรากฏบนเอกสาร โดยระบุในเชิงอรรถว่า [ตราประทับ: ...] หรือ [ลายมือชื่อ: อ่านไม่ออก] การละเว้นส่วนนี้เป็นสาเหตุการตีกลับที่พบบ่อยที่สุดกรณีหนึ่ง

ห้ามเดาและห้ามละทิ้ง ต้องระบุตรงตำแหน่งนั้นว่า [ไม่สามารถอ่านได้] หรือ [illegible] ผู้ตรวจของหน่วยงานเข้าใจข้อจำกัดนี้และยอมรับได้ แต่จะไม่ยอมรับคำแปลที่เติมข้อความเองเพราะถือเป็นการบิดเบือนเอกสาร หากส่วนที่อ่านไม่ออกเป็นสาระสำคัญ เช่น เลขที่เอกสารหรือวันที่ ควรขอต้นฉบับที่ออกใหม่จากหน่วยงานต้นทางก่อน

เพราะระบบของหน่วยงานผู้รับจับคู่บุคคลด้วยการเทียบสตริงตัวอักษร ชื่อที่สะกดต่างกันเพียงตัวเดียวระหว่างรอบยื่นอาจถูกอ่านว่าเป็นคนละคน เราจึงล็อกการสะกดตามหนังสือเดินทางเป็นหลักและเก็บเป็นคลังคำศัพท์ประจำลูกค้า เพื่อให้งานรอบถัดไปสะกดตรงกันโดยไม่ต้องเริ่มใหม่

แนวทางตาม ISO 17100 คือจัดทำคลังคำศัพท์และคู่มือรูปแบบก่อนเริ่ม แบ่งงานตามหมวดเอกสารไม่ใช่ตามจำนวนหน้า และให้ผู้ตรวจคนที่สองซึ่งไม่ใช่ผู้แปลตรวจทั้งชุดในรอบสุดท้าย เอกสารชุดใหญ่ที่ผิดพลาดมักไม่ได้ผิดที่การแปล แต่ผิดที่ความไม่สอดคล้องกันระหว่างส่วน ซึ่งป้องกันได้ด้วยกระบวนการนี้เท่านั้น

ใช้ชื่อภาษาอังกฤษทางการที่หน่วยงานนั้นใช้เองเป็นหลัก เช่น ชื่อที่ปรากฏบนเว็บไซต์หรือหัวจดหมายของหน่วยงาน แล้วใส่ชื่อไทยในวงเล็บกำกับครั้งแรกที่ปรากฏ วิธีนี้ทำให้ผู้ตรวจต่างประเทศค้นหาหน่วยงานได้จริง และตรงกับที่ปรากฏในเอกสารรับรองนิติกรณ์ฉบับอื่นของท่าน

ควรแปลงเป็นคริสต์ศักราชเพื่อให้ผู้ตรวจต่างประเทศอ่านได้ทันที แต่ต้องคงรูปเดิมไว้ในวงเล็บด้วย เช่น 12 สิงหาคม 2569 (B.E. 2569) = 12 August 2026 การแปลงโดยไม่แสดงรูปเดิมทำให้ตรวจย้อนกับต้นฉบับไม่ได้ ส่วนการปล่อยเป็น พ.ศ. ล้วนมักทำให้ระบบปลายทางคำนวณอายุหรือวันหมดอายุผิด

ใช้ได้ในหลายกรณี โดยต้องพิมพ์ทั้งหน้าให้เห็น QR code และข้อความยืนยันการออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ครบถ้วน เพราะผู้ตรวจจะสแกนเพื่อยืนยันกับระบบต้นทาง ห้ามครอบตัดหรือย่อจนสแกนไม่ติด อย่างไรก็ดีบางหน่วยงานปลายทางยังกำหนดฉบับกระดาษที่มีตราจริง จึงควรยืนยันข้อกำหนดก่อนเริ่มงานทุกครั้ง

ขึ้นกับผู้รับ ระบบราชการไทยในขั้นตอนนิติกรณ์ยังยึดเอกสารกระดาษที่มีลายมือชื่อและตราจริงเป็นหลัก ขณะที่หน่วยงานต่างประเทศบางแห่งรับไฟล์ที่ลงลายเซ็นดิจิทัลแบบตรวจสอบได้ แนวปฏิบัติที่เราแนะนำคือจัดทำทั้งสองรูปแบบเมื่อเป็นไปได้ เพื่อไม่ต้องย้อนกลับมาทำใหม่เมื่อผู้รับเปลี่ยนข้อกำหนด

สแกนสีที่ความละเอียดอย่างน้อย 300 dpi เต็มหน้ากระดาษไม่ตัดขอบ บันทึกเป็น PDF หนึ่งไฟล์ต่อหนึ่งเอกสาร และตั้งชื่อไฟล์เป็นชื่อเอกสารกับชื่อเจ้าของ ภาพถ่ายจากมือถือใช้ประเมินเบื้องต้นได้ แต่จะทำให้อ่านเลขที่เอกสารและตราประทับพลาดง่าย ซึ่งเป็นจุดที่คำแปลผิดแล้วเสียเวลาแก้ทั้งชุด

เราปฏิบัติตาม พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 โดยใช้ข้อมูลเท่าที่จำเป็นต่อการแปลและการรับรองเท่านั้น จำกัดสิทธิ์การเข้าถึงเฉพาะผู้ปฏิบัติงานในงานนั้น และลบหรือส่งคืนไฟล์ตามระยะเวลาที่ตกลงกัน หากท่านต้องการให้ปิดบังบางส่วนที่ไม่เกี่ยวข้องกับปลายทาง โปรดแจ้งก่อนเริ่มงาน เพราะการปิดบังภายหลังต้องจัดทำคำแปลใหม่

ตัวคำแปลเองไม่มีวันหมดอายุตามกฎหมาย แต่หน่วยงานผู้รับมักกำหนดว่าเอกสารทั้งชุดต้องออกไม่เกิน 3 หรือ 6 เดือน ซึ่งนับจากวันที่ออกต้นฉบับเป็นหลัก ไม่ใช่วันที่แปล ดังนั้นหากต้นฉบับเก่าเกินเกณฑ์ ต้องขอออกใหม่แล้วแปลใหม่ การแปลไว้ล่วงหน้านานเกินไปจึงมักไม่ประหยัดอย่างที่คิด

หากยังไม่ผ่านขั้นรับรอง แก้ไขและออกฉบับใหม่ได้ทันที แต่หากผ่านนิติกรณ์หรือสถานทูตแล้ว การแก้ต้องจัดทำคำแปลฉบับใหม่และเดินขั้นตอนรับรองใหม่ทั้งหมด เพราะตรารับรองผูกกับเอกสารฉบับที่ตรวจในวันนั้น ห้ามขูดลบหรือแก้ด้วยปากกาเด็ดขาด เพราะจะทำให้เอกสารทั้งชุดใช้ไม่ได้

ไม่ต้องแปลใหม่ เราออกฉบับเพิ่มจากไฟล์งานเดิมได้ แต่หากต้องการให้แต่ละชุดมีตรารับรองต้นฉบับ ต้องเดินขั้นตอนรับรองแยกต่อชุดเพราะตราต้องเป็นของจริงทุกฉบับ แนะนำให้ประเมินจำนวนชุดที่ต้องใช้ตั้งแต่ต้น เช่น ชุดยื่น ชุดสำรอง และชุดเก็บส่วนตัว จะประหยัดเวลากว่าการทยอยขอเพิ่มทีหลัง

ต้องเตรียมหนังสือสำคัญการเปลี่ยนชื่อพร้อมคำแปลรับรองไปด้วยเป็นเอกสารเชื่อมโยง เพื่อให้ผู้ตรวจเห็นว่าบุคคลในเอกสารเก่ากับชื่อปัจจุบันเป็นคนเดียวกัน หากไม่มีเอกสารเชื่อมโยง ชุดเอกสารจะถูกตีกลับแม้เนื้อหาถูกต้องทุกประการ กรณีนี้พบบ่อยมากในเอกสารการศึกษาและทะเบียนราษฎร

หลักการคือ ถ้าปลายทางกำหนดให้ใช้นักแปลที่ขึ้นทะเบียนของเขา ต้องแปลที่นั่นหรือใช้นักแปลที่เขายอมรับเท่านั้น แต่ถ้าปลายทางรับคำแปลที่ผ่านการรับรองจากทางการไทย การทำในไทยจะเร็วกว่าและตรวจต้นฉบับได้ง่ายกว่า ทีมงานของเราจะช่วยอ่านข้อกำหนดของหน่วยงานผู้รับให้ก่อน เพื่อไม่ให้ท่านจ่ายค่าแปลสองรอบโดยไม่จำเป็น

เริ่มจากส่งข้อกำหนดที่หน่วยงานส่งมาให้เราอ่าน ไม่ต้องตีความเอง เพราะถ้อยคำอย่าง certified, notarised, legalised และ apostilled หมายถึงคนละขั้นตอนและคนละต้นทุนเวลา ทีมที่ปรึกษาของเราซึ่งทำงานสายนี้มากว่า 15 ปีจะสรุปให้เป็นลำดับขั้นที่ชัดเจน พร้อมระบุว่าขั้นใดต้องใช้ต้นฉบับจริงและขั้นใดใช้สำเนาได้

ได้ครับ เราให้บริการแบบครบวงจรตั้งแต่ตรวจต้นฉบับ วางลำดับขั้นการรับรอง จัดทำคำแปล เดินเรื่องนิติกรณ์และสถานทูต จนถึงจัดส่งเอกสารตัวจริง ลูกค้าต่างจังหวัดและต่างประเทศดำเนินการผ่านการส่งไฟล์และไปรษณีย์ได้โดยไม่ต้องเดินทางเข้ากรุงเทพฯ ปรึกษาเบื้องต้นได้ทาง LINE @NYCLI

ให้เริ่มจากขั้นตอนที่ควบคุมเวลาไม่ได้ก่อนเสมอ ได้แก่ การขอต้นฉบับใหม่จากหน่วยงานราชการและคิวของสถานทูต ส่วนงานแปลเป็นขั้นที่เร่งได้มากที่สุดเพราะอยู่ในมือเรา การเรียงลำดับผิด เช่น รอให้แปลครบทุกฉบับก่อนค่อยไปขอต้นฉบับ เป็นสาเหตุหลักที่ทำให้งานเร่งไม่ทันกำหนด

We work across the language pairs commonly required for Thai documents, including English, Chinese, Japanese, Korean, German, French, Spanish, Italian, Dutch, Portuguese, Russian, Arabic, Hindi, Vietnamese, Bahasa, Lao, Khmer and Burmese. The right target language is the one the receiving authority specifies, so we confirm the destination body before quoting.

The Thai Department of Consular Affairs legalises translations mainly in the Thai–English pair. For a third language the workable route is usually Thai to English with legalisation, then English into the target language by a translator that the destination accepts, or certification of the translation by that country's embassy.

Generally not on its own. Germany requires a translator sworn or authorised by a regional court, searchable at justiz-dolmetscher.de, and France requires a traducteur assermenté registered with a Cour d'appel. Thai documents are legalised first, then translated by an appointed translator in the destination country.

No. The UK has no sworn translator system. UKVI asks for a confirmation that the document is a true translation of the original, the date, the translator's full name and signature, and contact details for the translator or company so a caseworker can verify it.

Most mainland Chinese bodies require the translation to carry the dedicated translation seal of a company registered in China, together with a copy of that company's business licence. Thai source documents must first be legalised by the Department of Consular Affairs and then by the Chinese embassy until the Apostille Convention takes effect for Thailand on 28 February 2027.

Japan has no state sworn-translator register. Japanese authorities normally accept a translation accompanied by the translator's or company's declaration with name, address and signature. For higher-stakes filings such as company registration or litigation, notarisation at a Japanese notary office may be requested.

A complete English translation of the foreign-language document plus a certification by the translator confirming the translation is complete and accurate and that the translator is competent to translate from the source language into English. No government licence or notarisation is required by the regulation itself.

IRCC states that where the translator is not certified by a Canadian provincial association, the translation must be accompanied by an affidavit sworn by the translator before a commissioner for oaths or a notary public. Files prepared in Thailand therefore pair the certified translation with a notarial step.

Grades and credit systems are reproduced exactly as issued and never converted into the destination country's scale — credential evaluation is the receiving body's role. Course titles follow the institution's own wording, and document numbers and graduation dates are verified character by character.

A qualified subject-matter translator drafts, a second qualified linguist revises, then a separate pass verifies numbers, dates and the spelling of names against the passport before layout is matched to the source and the certificate is issued. This mirrors the ISO 17100 translate-and-revise model.

The Apostille Convention enters into force for Thailand, so documents going to member states no longer need the extra embassy legalisation layer. Language and translator requirements set by each destination remain unchanged — Germany, for example, will still require a court-appointed translator.

Send clear scans of every page, tell us the target language, the country and authority receiving the documents, and your deadline, by phone, LINE or email. Our staff confirm scope, timeline and price in writing. We do not publish fixed rates because language pair, subject matter and turnaround materially change the real figure.

As a general rule, civil-law jurisdictions in continental Europe do. Germany requires a translator sworn before a regional court, France a traducteur assermenté listed with a Cour d'appel, Spain a Traductor Jurado appointed by the foreign ministry, Poland a tłumacz przysięgły on the justice ministry register, and Italy uses a court-sworn statement called asseverazione. Common-law and Asian jurisdictions such as the United States, the United Kingdom, Japan and Singapore normally accept a translator's or agency's certificate of accuracy instead. Because the receiving office has the final say, we always ask which authority will read the file before quoting a route. Contact us by phone, LINE or email with that detail.

It shortens the authentication of the underlying Thai public document. Instead of legalisation by the Department of Consular Affairs followed by the destination embassy in Bangkok, a single apostille will be accepted by every other contracting state. What does not change is the translation requirement itself: each country still decides who may produce an acceptable translation, so a German office will still expect a court-sworn German translation and a Chinese office will still expect an agency seal. Plan the two tracks separately, and confirm with the receiving authority whether the apostille should be issued on the original, on the certified translation, or on both.

Yes. We work across a wide range of language pairs, and the practical question is the route rather than the pair. Where the Thai authorities are the receiving side, the document usually needs a translation into Thai plus, depending on the office, certification of the translation. Where a foreign authority is the receiving side and the source is a third language, we often route through English because that is the pair Thai consular certification supports. Send clear scans of every page, tell us the country and office involved, and we will map the exact chain before any work begins.

We build a project term base before translation starts. Every personal name, company name, job title, institution and technical term is extracted, checked against the passport and the company registration certificate, and confirmed with the client once. All translators on the project then work from that single list, so the same name is spelled identically in every file and every language. This matters because case officers compare strings character by character; an inconsistent transliteration is one of the most common reasons a complete bundle is rejected even when each individual translation is accurate.

No. A certified translation must mirror the source. Converting a currency embeds an exchange rate that was valid only at one moment, and converting a Buddhist-era date or a Thai land measurement silently changes what the document says. Our practice is to reproduce the source figure exactly and, where it helps the reader, add the Gregorian year or a metric equivalent in square brackets marked as a translator's note. If the receiving authority needs converted values, that belongs in a separate document such as a bank exchange-rate confirmation, not inside the certified translation.

Work backwards from the filing date. Translation itself is usually the fastest step; the slow steps are obtaining fresh originals, Thai consular certification, embassy or destination-country steps, and courier time. For common pairs we can move quickly, while rare languages need more lead time because the pool of qualified translators is small. Tell us the deadline, the destination authority and the full list of documents by phone, LINE or email, and we will return a written schedule showing which steps run in parallel and which are fixed by an authority's own processing calendar.

Translate the property page, the personal record page of every person relevant to your application, and any page recording a move in, move out or amendment, together with the registrar's seal. Many applicants translate only the page bearing their name, and that is a frequent cause of rejection because the receiving authority is checking continuity of residence, not just identity. Our practice is to ask for scans of every page containing text, confirm the required range with you, and if only part is translated, state the exact page numbers inside the certification so the scope is transparent rather than looking like an omission.

It is the bridge between the old name on your birth certificate or degree and the current name in your passport. Without it, an officer comparing documents sees two different people and the file stalls. We translate every change-of-name certificate in chronological order and, where there have been several, add a translator's note setting out the sequence so the chain of identity can be read on one page. This single document resolves more identity mismatches than any other item in a Thai civil-registry bundle.

Literally and in full. A clause requiring two directors to sign jointly with the company seal has a completely different legal effect from one allowing a single director to sign, and banks, registries and courts abroad rely on that exact wording. We reproduce the sentence structure of the source rather than summarising it, keep the 13-digit registration number and incorporation date character for character, and translate every page presented, including the objectives extract. We also ask when the affidavit was issued, because most destinations accept it only within three to six months.

We keep the Thai units exactly as issued and add the metric equivalent in square brackets as a translator's note. Replacing the figures outright would alter the substance of a title document, and any later comparison with the original would show a mismatch. We also translate the full registration record on the reverse of the deed, since mortgages, servitudes and transfer history are recorded there and are precisely what a foreign bank or court needs to assess the property.

No. Grade conversion is the job of the credential evaluator, such as WES or the recognition body in the destination country, not the translator. We reproduce the marks, credits and the grading key printed on the reverse of the transcript, which applicants often forget to send even though evaluators rely on it most. If a translator converts grades, the translation becomes an interpretation and can be rejected in full, delaying an application by weeks.

It follows the receiving jurisdiction. Mainland China uses simplified characters, while Taiwan, Hong Kong and Macau use traditional ones, and official terminology differs even where the script is shared. Mainland authorities also generally expect the translation to carry the dedicated translation seal of a company registered in China, so a translation produced in Thailand is often used as the source text and then re-certified locally. We map that sequence before starting so the work is not repeated.

The Buddhist-era year is kept as printed and the Gregorian year is added in square brackets as a translator's note. This keeps the translation faithful to the source while remaining readable for an officer abroad. Silently replacing the year would create a visible discrepancy against the attached copy of the original. The same principle applies in reverse to Hijri dates and Japanese era years when those documents are translated into Thai.

Finalise the original first, then translate, then send the original and the translation together through the certification route the destination requires. Certification is tied to the document number and issue date of the item presented, so obtaining a fresh original afterwards resets the whole chain. Before we start we confirm that every document in the set is the final version, which avoids paying twice for the same certification step.

Only the international certification layer changes: documents destined for other contracting states will no longer need a second legalisation step at the destination embassy. Language and translator-qualification rules set by each country stay exactly as they are — Germany will still require a court-appointed translator and Spain a translator on the MAEC register. Certified translation therefore remains necessary; what improves is the predictability and length of the steps that follow it.

Send us the reason in writing or as a screenshot. We check whether the issue is translation accuracy, the form of certification, or a requirement the authority has changed. If the error is ours, we correct it and reissue at no translation charge. If it stems from a changed requirement or an original that must be reissued, we set out the shortest route and a realistic timeline by phone, LINE or email. We do not guarantee the outcome of any authority's decision, because that remains the officer's discretion.

Countries such as Germany, France, Spain, Italy, the Netherlands and Poland rely on translators sworn or registered before their own courts or ministries. The authority must be able to verify the translator inside its own jurisdiction, so a translation produced abroad has no standing there regardless of its quality. The workable route is to have the Thai originals and the English translation fully legalised in Thailand, then have a locally sworn translator produce the final version. Where you file through that country's embassy in Bangkok, the legalised English set is often enough — always ask the recipient in writing first.

Japanese immigration and municipal offices generally want a Japanese translation, usually without requiring a licensed translator, but the translator's name, date and statement of accuracy must appear. Chinese authorities typically want simplified Chinese produced by a translation company with its seal and registration details, and some provinces require the translation to be made in China. Korea commonly accepts Korean or English with a translator's certification. In every case the Thai source must first pass Department of Consular Affairs legalisation and, where required, embassy legalisation.

We keep the date exactly as printed and add the Gregorian year in brackets, for example 2565 (2022). Silently converting the year alters the face of the document, while omitting the conversion invites miscalculation by an officer unfamiliar with the Buddhist era. The same principle applies to name spellings: passport spelling always wins, and where no passport exists we apply the Royal Society transliteration and say so on the certificate.

Often it is the only route, because Thai consular legalisation covers the Thai–English pair. It must be disclosed: the certificate states that the third-language version was produced from the legalised English text, and the English set travels with it. To limit drift we have a reviser who reads Thai check the final version against the Thai source wherever the language pair allows, and we tell you in advance if the destination is likely to question the route.

Start with one table listing each document, destination country, receiving office, required language and filing date. Documents sharing a source can be re-issued once instead of repeatedly, and the shared authentication steps run before the set branches into individual languages. Our team has run these chains for over fifteen years and builds that table for you free of charge at the quotation stage, flagging the rejection patterns typical of each destination. Send scans and your deadline by phone, LINE or email.

In most cases yes. Receiving authorities want the translation attached to the copy of the source it was made from, so the link between the two can be verified. The safe practice is to staple and seal across the join, and never to detach and re-staple, since a broken seal invites questions. If the receiver specifies separate digital files instead, we follow their format.

Receiving systems match people by comparing character strings, so a single differing letter between submissions can be read as a different person. We lock spelling to your passport and keep a client glossary, so later batches stay consistent without starting the decision over again.

The translation itself does not expire, but the receiving authority usually requires the whole file to be issued within three or six months, counted from the issue date of the source document rather than the translation date. Translating far in advance is therefore rarely the saving it appears to be.

If the destination requires a translator on its own official register, the work must be done there or by a translator it recognises. If it accepts translations certified by the Thai authorities, doing it in Thailand is faster and the source documents can be checked directly. We read the receiver's requirements first so you do not pay for two rounds of translation.